Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadza istotne zmiany w dokumentacji pracowniczej, m.in. rozszerzenie liczby części akt, dodanie nowej części C oraz możliwość podziału na podkategorie. Przewiduje też nowe wymagania dotyczące dokumentacji elektronicznej i sześciomiesięczny okres na dostosowanie dotychczasowej dokumentacji do nowych przepisów.
Tematyka: dokumentacja pracownicza, rozporządzenie, zmiany, akta pracownicze, elektroniczna dokumentacja, przechowywanie dokumentów, dostosowanie pracodawców, obowiązki pracodawców, planowane zmiany
Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadza istotne zmiany w dokumentacji pracowniczej, m.in. rozszerzenie liczby części akt, dodanie nowej części C oraz możliwość podziału na podkategorie. Przewiduje też nowe wymagania dotyczące dokumentacji elektronicznej i sześciomiesięczny okres na dostosowanie dotychczasowej dokumentacji do nowych przepisów.
Na etapie opiniowania i konsultacji publicznych znajduje się projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Projekt zakłada, że akta pracownicze składać się będą z czterech a nie jak dotychczas trzech części. Co do zasady część A będzie dotyczyła dokumentacji związanej z ubieganiem się o zatrudnienie, część B będzie dotyczyła trwającego stosunku pracy, a część D wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Ustawodawca wprowadził nową część – w części C będą znajdowały się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Ustawodawca przewidział też możliwość podziału określonych części akt (części B oraz części C) na podkategorie. Przykładowo oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika można będzie przechowywać w częściach powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B1, B2 i kolejne. Projekt rozporządzenia reguluje również wymagania dla prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej oraz kilka kwestii czysto technicznych takich jak: przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, czy też kwestię doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji. Zgodnie z projektem w okresie sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracodawcy będą zobligowani do dostosowania sposobu prowadzenia oraz warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów nowego rozporządzenia. Takie dostosowanie obejmie dokumentację pracowników pozostających w stosunku pracy z pracodawcą, w dniu wejścia w życie rozporządzenia. Planuje się, że rozporządzenie wejdzie w życie 1.1.2019 r. r.pr. Sandra Szybak-Bizacka - kancelaria Raczkowski Paruch w biurze w Katowicach Marta Zalewska, aplikant adwokacki kancelaria Raczkowski Paruch
Planowane wejście w życie rozporządzenia 1.1.2019 r. stanowi ważny krok dla pracodawców, którzy będą zobligowani dostosować swoje praktyki związane z dokumentacją pracowniczą. Nowe regulacje mają na celu usprawnienie prowadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentacją w obszarze zatrudnienia.