Zmiany w dokumentacji pracowniczej
Projekt zmian w dokumentacji pracowniczej zakłada wprowadzenie nowych regulacji dotyczących dostosowania dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów. Wersja projektu z 22 listopada wprowadza istotne zmiany w zakresie obowiązku dostosowania dokumentacji pracowników oraz wydłuża termin na przekazanie kopii dokumentacji pracownikowi. Ustawa ma również wprowadzić nową część D dotyczącą odpowiedzialności porządkowej pracownika.
Tematyka: zmiany, dokumentacja pracownicza, przepisy, dostosowanie, nowe regulacje, terminy, część D, odpowiedzialność porządkowa, kary porządkowe
Projekt zmian w dokumentacji pracowniczej zakłada wprowadzenie nowych regulacji dotyczących dostosowania dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów. Wersja projektu z 22 listopada wprowadza istotne zmiany w zakresie obowiązku dostosowania dokumentacji pracowników oraz wydłuża termin na przekazanie kopii dokumentacji pracownikowi. Ustawa ma również wprowadzić nową część D dotyczącą odpowiedzialności porządkowej pracownika.
Ustawodawca zakłada, że rozporządzenie ma wejść w życie 1.1.2019 r. Natomiast projekt nadal znajduje się na etapie prac Rządowych – Komisji Prawniczej. Jednak już możemy zobaczyć ich efekty – projekt przeszedł kilka zmian w stosunku do uprzednio proponowanej wersji. Wersja projektu z 22 października, dostosowana do uwag zgłoszonych w trakcie etapu opiniowania, zakładała przede wszystkim wydłużenie okresu na dostosowanie sposobu prowadzenia oraz warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów nowego rozporządzenia z początkowych sześciu miesięcy na 12 miesięcy. Takie dostosowanie miało obejmować dokumentację pracowników pozostających w stosunku pracy z pracodawcą w dniu wejścia w życie rozporządzenia. Jednakże, w najnowszej wersji projektu z 22 listopada, która trafiła do Komisji Prawniczej, konieczność dostosowania dokumentacji tychże pracowników, zgodnie z wymogami § 2–6 projektu, została wyłączona. Pracodawcy mogą dostosować dotychczas prowadzoną dokumentację, lecz nie muszą. Natomiast, dokumentacja prowadzona po 1.1.2019 r. będzie musiała spełniać wszystkie wymogi rozporządzenia. W zakresie pracowników, którzy przed 1.1.2019 r. rozstali się z pracodawcą, pracodawca będzie zobowiązany do dostosowania jedynie warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji (tj. warunków zabezpieczających dokumentację w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych) w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie projektu rozporządzenia. Projekt zakłada też, że w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, które następuje w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia (a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji), nowy pracodawca dokonuje takiego dostosowania, w okresie 12 miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę. Projekt zakłada też wydłużenie terminu na przekazanie kopii dokumentacji pracownikowi lub byłemu pracownikowi przez pracodawcę z 14 na 30 dni. W trakcie opiniowania zgłaszane były uwagi, że pracodawcy zatrudniający kilkuset pracowników mogą mieć problemy z wypełnieniem obowiązku w tak krótkim terminie. Aktualny pozostaje podział akt pracowniczych na 4 części. Co do zasady część A będzie dotyczyła dokumentacji związanej z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, część B będzie obejmowała oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, a część C dokumentację dotyczącą wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Ustawodawca wprowadził nową część – w części D będą znajdowały się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Ministerstwo wskazuje, że wyodrębnienie nowej części D związanej z nakładaniem kar porządkowych na pracownika ma na celu przede wszystkim realizację prawa pracownika, wynikającego z Kodeksu pracy, do zatarcia udzielonej kary. r.pr. Sandra Szybak-Bizacka - kancelaria Raczkowski Paruch w biurze w Katowicach Marta Zalewska, aplikant adwokacki kancelaria Raczkowski Paruch
Projekt zmian w dokumentacji pracowniczej przynosi istotne zmiany w zakresie obowiązków pracodawców oraz pracowników. Nowe regulacje mają wejść w życie w 2019 roku, wprowadzając między innymi wydłużony okres na dostosowanie dokumentacji oraz nową część D dotyczącą kar porządkowych.