Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych i dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej

Od 1.1.2019 r. wchodzi w życie ustawa skracająca okres przechowywania akt osobowych pracowników oraz wprowadzająca elektroniczną dokumentację pracowniczą. Zmiany dotyczą różnych grup pracowników w zależności od daty nawiązania stosunku pracy. Pracodawcy otrzymują możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, co wymaga zastosowania systemu teleinformatycznego.

Tematyka: skrócenie okresu przechowywania, akt osobowych, dokumentacja pracownicza, elektronizacja, stosunek pracy, przechowywanie dokumentów, system teleinformatyczny

Od 1.1.2019 r. wchodzi w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu
przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Od tego dnia będzie obowiązywać skrócony do 10 lat okres przechowywania akt osobowych pracowników. Zmiana
nie obejmie jednak wszystkich pracowników. Ponadto okres ten będzie mógł ulegać przedłużeniu. Po 1.1.2019 r.
ustalenie okresu przechowywania akt osobowych zależeć będzie od daty nawiązania stosunku pracy
z pracownikiem. Będzie można wyróżnić:
1) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed 31.12.1998 r. – w ich przypadku będzie
obowiązywać dotychczasowy okres przechowywania, tj. 50 lat;
2) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31.12.1998 r., a przed 1.1.2019 r. – również będzie
obowiązywać dotychczasowy okres przechowywania, tj. 50 lat, z możliwością jednak skrócenia do 10 lat, jeżeli
pracodawca złoży do ZUS za ubezpieczonych tzw. raporty informacyjne zawierające m.in. dane dotyczące
wypłaconego przychodu;
3) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 1.1.2019 r. – okres przechowywania będzie wynosił 10
lat; okres ten będzie jednak mógł ulegać przedłużeniu, np. gdy przechowywana dokumentacja pracownicza stanowi
dowód w postępowaniu.
Warto również zwrócić uwagę, iż skrócenie okresu przechowywania akt osobowych nie będzie dotyczyć pracowników
wykonujących prace górnicze oraz prace równorzędne z pracą górniczą. W przypadku tej grupy pracowników akta
osobowe nadal będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat.
Ponadto do istotnych zmian w zakresie dokumentacji pracowniczej należy zaliczyć m.in. wprowadzenie możliwości
prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej.
Projektowana zmiana zakłada, że od 1.1.2019 r. pracodawcy będą mogli prowadzić dokumentację w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe jak dotychczas w formie papierowej albo przejść na formę
elektroniczną. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej wymagać będzie wykorzystania
systemu teleinformatycznego, który zapewni jej prawidłowe przechowywanie.
W sytuacji kiedy pracodawca zdecyduje się przejść na elektroniczną formę przechowywania dokumentacji
pracowniczej, będzie musiał wykonać skan lub w inny sposób odwzorować dany dokument papierowy, a następnie
opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez niego osoby, w celu potwierdzenia zgodności cyfrowej
kopii z odwzorowywanym dokumentem papierowym.
Pracodawca będzie obowiązany poinformować pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania
dokumentacji pracowniczej oraz dać im możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej
w terminie 30 dni od przekazania informacji.

Nowa ustawa zmienia okres przechowywania akt osobowych pracowników, wprowadzając skrócenie do 10 lat. Elektroniczna dokumentacja pracownicza staje się możliwa, z koniecznością spełnienia wymogów dotyczących przechowywania. Pracodawcy muszą poinformować pracowników o zmianach i zapewnić im dostęp do dokumentacji w formie papierowej.