Sporządzanie i przechowywanie przez pracodawcę notatek służbowych dotyczących pracownika

Pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia dla pracownika dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, przechowując ją w sposób zapewniający jej poufność, integralność i dostępność. Oprócz dokumentów, notatki służbowe sporządzane i przechowywane przez pracodawcę mogą mieć istotne znaczenie przy ocenie pracownika czy podejmowaniu decyzji kadrowych. Jednakże kwestie związane z dopuszczalnością sporządzania i przechowywania notatek służbowych pozostają przedmiotem dyskusji i orzecznictwa sądowego.

Tematyka: notatki służbowe, dokumentacja pracownicza, ustalanie konfliktów, przechowywanie akt osobowych, orzecznictwo sądowe

Pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy, akt osobowych pracownika i przechowywania dokumentacji pracowniczej
w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności,
w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem nie tylko przez okres zatrudnienia, ale również
po ustaniu stosunku pracy przez okresy określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki
Socjalnej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369; dalej jako:
DokPracR).

Poza dokumentami i oświadczeniami, które muszą się znaleźć w aktach osobowych prowadzonych oddzielnie dla
każdego pracownika zgodnie z regułami określonymi w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej
pracodawcy niejednokrotnie tworzą, a następnie przechowują w aktach osobowych tzw. notatki służbowe.
W dokumentach tych najczęściej opisywane są zdarzenia i zachowania związane z przestrzeganiem czasu
i dyscypliny pracy, wykonywaniem zadań służbowych, relacji ze współpracownikami. Niejednokrotnie pracodawcy
sporządzają je w celu wykorzystania przy sporządzaniu oceny pracownika, podejmowania decyzji o awansie czy
zmianie wynagrodzenia, a także na wypadek ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem.
Problem dopuszczalności sporządzania takich notatek i miejsca ich przechowywania nie został jednolicie
rozstrzygnięty w orzecznictwie. Zgodnie ze wcześniejszą z linii orzeczniczych sporządzenie i złożenie do akt
osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu
pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika.
Przepis § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu
prowadzenia akt osobowych pracownika (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 894; dalej jako: DokStosPrR) zezwala na
gromadzenie w części B akt osobowych dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz
przebiegu zatrudnienia. Przepis ten przed wymienieniem w punktach a–l poszczególnych dokumentów
używa sformułowania "w tym", co wskazuje, że jest to wyliczenie przykładowe (zob. wyr. SN z 4.6.2002 r.,
I PKN 249/01). W orzecznictwie przyjęto, że skoro pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się
przez pracownika z jego obowiązków, pracownik nie może skutecznie żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia
takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej
dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt. Uznaje się
bowiem, że przechowywanie tego rodzaju notatek w sekretariacie przełożonego danej jednostki narusza przepisy
rozporządzenia (zob. wyr. SN z 10.10.2003 r., I PK 295/02).
W nowszym orzecznictwie prezentowane jest stanowisko odmienne. W ramach tej linii orzeczniczej podkreśla się,
że wydane na podstawie art. 2981 KP rozporządzenia określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się
w aktach osobowych. Nie ma pośród tych dokumentów „pism ostrzegawczych” czy innego rodzaju wytknięć
naruszenia obowiązków. Dlatego sporządzanie takich pism czy notatek uznano za praktykę niedopuszczalną.
Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Od „pisma ostrzegawczego”
pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. Traktowanie takiego pisma
inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie
terminów wynikających z art. 113 § 1 KP. W konsekwencji takie pismo stanowi świadectwo możliwego naruszenia
obowiązków przez pracownika, którego pracownik nie może kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać
w żadnym prawnie określonym terminie (zob. wyr. SN z 16.6.2011 r., I PK 222/10). Podkreśla się przy tym
niepożądany stan niepewności co do wykorzystania przez pracodawcę określonego zdarzenia jako przyczyny
rozwiązania stosunku pracy (zob. uchw. SN z 27.6.1985 r., III PZP 10/85). Zbyt długie „przechowywanie” przyczyny
potencjalnego wypowiedzenia wpływa negatywnie na stan psychiczny pracownika, potęguje niepewność i obawę
o zatrudnienie. Narastający stres i obawa o utratę pracy wpływa negatywnie na zdrowie pracownika, które przecież –
jako jego dobro osobiste – wymaga ochrony na zasadzie art. 111 KP (zob. wyr. SN z 23.11.2010 r., I PK 105/10).
Dokumentacja dotycząca spraw zatrudnionych ma w przepisach rozporządzenia bardzo szczegółowy i w zasadzie
wyczerpujący charakter, zaś naruszenie tych przepisów otwiera zainteresowanemu drogę dla dochodzenia roszczeń
przed sądem pracy. Domaganie się od pracodawcy aby zaniechał sporządzania tzw. notatek służbowych, a więc

zachowania mającego prawną doniosłość w świetle przepisów prawa pracy o zasadach prowadzenia dokumentacji
zatrudnieniowej, jest sprawą o roszczenie ze stosunku pracy (zob. post. SN z 16.3.2000 r., I PKN 672/99).
Problemy rodzi również kwestia dostępu pracownika do akt osobowych, w których zamieszczane są notatki
służbowe. Zarówno akta osobowe, jak i pozostała dokumentacja pracownicza obejmują dane osobowe pracownika.
Z niektórych przepisów KP wynika obowiązek pracodawcy udostępnienia niektórych dokumentów, w tym takich, na
postawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie – art. 85 § 5 KP, czy ewidencji czasu pracy – art. 149 § 1 KP.
W orzecznictwie stwierdzono, że pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji
mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (zob. wyr. WSA w Warszawie z 6.9.2005 r., II SA/Wa
825/05). Przyjmuje się, że w ramach ogólnego obowiązku pracodawcy dbania o dobro pracownika (a co najmniej
respektowania tego dobra), mieści się jego powinność dostarczania pracownikowi informacji i dokumentów istotnych
z punktu widzenia realizacji stosunku pracy. Nie oznacza to, że pracownik może od pracodawcy domagać się
wszelkich informacji, które go dotyczą; muszą one mieć ważne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej, a ponadto
wyłączenie udzielenia przez pracodawcę informacji określonego typu może wynikać wprost lub pośrednio
z przepisów prawa (zob. post. SN z 16.9.1999 r., I PKN 331/99, OSNP Nr 9/2001, poz. 314). Do dokumentacji tej
mają zastosowanie również przepisy regulujące ochronę danych osobowych, zatem pracodawca będzie miał
obowiązek udostępnienia pracownikowi do wglądu akt osobowych i innej dokumentacji zawierającej jego dane
osobowe.
n.ius orzeczniczy

Dostęp pracownika do notatek służbowych zamieszczonych w jego aktach osobowych jest kwestią dyskusyjną, a wymagań dotyczących udostępnienia informacji pracownikowi należy przestrzegać z uwzględnieniem przepisów prawa pracy i ochrony danych osobowych. Problematyka przechowywania notatek służbowych może mieć istotne konsekwencje zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, stąd ważne jest zrozumienie obowiązujących regulacji i standardów postępowania.