Dostosowanie przepisów Kodeksu pracy w zakresie monitoringu do RODO

Ustawa o zmianie ustaw w związku z RODO wprowadza istotne modyfikacje w Kodeksie pracy dotyczące monitoringu w miejscu pracy. Zmiany te mają na celu dostosowanie obowiązujących przepisów do wymagań RODO, szczególnie pod kątem przetwarzania danych osobowych pracowników i monitoringu terenu zakładu pracy. Nowe zasady regulują m.in. cel monitoringu, przechowywanie nagrań oraz wyłączenie pomieszczeń związkowych spod nadzoru. Oczekuje się, że wprowadzone dostosowania wpłyną pozytywnie na ochronę danych osobowych pracowników oraz zagwarantują im większe bezpieczeństwo i prywatność.

Tematyka: RODO, Kodeks pracy, monitorowanie w miejscu pracy, przetwarzanie danych osobowych, BHP, ochrona prywatności, zgoda pracownika, monitorowanie terenu zakładu pracy, przechowywanie nagrań, wyłączenie pomieszczeń związkowych, zasady monitoringu

Aktualnie na podpis Prezydenta oczekuje ustawa z 21.2.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku
z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych – RODO (dalej jako: RODOU) oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
• Ustawa została przekazana Prezydentowi do podpisu 22.3.2019 r.
• Ustawa służy stosowaniu RODO, które weszło w życie 25.5.2018 r.
• Ustawa wprowadza zmiany m.in. w ustawie z 26.6.1974 r. - Kodeks pracy (tj. Dz.U z 2018 r. poz. 917 ze zm., dalej
jako: KP) w zakresie danych osobowych i ich przetwarzania, monitoringu w miejscu pracy oraz BHP – co do
orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy.
Zgodnie z uzasadnieniem: „Zmiany mają na celu przede wszystkim dostosowanie brzmienia obowiązujących
przepisów prawa pracy do art. 6 ust. 1 lit. c. RODO, który wprowadził przesłankę istnienia „obowiązku prawnego" jako
podstawy pobierania danych osobowych. Przepisy RODO przyznają także państwom członkowskim swobodę
w określeniu zasad przetwarzania przez pracodawców danych osobowych pracowników, w tym poprzez uzależnienie
ich gromadzenia od wyrażenia zgody osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika”.
Dostosowania KP w zakresie monitoringu do RODO
Niespełna rok po dodaniu przepisu art. 22 2 do KP – dotyczącego monitoringu w zakładzie pracy, na podstawie
ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r, obowiązującej od 25.05.2018 r., ustawodawca zmienia wprowadzone
przepisy w związku z koniecznością bardziej kompleksowej regulacji, w pełni dostosowanej do standardów RODO.
Monitoring w miejscu pracy
Aktualnie pracodawca ma możliwość wprowadzenia monitoringu w miejscu pracy, czyli tak zwanego szczególnego
nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych
umożliwiających rejestrację obrazu, w przypadku wystąpienia jednej z czterech przesłanek:
1) jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
2) jeżeli jest to niezbędne do ochrony mienia;
3) jeżeli jest to niezbędne do kontroli produkcji;
4) jeżeli jest to niezbędne do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na
szkodę.
Monitorowany teren musi być odpowiednio oznaczony, a pracownicy zaznajomieni z celem, zakresem oraz
sposobem zastosowania monitoringu w odpowiednim akcie wewnątrzzakładowym z odpowiednim wyprzedzeniem.
Przetwarzanie i przechowywanie nagrań
Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje je przez
okres nieprzekraczający co do zasady 3 miesięcy od dnia nagrania. Przedłużenie terminu przechowywania
dokumentów może nastąpić, jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie
prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku 3-
miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanego
czasu nagrania powinny ulec zniszczeniu.
Nowe zasady – pomieszczenie związkowe wyłączone z monitoringu
Kwestię reguluje dodany art. 222 § 11 KP w następującym brzmieniu: „§ 11. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń
udostępnianych zakładowej organizacji związkowej”.
Powyższe jest związane z dotychczasowym brzmieniem przepisu art. 22 2 § 2 KP, zgodnie z którym monitoring nie
obejmuje:
1) pomieszczeń sanitarnych,
2) szatni,

3) stołówek oraz palarni,
4) pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej,
chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie
naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków
zawodowych, w szczególności przez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych
pomieszczeniach osób.
Pracodawca miał więc w rzeczywistości monitorować pomieszczenia związkowe, powołując się choćby
nawet na obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom. Uprawnienie to ulegnie jednak zmianie
a w konsekwencji powyższego przepis art. 222 § 2 otrzyma brzmienie: „§ 2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń
sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest
niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych
pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie
przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania
uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja
związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego
pracodawcy.”
Nowe brzmienie przepisu:
1. wyłączy możliwość stosowania monitoringu w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji
związkowej. Zgodnie z uzasadnieniem ustawy, w opinii projektodawcy monitoring pomieszczeń związkowych rodzi
duże prawdopodobieństwo naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych, choć
w dotychczasowym brzmieniu obowiązywało przecież zastrzeżenie, że czynić tego nie może. Zmiana nastąpiła
jednak wskutek lobby przedstawicieli związków zawodowych, co może mieć o tyle negatywną konsekwencję dla
pracodawcy, że w przypadku znajdowania się w pomieszczeniu związkowym mienia pracodawcy o wysokiej wartości
(np. komputer, drukarka, skaner czy inny sprzęt elektroniczny) pracodawca nie będzie miał nad nim kontroli.
Ponadto, co zdaje się ważniejsze pracodawca nie będzie miał możliwości bieżącej weryfikacji czy
w pomieszczeniach związkowych są przestrzegane zasady BHP, pomimo iż to on odpowiada za życie i zdrowie
pracowników, na podstawie przepisu art. 207 KP.
2. wskaże, że monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji
związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli
pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Projektodawca uszczegóławia, że „Pozwoli to na
ochronę prywatności pracowników, a jednocześnie pracodawca zyska możliwość przekonania pracowników (w tym
związków zawodowych) do stosowania ww. monitoringu w przypadku, gdy przemawiają za tym potrzeby pracodawcy
(oraz gdy nie naruszy to godności i innych dóbr osobistych pracowników)”.
Wskutek wejścia w życie ustawy zmianie ulegnie również przepis art. 22 2 § 10 KP, który dotychczas wskazywał, że
przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L Nr 119 z 2016 r., s. 1).
Zmiana jest techniczna, bowiem nowe brzmienie będzie krótsze i wskazywało tylko, że „§ 10. Przepis § 9 nie
narusza przepisów art. 12 i art. 13 rozporządzenia 2016/679”.

Nowe przepisy dostosowujące Kodeks pracy do RODO wprowadzają istotne zmiany w zakresie monitoringu w miejscu pracy. Ustawa precyzuje warunki stosowania monitoringu, przechowywania nagrań oraz wyłączenia pomieszczeń związkowych spod nadzoru. Dzięki nowym zasadom pracodawcy będą zobowiązani do bardziej precyzyjnego i zgodnego z przepisami postępowania w zakresie monitoringu, co przyczyni się do zwiększenia ochrony danych osobowych pracowników i poszanowania ich praw.