Elektroniczna Wymiana Informacji dotyczących Zabezpieczenia Społecznego (EESSI)

Zakład Ubezpieczeń Społecznych wdrożył EESSI, czyli Elektroniczną Wymianę Informacji dotyczących Zabezpieczenia Społecznego, umożliwiającą transgraniczną wymianę informacji między instytucjami z sektorów służby zdrowia, rent i emerytur, zatrudnienia oraz świadczeń rodzinnych w UE. System skraca procedury administracyjne i poprawia efektywność działania pracodawców delegujących pracowników za granicę.

Tematyka: EESSI, Elektroniczna Wymiana Informacji, Zabezpieczenie Społeczne, Transgraniczna Wymiana Informacji, Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego, Instytucje UE, Świadczenia Zabezpieczenia Społecznego

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej jako: ZUS) w lipcu 2019 r. w pełni wdrożył EESSI (ang. Electronic
Exchange of Social Security Information), czyli system Elektronicznej Wymiany Informacji dotyczących
Zabezpieczenia Społecznego.
• System Elektronicznej Wymiany Informacji dotyczących Zabezpieczenia Społecznego jako system
informatyczny działający w ramach unijnych przepisów dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia
społecznego umożliwia transgraniczną i elektroniczną wymianę informacji, komunikatów i dokumentów
między krajowymi instytucjami (zarówno publicznymi, jak i prywatnymi) działającymi m.in. w sektorach
służby zdrowia, rent i emerytur, zatrudnienia oraz świadczeń rodzinnych w krajach Unii Europejskiej.
• System służy m.in. do potwierdzania zagranicznego stażu pracy i zatrudnienia w danym państwie
członkowskim, celem uzyskania ewentualnych świadczeń. Dotychczas wymiana odbywała się w formie
papierowej, co znacznie utrudniało i wydłużało proces pozyskiwania informacji.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych działający w Polsce jako jeden z pierwszych krajów wywiązał się
z nałożonego przez Komisję Administracyjną ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego
obowiązku w zakresie 2-letniego terminu na wdrożenie EESSI. System został udostępniony przez Komisję
w lipcu 2017 r., a ZUS wdrożył EESSI w lipcu 2019 r..
Koordynacja Systemów Zabezpieczenia Społecznego
Jak wskazuje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: „Koordynacja systemów zabezpieczenia
społecznego to regulacje prawne, które uzupełniają prawo wewnętrzne danego państwa, chroniąc osoby wykonujące
pracę za granicą przed utratą ochrony w zakresie zabezpieczenia społecznego. Regulacje te – przez zapewnienie
harmonijnego współistnienia systemów zabezpieczenia społecznego poszczególnych państw – służą ochronie
interesów osób przemieszczających się w celu podejmowania zatrudnienia i posiadających okresy zatrudnienia
przebyte na terytorium różnych państw”.
W zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej istotne zmiany prawne miały swój
początek już w 2004 r. W tym czasie weszły w życie:
• rozporządzenie Rady i Parlamentu Europejskiego (WE) Nr 883/2004 z 29.4.2004 r. w sprawie koordynacji
systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L Nr 200 z 7.6.2004 r.);
• rozporządzenie Rady i Parlamentu Europejskiego (WE) Nr 987/2009 z 16.9.2009 r. dotyczące wykonywania
rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L 284,
30.10.2009 r.), jako nowe rozporządzenie wykonawcze;
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 1231/2010 z 24.11.2010 r. rozszerzające
rozporządzenie (WE) Nr 883/2004 i rozporządzenie (WE) Nr 987/2009 na obywateli państw trzecich, którzy nie są
jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo (Dz.Urz. UE L Nr 344 z 29.12.2010
r., s. 1).
Szczegółowa wykładnia postanowień rozporządzeń 883/2004 oraz 987/2009 znajduje się w decyzjach i zaleceniach
Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego. Są one dostępne pod adresem:
http://ec.europa.eu/social/main.jsp?langId=en&catId=868.
W związku z wejściem w życie ww. aktów do ustawy z 13.10.1997 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U.
z 2019 r. poz. 300 ze zm.), na podstawie art. 5 pkt 1 ustawy z dnia 8.11.2013 r. o zmianie niektórych ustaw
w zawiązku z wdrożeniem Systemu Elektronicznej Wymiany Informacji dotyczących Zabezpieczenia Społecznego na
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013 r., poz. 1623 ze zm.), został dodany art. 68a SysUbSpołU
wskazujący na zakres przedmiotowy i podmiotowy działania ZUS-u w związku z koordynacją systemów
zabezpieczenia społecznego.
Zasady koordynacji
Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego realizowana jest w oparciu o następujące zasady: stosowania
jednego ustawodawstwa; równego traktowania obywateli; równego traktowania świadczeń, dochodów, okoliczności
lub zdarzeń; sumowania okresów ubezpieczenia i zamieszkania dla celów nabycia prawa do świadczeń oraz

eksportu świadczeń dla osób zamieszkałych w państwach stosujących przepisy o koordynacji systemów
zabezpieczenia społecznego.
Cel wdrożenia EESSI
Celem wdrożenia EESSI jest skrócenie i uproszczenie procedury administracyjnej, a co za tym idzie szybsze
rozpatrywanie wniosków oraz wypłata należnych świadczeń na rzecz osób uprawnionych, które ubiegają się o różne
świadczenia związane z zatrudnieniem, a które wykonywały pracę nie tylko w kraju, ale i za granicą. System EESSI
w założeniu ma również udoskonalić działanie pracodawców, którzy decydują się na delegowanie pracowników do
krajów Unii Europejskiej. Korzyść ma polegać na szybkości przekazywania formularza A1 do organu, który jest
zagranicznym odzwierciedleniem polskiego ZUS-u.
Świadczenia
Omawiany system służy elektronicznej wymianie informacji między unijnymi instytucjami, w kwestii danych dot.
zabezpieczenia społecznego m.in. w zakresie: określania ustawodawstwa mającego zastosowanie; świadczeń
pieniężnych z tytułu choroby; świadczeń z tytułu macierzyństwa i równoważnych świadczeń dla ojca;
świadczeń z tytułu inwalidztwa; świadczeń z tytułu starości; rent rodzinnych; świadczeń pieniężnych z tytułu
wypadków przy pracy i chorób zawodowych; zasiłków na wypadek śmierci; świadczeń przedemerytalnych;
specjalnych świadczeń pieniężnych o charakterze nieskładkowym; odzyskiwania należności z tytułu składek
lub nadpłaconych świadczeń.
Rejestr
Ze względu na fakt, że aktualnie EESSI zawiera rejestr krajowych instytucji lub instytucji łącznikowych, między
którymi dochodzi do przekazywania danych z różnych sektorów związanych z zatrudnieniem (w tym niemal 15 000
instytucji z zakresu zabezpieczenia społecznego na terytorium UE) droga identyfikacji podmiotów zagranicznych
będzie łatwiejsza, tym bardziej, że rejestr obejmuje swym zasięgiem aż 32 kraje UE/ EFTA, tj. Austrię, Belgię,
Bułgarię, Chorwację, Cypr, Czechy, Danię, Estonię, Finlandię, Francję, Grecję, Hiszpanię, Holandię, Irlandię,
Islandię, Liechtenstein, Litwę, Luksemburg, Łotwę, Maltę, Niemcy, Norwegię, Portugalię, Rumunię, Słowację,
Słowenię, Szwajcarię, Szwecję, Węgry, Wielką Brytanię oraz Włochy oraz oczywiście Polskę.
Polskie instytucje w rejestrze
W rejestrze widnieje 251 polskich instytucji, są to m.in.: Biuro Emerytalne Służby Więziennej, Centrum
Narodowego Funduszu Zdrowia, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Zakład Ubezpieczeń Społecznych
i jego poszczególne oddziały w danych miastach oraz wydziały, Zakład Emerytalno – rentowy Ministerstwa Spraw
Wewnętrznych i Administracji, Wojewódzkie Urzędy Pracy w poszczególnych miastach, Wojskowe Biuro Emerytalne,
Prokuratura Generalna, Zespół do Spraw Prokuratorów w Stanie Spoczynku, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki
Społecznej, Ministerstwo Sprawiedliwości, Departament Kadr i Organizacji Sądów Powszechnych i Wojskowych oraz
Ministerstwo Zdrowia.
Bezpieczeństwo
Ze względu na posługiwanie się przez użytkowników systemu EESSI w danym kraju standardowymi wzorami
dokumentów (w ojczystym języku danego kraju, co nie będzie wymagało tłumaczenia tak jak dotychczas) sposób
komunikacji pomiędzy państwami poprawi się a weryfikacja danych będzie skuteczniejsza, ze względu na jednolitość
i uniwersalizm działań. Ponadto system zawiera różne zabezpieczenia (w tym w zakresie danych osobowych, gdyż
musi być zgodny z RODO), jak i takie, dzięki którym będzie sprawdzana poprawność wprowadzanych danych, zatem
trudniej będzie popełnić błąd, który może przesądzić o ewentualnym braku wypłaty świadczenia, tak jak miało to
miejsce dotychczas w wielu przypadkach.

EESSI ma na celu skrócenie procedur administracyjnych, szybsze rozpatrywanie wniosków o świadczenia, a także usprawnienie komunikacji między instytucjami związanych z zabezpieczeniem społecznym w UE. Dzięki rejestracji instytucji w systemie, identyfikacja podmiotów zagranicznych jest ułatwiona, co przyczynia się do efektywności wymiany informacji.