Nowe zasady wydawania świadectwa pracy

Nowe zasady wydawania świadectwa pracy wprowadziły istotne zmiany w Kodeksie Pracy, m.in. dotyczące terminów wydania, sprostowania i zabezpieczeń dla pracodawców. Ustawa z 16.5.2019 r. wprowadziła dłuższe terminy na działania pracowników oraz sankcje dla pracodawców nieprzestrzegających przepisów.

Tematyka: Zasady wydawania świadectwa pracy, nowe przepisy, Kodeks Pracy, terminy, sprostowanie, sąd pracy, przedawnienie, ochrona pracowników

W dniu 3.6.2019 r. Prezydent podpisał ustawę z 16.5.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych
innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1043).
• Ustawa z 16.5.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw została ogłoszona
6.6.2019 r. a co do większości przepisów weszła w życie 7.9.2019 r.
• Ustawa z 16.5.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadziła szereg
zmian i nowych regulacji m.in. w ustawie z 26.6.1974 r. - Kodeks Pracy (t.j.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.;
dalej jako: KP).
• Część zmian w KP dotyczy nowych zasad wydawania świadectwa pracy, tj. nowego terminu na wydanie
świadectwa pracy; nowego terminu na wystąpienie przez pracownika do pracodawcy z wnioskiem
o sprostowanie świadectwa pracy jak i wystąpienie z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy;
sądowego zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy; sądowego ustalenia uprawnienia do
otrzymania świadectwa pracy czy też kwestii związanych z przedawnieniem roszczeń i wykroczeń przeciwko
prawom pracownika w związku z niewydaniem świadectwa w terminie.
Termin na wydanie świadectwa pracy
Ze względu na zmianę art. 97 § 1 KP, aktualnie w związku rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy
pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie
stosunku pracy. Dotychczas termin ten określony był, jako „niezwłoczny”, co w istocie powodowało wiele trudności
praktycznych. Nowy termin wydania świadectwa pracy jest generalną zasadą, bowiem obowiązuje jeżeli
pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia
rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, chyba, że pracownik z którym ponownie ma być
nawiązany stosunek pracy jednak wniesie do pracodawcy o wydanie świadectwa pracy.
Obowiązuje zatem nadal art. 97 § 11 KP, który dotyczy sytuacji, w której w przypadku nawiązania z tym samym
pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku
pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony
w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania
świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za
które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
Ustawodawca w art. 97 § 1 KP dodał ponadto zabezpieczenie dla pracodawcy, bowiem jeżeli z przyczyn
obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym
terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy
pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. –
Prawo pocztowe (t.j.: Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 ze zm.) albo doręcza je w inny sposób. W sytuacji, gdy np. okres
wypowiedzenia umowy o pracę kończy się 7.10.2019 r., to jest to dzień w którym ustaje stosunek pracy i właśnie
w tym dniu pracodawca zobowiązany jest wydać świadectwo pracy, jeżeli jednak np. w zakładzie pracy będzie
powódź, lub dojdzie do innego zdarzenia, ale obiektywnie uniemożliwiającego wydanie świadectwa pracy w dniu
7.10.2019 r., pracodawca tak czy inaczej w zawitym 7 – dniowym terminie, liczonego w ww. przypadku od 7.10.2019
r. zobowiązany jest wydać świadectwo pracy. Jeżeli tego nie zrobi dopuści się popełnienia wykroczenia przeciwko
prawom pracownika narażając się na karę grzywny w wysokości 1000 zł do 30 000 zł.
Z powyższym wiążę się kolejna zmiana, bowiem w art. 282 § 1 pkt 3 KP, ustawodawca dodał słowo: „w terminie”,
tak więc aktualnie, kto nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy podlega karze grzywny
w wysokości 1 000 zł do 30 000 zł. Dotychczas karom tym podlegali pracodawcy, którzy w ogóle nie wydawali
świadectwa pracy.
Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy – nowe terminy
Istotną zmianą jest również wydłużenie terminu na wystąpienie przez pracownika do pracodawcy z wnioskiem
o sprostowanie świadectwa pracy. Dotychczas termin ten wynosił 7 dni, aktualnie wynosi 14 dni.
Odpowiednio z 7 do 14 dni wydłużono również inny termin, bowiem w sytuacji nieuwzględnienia wniosku
pracownikowi o sprostowanie świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje, również w ciągu 14 dni od
zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego
sprostowania do sądu pracy. Ustawodawca dodał również w art. 97 § 21 KP, że w przypadku niezawiadomienia

przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy
wnosi się do sądu pracy.
Ustawodawca stwierdził, że dotychczasowe 7-dniowe terminy, które obowiązują od 1.5.1989 r. były za krótkie, a ich
długość nie przystaje do aktualnych realiów społeczno-gospodarczych, szczególnie, że obecnie zmiany na rynku
pracy następują znacznie szybciej niż kiedyś. W praktyce często zdarza się, że nieprawidłowości w treści świadectwa
pracy ujawniane są później niż po upływie 7 dni od daty otrzymania tego dokumentu a „ze względu na znaczenie
świadectwa pracy dla pracownika, w szczególności jako dokumentu potwierdzającego przebieg zatrudnienia
i niezbędnego do uzyskania różnego rodzaju świadczeń (...) dostrzeżenie nieprawidłowości w świadectwie pracy po
upływie ww. terminu praktycznie wyklucza możliwość sprostowania tego dokumentu na drodze sądowej, gdyż
terminy przewidziane w art. 97 § 21 KP są terminami prawa materialnego, co pozostawia pracownika z wadliwym
świadectwem pracy bez możliwości dochodzenia swoich praw". W dotychczasowym stanie prawnym pracownik, mógł
w razie braku wydania mu świadectwa pracy czy też przekroczenia terminu dot. wniosku o sprostowanie, w celu
udowodnienia swojego zatrudnienia, wytoczyć powództwo o ustalenie w trybie art. 189 KPC, jednak orzeczenie sądu
ustalające istnienie stosunku nie miało znaczenia, np. w postępowaniu z zakresu ubezpieczeń społecznych. To
z kolei powodowało negatywne konsekwencje na gruncie ubiegania się o świadczenia z tytułu bezrobocia,
a w przyszłości również o świadczenia emerytalne, co ma niebagatelne znaczenie dla spraw pracowniczych.
Sądowe zobowiązanie pracodawcy do wydania świadectwa pracy jak i sądowe ustalenie uprawnienia do
otrzymania świadectwa pracy
Po art. 97 KP dodano również art. 971 KP dotyczący sądowego zobowiązania pracodawcy do wydania
świadectwa pracy oraz sądowego ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Nowe przepisy
wskazują, że w przypadku niewydania przez pracodawcę świadectwa pracy pracownikowi przysługuje prawo
wystąpienia do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca
nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa o zobowiązanie pracodawcy do wydania
świadectwa pracy jest niemożliwe, pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem ustalenia
uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Pracownik z powyższymi żądaniami, może wystąpić w każdym czasie
przed upływem terminu przedawnienia. Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od
dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Z sądowym ustaleniem treści świadectwa pracy wiąże się
dodanie w KPC art. 4771a i art. 4771b oraz dodanie po art. 6919 działu IVb w brzmieniu: „Dział IVb Sprawy
z zakresu prawa pracy”.
Przedawnienie roszczeń
Co do przedawnienia doszło również do zmiany brzmienia art. 292 KP, aktualnie po upływie terminu
przedawnienia roszczenia ze stosunku pracy ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się
od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Zrzeczenie się zarzutu
przedawnienia dokonane przed upływem terminu przedawnienia jest nieważne. Przepis dotychczas brzmiał tak:
roszczenia przedawnionego nie można dochodzić, chyba że ten, przeciwko komu roszczenie przysługuje, zrzeka się
korzystania z przedawnienia; zrzeczenie dokonane przed upływem przedawnienia jest nieważne.

Nowe przepisy regulują terminy wydawania świadectw pracy, wnioskowania o sprostowanie oraz możliwość występowania do sądu pracy. Zmiany mają na celu zwiększenie ochrony pracowników i usprawnienie procedur związanych z dokumentacją pracowniczą.