Koszty podróży służbowej pracownika nadal obciążają pracodawcę

Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24.11.2016 r. (K 11/15) nastąpiła zmiana stanu prawnego, jednak nie na tyle aby zmienić zasadę, zgodnie z którą koszty podróży służbowej pracownika obciążają pracodawcę – orzekł Sąd Najwyższy. Pozew o ryczałty noclegowe nie zasługuje na uwzględnienie - stanowisko Sądu Rejonowego. Sąd Okręgowy oddalił apelację powoda A.S. wskazując, że powód nie wykazał zasadności swojego roszczenia. Sąd Najwyższy uchylił zaskarżony wyrok i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania - kontrowersje wokół kosztów podróży służbowej kierowców w transporcie międzynarodowym.

Tematyka: Koszty podróży służbowej, Trybunał Konstytucyjny, Sąd Najwyższy, ryczałt za noclegi, regulamin wynagradzania, koszty noclegów, umowa o pracę, przepisy wykonawcze, rozliczanie podróży służbowych

Po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24.11.2016 r. (K 11/15) nastąpiła zmiana stanu prawnego, jednak nie
na tyle aby zmienić zasadę, zgodnie z którą koszty podroży służbowej pracownika obciążają pracodawcę –
orzekł Sąd Najwyższy.
Opis stanu faktycznego
Pozwany w sprawie o ryczałt za noclegi pracodawca zatrudniał powoda jako kierowcę w transporcie
międzynarodowym. Powód był uprawniony do otrzymywania świadczeń pieniężnych z tytułu zagranicznej podróży
służbowej określonych w regulaminie wynagradzania. Kierowcy mieli obowiązek parkować pojazdy na odpoczynki
(noclegi) na strzeżonych lub monitorowanych parkingach, wyposażonych w zaplecze socjalne (natryski i toalety).
W związku z tym kierowcom nie przysługiwał ryczałt za noclegi w podróży służbowej. Kierowcom przysługiwała dieta.
Powód przez cały okres zatrudnienia otrzymywał diety według stawek i na zasadach określonych w regulaminie. Nie
kwestionował wysokości rozliczeń. Powód nie ponosił żadnych kosztów związanych z noclegami. Koszty parkingowe
opłacał z zaliczki.
Stanowisko SR i SO
Sąd Rejonowy uznał, że pozew o ryczałty noclegowe nie zasługuje na uwzględnienie. Wskazał, że pracodawca
spoza sfery budżetowej ma swobodę w określaniu warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych.
Odwołał się również do wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 24.11.2016 r. (K 11/15) i stwierdził, że do czasu
wykonania zalecenia Trybunału (uregulowania kwestii w sposób adekwatny do charakteru i specyfiki podróży
służbowej kierowcy w transporcie międzynarodowym) odpadły podstawy do obciążania pozwanej spółki kosztami
noclegów powoda, w sytuacji, kiedy nie przedstawił rachunków hotelowych. Innymi słowy, brak jest
materialnoprawnej podstawy roszczeń powoda. Co więcej, powód nie wykazał, że miejsce do spania w kabinie
samochodu było nieodpowiednie.
Sąd Okręgowy oddalił apelację powoda A.S. wskazując, że powód nie wykazał zasadności swojego roszczenia.
Należało uznać za wiarygodne, że pozwana wypłacała powodowi świadczenia w kwotach 38, 40 lub 42 euro za dobę.
W regulaminie wynagradzania kierowcom nie przysługiwało odrębne świadczenie ryczałtowe za nocleg w podróży
służbowej. Ewentualne koszty noclegu pracowników pokrywać miała dieta. Sąd Okręgowy doszedł do przekonania,
że powód nie udowodnił, aby opłacał jakiekolwiek koszty związane z podróżami służbowymi. Ponadto powód sam
przyznał, że diety wydawał na wyżywienie, z których zostawały mu środki pieniężne, których ostatecznie nie
wykorzystywał. Również nie udowodnił zasadności swoich twierdzeń, iżby miejsce do spania w kabinie samochodu
było nieodpowiednie. Pozwany zapewnił powodowi wszystkie warunki do odbywania noclegu w kabinie samochodu.
W związku z tym skarżący nie był zobowiązany do nocowania w hotelach czy innych ośrodkach, które wiązałyby się
z generowaniem kosztów.
Stanowisko SN
Sąd Najwyższy w sprawie z powództwa A.S. przeciwko L. Sp. z o.o. z siedzibą w W. o ryczałty za noclegi uchylił
zaskarżony wyrok i sprawę przekazał Sądowi Okręgowemu do ponownego rozpoznania. Zarzuty skargi uzasadniają
uchylenie zaskarżonego wyroku. Sądy obu instancji niezasadnie stwierdziły, że po wyroku Trybunału
Konstytucyjnego nie można stosować przepisów o kosztach podróży służbowych. Po wyroku TK nastąpiła
zmiana stanu prawnego, jednak nie na tyle aby zmienić zasadę, zgodnie z którą koszty podroży służbowej
pracownika obciążają pracodawcę. Zakładowe źródło prawa płacowego lub umowa z pracownikiem może ustalać
ryczałty noclegowe czy w ogóle koszty noclegu poniżej wysokości ryczałtu określonego w przepisach wykonawczych
do art. 775 § 2 KP, czyli poniżej kwoty 25% ryczałtu powszechnego, lecz nie poniżej tych kosztów. Ponadto, nawet
gdy nie ma porozumienia stron, to brakującą umowę w sprawie kosztów podróży (w tym noclegu) może
zastąpić orzeczenie sądu.
Gdyby u pracodawcy wprowadzono pozytywną regulację dotyczącą rozliczania wydatków związanych z noclegami
albo gdyby taką regulację zawierała umowa o pracę, to wówczas nie byłoby przesłanek do odpowiedniego
stosowania do roszczeń powoda przepisów wykonawczych do art. 77 5 § 2 KP. SN dopatrzył się wielu niejasności
w argumentacji Sądów obu instancji – SO potwierdził to, że na podstawie regulaminu wynagradzania kierowcom nie
przysługiwało odrębne świadczenie ryczałtowe za nocleg w podróży służbowej. Natomiast novum argumentacji Sądu
drugiej instancji miałoby wynikać ze stwierdzenia, że ewentualne koszty noclegu pracowników pokrywać miała dieta.
Rodzi się jednak w związku z tym pytanie o uzasadnienie tego zdania, czyli stwierdzenia, że dieta miała pokrywać
ewentualne koszty noclegu. Powiedziano wszak w uzasadnieniu, że podstawą nie jest regulamin wynagradzania ani
prawo powszechne, zatem nie jest jasne czy SO miał na uwadze umowę stron. Takiej umowy nie ustalił SR. Samo

wskazanie na określone fakty, czyli że powód diety wydawał na wyżywienie, z których później zostawały mu środki
pieniężne, których ostatecznie nie wykorzystał, nie jest wystarczające, skoro nie stwierdza się, że taka sytuacja była
wyrazem uprzedniej umowy stron. Nie jest zasadne stanowisko, że po wyroku Trybunału Konstytucyjnego
przepisów powszechnych w żadnej mierze nie stosuje się do rozliczenia kosztów podroży służbowej.
Wyrok SN dotyczy budzącej wiele wątpliwości i kontrowersji kwestii kosztów podróży służbowej kierowców
w transporcie międzynarodowym, jak również skutków, jakie w tej mierze są efektem wskazywanego wyroku TK.
Przyjąć należy, że umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu, co do zasady nie stanowi zapewnienia
pracownikowi bezpłatnego noclegu. Na uzasadnienie takiego stanowiska wystarczy wskazać, że sprawa
zagwarantowania kierowcy samochodu ciężarowego zatrudnionemu w transporcie międzynarodowym noclegu,
oznacza konieczność zapewnienia wypoczynku gwarantującego pełną sprawność fizyczną i psychiczną, co
potrzebne jest dla bezpiecznej jazdy nie tylko samego kierowcy, ale i innych uczestników ruchu drogowego.
Pracodawca zapewnia jednak pracownikowi bezpłatny nocleg poza hotelem, jeżeli umożliwia mu przenocowanie
w warunkach podobnych do warunków hotelowych, czyli w budynku lub domku kempingowym, ewentualnie
w odrębnej części samochodu, ale odpowiednio przystosowanej do noclegu. Wyrok SN potwierdza, że do
kierowców tych mogą mieć zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, regulujące należności
pracowników z tytułu podróży służbowych (w tym KP), ale tylko wtedy jeżeli należności te nie zostały
uregulowane w aktach prawa wewnętrznego (układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania) albo
w umowie o pracę (art. 775 § 5 KP w zw. z art. 775 § 2 KP). Odnosząc się zaś do różnie interpretowanego wyroku
TK, uznać należy, że wyrugował on z porządku prawnego tylko art. 21a CzasKierU i to – jak słusznie się wskazuje –
nie z powodu niezgodności z Konstytucją tego uregulowania, lecz z uwagi na posłużenie się wadliwą metodą
legislacyjną. Po wydaniu przez Trybunał Konstytucyjny wymienionego wyroku nadal znajdują zastosowanie reguły
rozliczania podróży służbowej określone w Kodeksie pracy i przepisach wykonawczych. Przepisy te uniemożliwiają
podmiotom zatrudniającym całkowite pominięcie w aktach wewnątrzzakładowych ryczałtu za nocleg, nawet
w przypadku zapewnienia pojazdu z miejscami noclegowymi. Mając to na względzie, Sądy obu instancji w zasadzie
w ogóle nie odniosły się w sposób prawidłowy do istoty problemu.
Wyrok SN z 4.12.2019 r., II PK 61/19

Wyrok Sądu Najwyższego z 4.12.2019 r., II PK 61/19 podkreśla, że po wyroku Trybunału Konstytucyjnego nadal obowiązują reguły rozliczania podróży służbowej określone w Kodeksie pracy i przepisach wykonawczych. Sądy obu instancji nie w sposób prawidłowy odniosły się do istoty problemu - istniejące niejasności i kontrowersje w interpretacji prawa.