Potrącenia z wynagrodzenia za pracę za zgodą pracownika

Przepisy dotyczące ochrony wynagrodzenia za pracę mają charakter norm bezwzględnie obowiązujących. Wynagrodzenie podlega szczególnej ochronie, a pracodawca nie może bezpodstawnie obniżać jego wysokości. W przypadku nieprawidłowego potrącenia pracodawca może zostać ukarany karą grzywny lub odpowiedzialnością karną. Ochrona wynagrodzenia obejmuje także inne świadczenia, takie jak ekwiwalent za urlop czy odprawy emerytalne.

Tematyka: ochrona wynagrodzenia, potrącenia z wynagrodzenia, zgoda pracownika, art. 87 KP, pandemia, kwoty wolne od potrąceń

Przepisy zawarte w rozdziale II działu trzeciego KP dotyczące ochrony wynagrodzenia za pracę mają
charakter norm bezwzględnie obowiązujących (zob. wyrok SN z 24.9.2003 r., I PK 324/02, OSNP Nr 18/2004,
poz. 313; wyrok SN z 12.4.1996 r., I PRN 32/96, niepubl.). Wynagrodzenie za pracę podlega szczególnej
ochronie, pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę,
zaś jego terminowe i prawidłowe wypłacanie jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jeśli
pracodawca nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia
przysługującego pracownikowi, bezpodstawnie obniża jego wysokość albo dokonuje bezpodstawnych
potrąceń, wówczas może zostać ukarany karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł, a nawet narazić się na
odpowiedzialność karną i zostać ukarany ograniczeniem wolności lub pozbawieniem wolności do 2 lat.
W orzecznictwie podkreśla się, że wynagrodzenie za pracę oznacza całość należnej na podstawie przepisów
płacowych i umowy o pracę zapłaty za pracę, obejmując także część, którą pracodawca odlicza jako składki na
ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy. To, że nie są one fizycznie wypłacane pracownikowi, lecz
przekazywane odpowiednim organom jako zaliczki i składki jest w tym wypadku wymaganym przez prawo sposobem
realizacji obowiązku zapłaty pracownikowi części wynagrodzenia. Skoro pracownikowi przysługuje wynagrodzenie
w kwocie brutto, to ochrona wynagrodzenia za pracę odnosi się do całej tak rozumianej zapłaty (zob. wyrok SN
z 9.7.2014 r., I PK 250/13, OSNP Nr 12/2015, poz. 161). W rezultacie należy uznać, że należne wynagrodzenie jest
to stan obiektywny w tym sensie, że wpływ na ustalenie wysokości i wymagalności wynagrodzenia mogą mieć tylko
konkretne okoliczności wynikające z przepisów prawa pracy. Dlatego organy inspekcji pracy, jako powołane do
czuwania nad przestrzeganiem prawa pracy, nie mogą zaniechać ustalenia, z jakich powodów pracodawca
wstrzymał wypłatę wynagrodzenia i czy ma to uzasadnione podstawy w świetle obowiązujących przepisów (zob.
wyrok NSA z 17.2.2016 r., I OSK 2481/14; wyrok NSA z 4.1.2010 r., I OSK 791/09; wyrok NSA z 7.7.2009 r., I OSK
1194/08; wyrok NSA z 13.7.2006 r., I OSK 1400/05). Przyjmuje się również, że również inne świadczenia korzystają
z takiej samej ochrony przed potrąceniami jak wynagrodzenie za pracę w tym: ekwiwalent za niewykorzystany urlop
wypoczynkowy (zob. wyrok SN z 29.01.2007 r., II PK 181/06), odprawa z tytułu zwolnienia z pracy z przyczyn
dotyczących pracodawcy (zob. wyrok SN z 14.11.1996 r., I PKN 3/96, OSNAPiUS Nr 11/1997, poz. 193),
świadczenia finansowe należne pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy wobec przejścia na
emeryturę, w tym odprawa emerytalna i nagroda jubileuszowa (zob. wyroku SN z dnia 19.02.2004 r., I PK 217/03;
wyrok SA w Gdańsku z 29.8.1994 r., III APr 44/94, OSA Nr 10/1994, poz. 79).
Zgodnie z art. 87 KP, bez zgody pracownika z wynagrodzenia mogą być potrącanie jedynie wskazane w tych
przepisach należności, przy czym ustawodawca szczegółowo określił kolejność, w jakiej mają być potrącane,
zastrzegając jednocześnie w art. 871 § 1 KP kwoty wolne od potrąceń. Należności inne niż wymienione w art. 87 KP
mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie, przy czym również w tym
przypadku potrącenie jest możliwe jedynie w ściśle określonych granicach powiązanych z kwotami ustalonymi w art.
w art. 871 § 1 KP. Z uwagi na pandemię, w art. 52 ustawy z 14.5.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie
działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2020 r. poz. 875),
ustawodawca zdecydował o zwiększeniu wolnych od potrąceń kwot wynagrodzenia za pracę określonych w art. 871 §
1 KP, o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ma na utrzymaniu, jeżeli
z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem
SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu.
Regulacja ta znajduje również zastosowanie do potrąceń za zgoda pracownika na podstawie art. 91 KP.
Zgoda pracownika na potrącanie z jego wynagrodzenia innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 KP
wymaga formy pisemnej, ustne lub dorozumiane wyrażenie takiej zgody jest nieważne na podstawie art. 58 §
1 KC w zw. z art. 91 KP i art. 300 KP (zob. wyrok SN z 1.10.1998 r., I PKN 366/98, OSNP Nr 21/1999, poz. 684).
Pracownik, wyrażając zgodę na potrącenia, może określić ich wielkość procentowo lub kwotowo, przy czym
zgoda ta jest skuteczna tylko do wysokości kwot wolnych od potrąceń (zob. wyrok NSA z 21.12.2005 r., I OSK
461/05). Potrącenie takie może zostać dokonane na rzecz osób trzecich lub na rzecz pracodawcy np. składki na
grupowe ubezpieczenie na życie pracownika, wpłaty do zakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej, opłaty czy
dopłaty za korzystanie przez pracownika z różnych benefitów oferowanych przez zakład pracy. Również pracodawca,
któremu pracownik wyrządził szkodę, bądź nie wyliczył się w pełni z powierzonego mu mienia nie może według
własnego uznania potrącić tych należności z wynagrodzenia za pracę pracownika, jeżeli nie uzyskał tytułu
wykonawczego na potrącenie należności w związku z poniesioną szkodą lub nie uzyskał pisemnej zgody pracownika
na dokonanie potrącenia (zob. wyrok NSA z 2.8.2016 r., I OSK 467/15).

W orzecznictwie podkreśla się, że potrącić na podstawie art. 91 KP z wynagrodzenia za pracę za zgodą
pracownika można tylko ściśle oznaczoną kwotę pieniężną, która jest znana pracownikowi na etapie
wyrażania pisemnej zgody. Pracownik musi więc objąć swoją wolą wyrażaną na piśmie konkretną kwotę,
która powstała, została jednoznacznie ustalona i zakomunikowana mu zanim dojedzie do wyrażenia zgody
(zob. wyrok NSA z 16.7.2020 r., I OSK 3015/19). Nieważne jest wyrażenie zgody bez świadomości wielkości
długu i istnienia przesłanek odpowiedzialności wobec czego zgoda pracownika, o jakiej mowa w art. 91 KP,
nie może być "blankietowa", czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do
skonkretyzowanej kwoty (wyrok SN z 5.05.2004 r., I PK 529/03, M.P.Pr.-wkł. Nr 1/2005, s. 4). Dlatego nieważne
jest wyrażenie przez pracownika, na podstawie art. 91 KP, w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
zgody na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się
ujawnić w przyszłości (zob. wyrok SN z 20.6.2001 r., I PKN 516/00; uchwała SN z 4.10.1994 r., I PZP 41/94, OSNP
1995/5, poz. 63). Również złożenie przez pracownika podpisu na nocie księgowej, obejmującej rozliczenie niedoboru
bez zawarcia sformułowania wyrażenia zgody na potrącenie zawartej w niej kwoty z wynagrodzenia, nie spełnia
przesłanki z art. 91 KP (zob. wyrok NSA z 21.12.2005 r., I OSK 461/05). Nieskuteczna jest zgoda pracownika na
określone zasady wyliczenia należności w przyszłości, jeżeli w chwili jej wyrażania nie jest znana pracownikowi
dokładna kwota, która powstanie w przyszłości co dotyczy np. uzgodnienia między stronami stosunku pracy zasad
płatności pracownika za używanie samochodu do celów prywatnych w przyszłości. Przyjęte rozumienie spornego
przepisu pozostaje w związku z funkcją jaką spełnia wynagrodzenie w życiu pracownika i jego rodziny. Służy ono
bowiem zaspokajaniu jego podstawowych potrzeb socjalnych. Stąd też pracownik wyrazić może zgodę na
dobrowolne potrącenie należności do takiej wysokości, która pozwoli mu z pozostałej części (lub posiadanych
oszczędności) utrzymać się do wypłaty wynagrodzenia za kolejny okres pracy (zob. wyrok NSA z 16.7.2020 r., I OSK
3015/19).
W orzecznictwie dopuszczono możliwość skutecznego wyrażenia przez pracownika zgody niejako ex post,
czyli na potrącenie już dokonane gdy ma tego świadomość, a mimo to zgadza się na potrącenie, ponieważ
uznaje dług. Sąd Najwyższy stwierdził bowiem, że w istocie potrącenie z art. 91 KP polega na zawarciu
pisemnej umowy między pracownikiem a pracodawcą o potrąceniu określonej wierzytelności przysługującej
pracodawcy z wynagrodzenia pracownika. Skoro taka umowa o potrąceniu nie została poddana szczególnym
ograniczeniom prawnym, to można bronić poglądu, że ma do niej zastosowanie zasada swobody umów - art. 3531
KC. Jeżeli tak, to nie można wykluczyć wykładni, że pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie już po jego
dokonaniu, gdy ma świadomość dokonania potrącenia, a mimo to wyraża na nie zgodę, gdyż uznaje swój dług
i kieruje się usprawiedliwionymi przesłankami np. chce uniknąć procesu o zasądzenie tej należności (zob. wyrok
z 3.08.2012 r., I BP 2/12, OSNP Nr 15-16/2013, poz. 174).
Odmowa pracownika wyrażenia zgody na dokonanie potrąceń wierzytelności pracodawcy z wynagrodzenia za pracę
nie może być uznana za działanie sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 8 KP), szczególnie wówczas,
gdy wątpliwe i sporne jest istnienie tej wierzytelności (zob. wyrok NSA z 21.12.2005 r., I OSK 461/05; wyrok SN
z 14.2.2002 r., I PKN 889/00, OSNP-wkł. Nr 22/2002, poz. 8; wyrok SN z 14.10.1997 r., I PKN 319/97, OSNP Nr
15/1998, poz. 450). Jest jednak sprzeczna z zasadami współżycia społecznego odmowa wyrażenia zgody na
potrącenie z wynagrodzenia za pracę przez pracownika, który pobrał inne nienależne mu świadczenia (zob. wyrok
WSA w Poznaniu z 8.04.2010 r., IV SA/Po 912/09).
MoPr

Zgodnie z art. 87 KP potrącenia z wynagrodzenia za pracę za zgodą pracownika mogą dotyczyć tylko określonych należności, przy czym pracownik musi wyrazić zgodę na piśmie. Pandemia wpłynęła na zwiększenie kwot wolnych od potrąceń. Pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie jedynie do wysokości kwot wolnych od potrąceń.