Praca w godzinach nadliczbowych w przypadku niestandardowych form jej świadczenia

W praktyce pracy w godzinach nadliczbowych napotyka się wiele problemów, szczególnie w kontekście telepracy i pracy zdalnej. Od określenia wymiaru zadań do ewidencjonowania nadgodzin - proces ten rodzi wiele sporów i konieczność stosowania przepisów KP. Zagadnienie godzin nadliczbowych wymaga precyzyjnej regulacji, aby uniknąć nieporozumień i sporów między pracodawcą a pracownikami.

Tematyka: praca w godzinach nadliczbowych, nadgodziny, telepraca, praca zdalna, wynagrodzenie za nadgodziny, ewidencjonowanie czasu pracy

W praktyce wiele problemów sprawia pracownikom wykazanie pracy w godzinach nadliczbowych.
Spowodowane pandemią koronawirusa wprowadzanie na szerszą skalę świadczenia pracy w postaci
telepracy, pracy zdalnej, czy przechodzenie na zadaniowy czas pracy rodzi kolejne problemy związane m.in.:
z prawidłowym określeniem wymiaru zadań możliwych do wykonania w ramach obowiązujących danego
pracownika norm czasu pracy czy ewidencjonowaniem nadgodzin pracownika pracującego w systemie home
office.
Godziny nadliczbowe
Zagadnienie pracy w godzinach nadliczbowych rodzi wiele sporów m.in. dlatego, że oprócz normalnego
wynagrodzenia pracownikowi przysługuje dodatek. W przypadku pracowników świadczących pracę zdalnie to
wynagrodzenie wraz z dodatkiem może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać
przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Rozwiązanie określone w art. 1511 § 4 KP
można bowiem stosować do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy (zob. wyrok SN
z 8.8.2018 r., I PK 170/17,
; wyrok SN z 25.7.2018 r., I PK 94/17,
; wyrok SN z 19.1.2016 r., I PK
24/15,
), przy czym dla ustalenia stałego wykonywania pracy poza zakładem pracy wystarczające są
powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy (zob. wyrok SN z 19.1.2016 r., I PK 24/15,
). Konsekwencją arbitralnego, dokonanego na niekorzyść pracownika w oderwaniu od przewidywanego
wymiaru czasu pracy ustalenia wysokości takiego ryczałtu jest zachowanie przez pracownika roszczenia
o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych nieobjętych ryczałtem (zob. wyrok SA we Wrocławiu
z 8.9.2015 r., III APa 18/15,
). Co do zasady, osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy, czy
kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych, zgodnie z art. 1514 § 1 KP, w razie konieczności wykonują
pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia, jednak takie dodatkowe wynagrodzenie
przysługuje im wówczas, gdy pracodawca stale kształtuje ich obowiązki tak, że ich wykonanie w normie czasu pracy
jest niemożliwe (zob. wyrok SN z 15.12.2010 r., II PK 146/10,
).
Pracą w godzinach nadliczbowych jest każda praca powyżej limitu wynikającego z normy dobowej czasu
pracy. Warto zaznaczyć, że pracodawca nie może pod pozorem zawierania z pracownikiem kolejnej umowy
o pracę lub umów cywilnoprawnych unikać płacenia wynagrodzenia za wykonywanie obowiązków
pracowniczych po godzinach (zob. wyrok SN z 12.4.2018 r., II PK 32/17,
), dlatego świadczenie tej samej
rodzajowo pracy, co określona w umowie o pracę poza normalnym czasem pracy pracowników, jest
kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych (zob. wyrok SA w Lublinie z 17.8.2006 r. III APa
24/06,
). Ustawodawca dopuszcza indywidualizację pułapu wyznaczającego powstawanie godzin
nadliczbowych, bowiem skrócenie pracownikowi czasu pracy generuje powstawanie godzin nadliczbowych już
powyżej wykonywania pracy ponad normy obniżone, np. pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie
uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia (zob. wyrok SN z 20.3.2019 r., I PK 258/17,
), albo osób
niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności (zob. wyrok SN
z 3.8.2016 r., I PK 168/15,
). W przypadku zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy,
strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy,
których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku za pracę w godzinach
nadliczbowych. W razie braku takiego ustalenia, dodatek nie przysługuje, nie pozbawia to jednak pracownika
normalnego wynagrodzenia za przepracowane godziny ponad obowiązujący go w umowie wymiar czasu pracy (zob.
wyrok SN z 28.11.2016 r., II PK 238/15,
; wyrok SN z 4.4.2014 r., I PK 249/13,
).
Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych powinno być zlecone przez pracodawcę, z uwagi na fakt, że
jest limitowane wyjątkowymi okolicznościami, czyli koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej w celu
ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, oraz
szczególnymi potrzebami pracodawcy, w tym drugim przypadku ustawodawca ogranicza ich wymiar do 150
godzin w roku kalendarzowym. Polecenie to nie zostało jednak sformalizowane, dlatego, jeśli pracownik
działa w interesie pracodawcy, znaczenie prawne ma każda forma - pisemna, ustna, a także dorozumiana
(zob. wyrok SN z 8.12.2015 r., II PK 294/14,
; wyrok SN z 14.5.1998 r., I PKN 122/98,
), nawet jeśli
doszło do niezachowania reguł porządkowych wynikających z regulaminu pracy, uzależniających podjęcie
takiej pracy od pisemnego polecenia przełożonych pracownika lub wymagającego późniejszej akceptacji jej
wykonania (zob. wyrok SN z 10.9.2019 r., II PK 55/18,
; wyrok SN z 10.11.2009 r., II PK 51/09,
).
Zatem w sytuacji, gdy do pracownika wykonywane są telefony kontrolne potwierdzające, czy jest na podległym mu
regionie czy odbierana jest korespondencja mailowa wysyłana w godzinach wieczornych z informacją o wynikach

pracy, to nie można kwestionować świadomości podmiotu zarządzającego zakładem pracy, co do świadczenia przez
pracownika pracy w tym czasie. Trudno też przyjąć, że o kontakcie z klientem w soboty zadecydowała wyłączna wola
pracownika i chęć uzyskania lepszych wyników pracy oraz wyższej premii, jeśli pracodawca wymagał wykonania
planu, którego realizacja, z uwagi na specyfikę klientów, wymagała takiego właśnie postępowania (zob. wyrok SO
w Łodzi z 14.2.2019 r., VIII Pa 163/18,
). Szczególny przypadek występuje w przypadku świadczenia pracy
skooperowanej wkomponowanej w rytm działalności zakładu pracy. W takim wypadku sama wiedza przełożonych
traktowana jest jako zgoda na pracę w godzinach nadliczbowych (zob. wyrok SN z 22.8.2019 r., I PK 96/18,
;
wyrok SN z 5.5.1999 r., I PKN 674/98,
). Warto też zaznaczyć, że jeśli pracodawca wydaje polecenie pracy
w godzinach nadliczbowych niezgodnie z przepisami, to pracownik może żądać za taką pracę zapłaty, choć jest ona
świadczona w warunkach niezgodnych z prawem (zob. wyrok SN z 22.2.2017 r., III BP 2/16,
). Jeżeli
natomiast pracownik chce podjąć pracę w godzinach nadliczbowych z własnej inicjatywy, bez wiedzy i wyraźnego
polecenia pracodawcy, np. aby sobie dorobić, to takiej samowolnej i nieuzasadnionej pracy nie można uznać za
pracę w godzinach nadliczbowych (zob. wyrok SN z 7.2.2001 r., I PKN 244/00,
).
Czas pracy zdalnej
Decydując się na pracę w formie pracy zdalnej, telepracy, czy systemie zadaniowego czasu pracy obie strony
stosunku pracy powinny zadbać, aby prawidłowo określić wymiar zadań zleconych pracownikowi, tak aby
były możliwe do wykonania w ramach obowiązujących danego pracownika norm czasu pracy. W razie sporu
może się bowiem okazać, że sąd uzna, iż współporozumienie się z pracodawcą co do czasu pracy
niezbędnego do wykonania powierzonych zadań w normalnym czasie pracy świadczy o uzgodnieniu
możliwości ich wykonania w granicach zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy (zob. wyrok SN
z 4.9.2019 r., II PK 172/18,
). Choć zatrudniony w zadaniowym czasie pracy pracownik ma duży zakres
swobody w kształtowaniu swego czasu pracy (zob. wyrok SN z 5.7.2017 r., II PK 202/16,
), to wiążą go
przydzielone zadania, które powinien wykonać w okresie rozliczeniowym (zob. wyrok SN z 22.9.2020 r., I PK 126/19,
). Dlatego zlecanie pracownikowi zadań, których wykonanie w normalnym czasie pracy jest niemożliwe,
należy kwalifikować, jako równoznaczne z poleceniem świadczenia pracy w czasie przekraczającym normy czasu
pracy (zob. wyrok SA w Katowicach z 27.10.2016 r., III AUa 192/16,
). Zaś w przypadku sporu dotyczącego
zadaniowego czasu pracy, to pracodawca powinien wykazać, że powierzał pracownikowi zadania możliwe do
wykonania w czasie pracy wynikającym z norm określonych w art. 129 KP (zob. wyrok SN z 27.1.2016 r., I PK 25/15,
; wyrok SN z 16.10.2009 r., I PK 89/09,
).
Ewidencjonowanie czasu pracy
Ewidencjonowanie czasu pracy służy udokumentowaniu przepracowanych godzin i obliczeniu należnego z tego tytułu
wynagrodzenia, nie jest natomiast ustawowym warunkiem jego wypłaty. Ewidencjonowanie czasu pracy pracownika
pracującego zdalnie może być utrudnione, choć niektórzy pracodawcy wspomagają się licznikami czasu pracy na
komputerach lub w aplikacjach, na których pracują pracownicy. Jednak nawet mimo braku ewidencji czasu pracy lub
jej nierzetelności, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jeśli przy pomocy innych dowodów wykaże fakt
przepracowania określonej liczby godzin, w tym godzin nadliczbowych (zob. postanowienie SN z 18.6.2019 r., I PK
165/18,
). Jednak pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy unikając
składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy a także przypadkach opuszczenia pracy,
nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany (zob. wyrok SN
z 14.5.2012 r., II PK 231/11,
). Jeśli pracodawca nie prowadzi rzetelnie ewidencji czasu pracy, pracownik
powinien czynić notatki lub gromadzić inne dowody, w celu późniejszego dokładnego stwierdzenia, w jakich
godzinach, którego dnia wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych (zob. wyrok SN 8.12.2015 r., II PK 294/14,
), zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia bowiem przyjęcia
domniemania faktycznego albo prawnego o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika (zob.
wyrok SA w Białymstoku z 13.9.2012 r., III APa 19/11,
; wyrok SN z 2.6.2010 r., II PK 369/09,
).
Wyroki SN: z 8.8.2018 r., I PK 170/17,
; z 25.7.2018 r., I PK 94/17,
; z 19.1.2016 r., I PK 24/15,
; z 15.12.2010 r., II PK 146/10,

Decydując się na pracę w godzinach nadliczbowych, zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni mieć jasno określone zasady, co do wynagrodzenia, limitów godzinowych oraz ewidencjonowania czasu pracy. W przypadku sporów dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych, istotne jest przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz dokładne udokumentowanie przepracowanych godzin.