Zasady wykonywania pracy zdalnej

Wprowadzenie do Kodeksu pracy przepisów regulujących pracę zdalną ma na celu uregulowanie kwestii związanych z pracą wykonywaną poza miejscem stałego zatrudnienia. Definicja pracy zdalnej, zgodnie z art. 6718 KP, obejmuje pracę wykonywaną na odległość, uzgodnioną pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w określonych sytuacjach oraz zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie lub porozumieniu. Zasady wykonywania pracy zdalnej są istotne dla zapewnienia bezpieczeństwa i efektywności pracy na odległość.

Tematyka: praca zdalna, kodeks pracy, regulacje prawne, definicja pracy zdalnej, zasady pracy zdalnej, bezpieczeństwo pracy, kontrola pracy zdalnej, odmowa pracy zdalnej, powrót do poprzednich warunków pracy

Wprowadzenie do Kodeksu pracy przepisów regulujących pracę zdalną ma nastąpić po upływie 3 miesięcy
od dnia odwołania na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej obowiązującego stanu epidemii.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz
niektórych innych ustaw z 8.2.2022 r. (Druk UD318, dalej: projekt). W ustawie z 26.6.1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U.
z 2020 r. poz. 1320 ze zm.; dalej: KP) w dziale II zostanie dodany nowy rozdział IIc zatytułowany „Praca zdalna”.
W konsekwencji tej zmiany nastąpi uregulowanie w sposób kompleksowy kwestii związanych z pracą zdalną. Praca
wykonywana w formie zdalnej stanie się rozwiązaniem stałym.
Obowiązujące przepisy KP nie zawierają uregulowań prawnych dotyczących pracy zdalnej. Praca zdalna została
wprowadzona do polskiego prawa na mocy ustawy z 2.3 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych
z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi
sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; dalej: KoronawirusU). W okresie obowiązywania stanu
zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich
odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas
oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (art. 3 ust. 1 KoronawirusU).
Regulacja ta ma charakter doraźny, została bowiem przewidziana w związku z wystąpieniem sytuacji epidemicznej
i może być stosowana tylko przez określony czas i tylko na polecenie pracodawcy.
Definicja pracy zdalnej
Definicja pracy zdalnej znajdzie się w art. 6718 KP. Będzie nią praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu
wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania
pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uzgodnienie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będą
mogły nastąpić albo przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku
uzgodnienia będą mogły być dokonane zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Projekt przewiduje możliwość wykonywana pracy zdalnej na polecenie pracodawcy. Polecenie będzie mogło zostać
wydane:
• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz
w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków
pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Warunkiem wykonywania pracy w formie zdalnej na polecenie pracodawcy będzie złożenie przez pracownika,
bezpośrednio przed wydaniem polecenia, w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenia, iż posiada warunki
lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca będzie miał możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenie wykonywania pracy zdalnej, za co najmniej
jednodniowym uprzedzeniem. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających
wykonywanie pracy zdalnej, pracownik będzie zobowiązany informować o tym niezwłocznie pracodawcę. Wtedy
pracodawca niezwłocznie będzie cofał polecenie wykonywania pracy zdalnej.
Wprowadzenie w zakładzie pracy zasad pracy zdalnej
Sposób ustalania zasad wykonywania pracy zdalnej będzie w dużej mierze zależał, od tego czy u pracodawcy
działają związki zawodowe. Zasady wykonywania pracy zdalnej określane będą w porozumieniu zawieranym między
pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działać będzie więcej niż jedna
zakładowa organizacja związkowa, w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli niemożliwe
będzie uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami związkowymi, pracodawca będzie uzgadniał
treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ZwZawU,
z których każda zrzeszać będzie co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jeżeli w terminie 30 dni
od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia pracodawca
określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi
organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

W sytuacji, gdy u pracodawcy nie będą działać związki zawodowe zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca
określi w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego
pracodawcy.
Oba wewnątrzzakładowe akty prawne, czyli porozumienie oraz regulamin pracy zdalnej będą musiały zgodnie
z założeniami projektu określać w szczególności:
1. Grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
2. Zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej;
3. Zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu wypłacanego pracownikowi;
4. Zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania
obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
5. Zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. Zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. Zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury
ochrony danych osobowych;
8. Zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych
pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Trzecim sposobem określenia zasad pracy zdalnej będzie ustalenie ich w poleceniu wykonywania pracy zdalnej
wydanym przez pracodawcę lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Taki sposób ustalania zasad będzie miał
miejsce, jeśli nie zostanie zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi lub gdy pracodawca nie wyda
stosownego regulaminu w tym zakresie. W przypadku polecenia lub porozumienia w ich treści będą musiały być
zawarte zasady wykonywania pracy zdalnej wymienione w ww. pkt 2-8.
Zaprzestanie i odmowa wykonywania pracy zdalnej
W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić
z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej
i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. W takiej sytuacji pracodawca i pracownik ustalą termin,
od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia
otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi
w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy na pracę formie zdalnej
w trakcie zatrudnienia, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, zaprzestanie
wykonywania pracy zdalnej nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę
umowy o pracę.

Zasady wykonywania pracy zdalnej regulują m.in. grupy pracowników objętych pracą zdalną, pokrywanie kosztów związanych z pracą zdalną, ustalanie wynagrodzenia, komunikację pracodawcy i pracownika, kontrolę wykonywanej pracy oraz bezpieczeństwo informacji. Pracownik ma prawo odmówić pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, a w przypadku jej podjęcia, może zażądać powrotu do poprzednich warunków pracy. Odmowa pracy zdalnej nie może być podstawą do wypowiedzenia umowy o pracę.