Praca zdalna - co musi zapewnić pracodawca?
Pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy o pracy zdalnej, który przewiduje obowiązki pracodawcy związane m.in. z pokryciem kosztów pracy zdalnej oraz zapewnieniem szkoleń i pomocy technicznej pracownikowi wykonującemu pracę zdalną.
Tematyka: praca zdalna, praca na odległość, obowiązki pracodawcy, koszty pracy zdalnej, ochrona danych osobowych, kontrola pracy zdalnej
Pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy o pracy zdalnej, który przewiduje obowiązki pracodawcy związane m.in. z pokryciem kosztów pracy zdalnej oraz zapewnieniem szkoleń i pomocy technicznej pracownikowi wykonującemu pracę zdalną.
Pracodawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Będzie miał jednak prawo skontrolowania pracownika pracującego zdalnie. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Druk UD318; dalej: projekt). Projekt przewiduje wprowadzenie do ustawy z 26.6.1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; dalej: KP) pracy zdalnej. Będzie nią praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W KP znajdą się również przepisy regulujące obowiązki pracodawcy wobec pracownika pracującego zdalnie. Obowiązki nałożone na pracodawcę – koszty pracy zdalnej Zgodnie z założeniami projektu pracodawca będzie miał obowiązek: • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej; • pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych; • pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (lub w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem); • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną, niezbędne do wykonywania tej pracy. Pracodawca i pracownik będą mogli ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania bezpieczeństwa. W takiej sytuacji pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu będą brane pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Co istotne w myśl rozwiązań przyjętych w projekcie zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128). Ochrona danych osobowych: obowiązek określenia procedur Zgodnie z projektem pracodawca będzie określał procedury ochrony danych osobowych przyjmowanych przez pracodawcę na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzał w miarę potrzeb instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Natomiast pracownik wykonujący pracę zdalną będzie potwierdzał zapoznanie się z procedurami przygotowanymi przez pracodawcę. Będzie także zobowiązany do ich przestrzegania. Jest to rozwiązanie podobne do regulacji o telepracy. Obowiązek równego traktowania Na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników pracodawca będzie zobowiązany umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej. Ponadto pracodawca będzie musiał równo traktować wszystkich pracowników, w tym pracownika pracującego zdalnie. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być przez pracodawcę traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy W stosunku do pracownika wykonującego pracę w formie zdalnej pracodawca będzie realizował obowiązki w zakresie BHP, przewidziane w Dziale X KP z pewnymi włączeniami ze względu na specyfikę i rodzaj pracy. Będzie m.in. zobowiązany do dokonania oceny ryzyka zawodowego uwzględniającej wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne pracy zdalnej. Kontrola przez pracodawca pracy zdalnej Oprócz obowiązków, które zostały nałożone na pracodawcę, projekt przewiduje uprawnienie pracodawcy do skontrolowania pracownika pracującego zdalnie. Zgodnie z dodanym art. 6728 KP pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Kontrola ta będzie obejmować wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, w tym zasad BHP oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. Zasady przeprowadzania kontroli będą określane w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie. W przypadku ich braku zasady kontroli będą określane w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem. Kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. Pracodawca będzie musiał dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych w żaden sposób nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób. Co ważne kontrola nie będzie mogła utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. W sytuacji, kiedy pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz procedur ochrony danych osobowych będzie on mógł zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie. Pracodawca będzie mógł także cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika. W takim przypadku pracownik będzie musiał rozpocząć pracę w dotychczasowym miejscu pracy, w terminie określonym przez pracodawcę.
Projekt ustawy o pracy zdalnej reguluje m.in. obowiązki pracodawcy związane z zapewnieniem materiałów i narzędzi pracy, pokryciem kosztów związanych z pracą zdalną oraz ochroną danych osobowych. Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę ma odbywać się w porozumieniu z pracownikiem, z poszanowaniem prywatności i zasad bezpieczeństwa.