Tryb zastosowania kary nagany

Ustawowy termin uprawniający pracodawcę do zastosowania kary porządkowej nagany ma charakter prekluzyjny, co oznacza, że po jego upływie pracodawca traci prawo do ukarania pracownika. Powódka wniosła o uchylenie kary porządkowej nagany, argumentując naruszenie procedury nakładania kary. Wyrok sądu potwierdził naruszenia terminów przez pracodawcę oraz brak formalnego zawiadomienia powódki o rodzaju i dacie naruszenia obowiązków pracowniczych.

Tematyka: kara porządkowa, kara nagany, terminy przedawnienia, odpowiedzialność dyscyplinarna pracowników, naruszenie procedur, formalności przy nakładaniu kar

Ustawowy termin uprawniający pracodawcę do zastosowania kary porządkowej nagany ma charakter
prekluzyjny, co w praktyce oznacza, że po jego upływie pracodawca traci prawo do ukarania pracownika.
Stan faktyczny
Powódka - S.S. wniosła o uchylenie kary porządkowej nagany. Wskazała, że 21.7.2022 r. otrzymała karę nagany za
naruszenie organizacji i porządku pracy, polegające na nierzetelnym prowadzeniu ewidencji czasu pracy. Pozwany -
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w B. (dalej także: MOPS lub pracodawca) zarzucił jej nierzetelne wykonywanie
obowiązków. Powódka podniosła, że pozwany naruszył tryb nakładania kary i nałożył ją po terminie umożliwiającym
jej zastosowanie.
Wyrokiem z 2.2.2023 r. SR w Tychach uchylił ww. karę. SR ustalił, że powódka była zatrudniona u pozwanego od
9.1.2012 r., w tym od 1.1.2015 r. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, na stanowisku asystenta
rodziny, w pełnym wymiarze czasu pracy. Pismem z 27.6.2022 r. złożono skargę, zarzucając powódce nienależyte
wykonywanie obowiązków, m.in.: niepojawianie się na umówionych wizytach, brak obecności podczas wizyt
lekarskich i w ZUS, przedkładanie do podpisu pustych kartek i antydatowanie, wchodzenie do mieszkania bez
pukania. Powódka pismem z 30.6.2022 r. ustosunkowała się do ww. zarzutów. Powódka pismem z 21.7.2022 r.
została zawiadomiona o wymierzeniu kary porządkowej nagany z powodu naruszenia ustalonej organizacji
i porządku w procesie pracy, polegającego na nierzetelnym prowadzeniu ewidencji czasu pracy i nierzetelnym
wykonywaniu obowiązków. Kara została wymierzona po uprzednim wysłuchaniu wyjaśnień powódki, pouczono także
o prawie do wniesienia sprzeciwu, co powódka uczyniła 26.7.2022 r.
Tryb nakładania kary porządkowej
SR wskazał, że regulacja o odpowiedzialności dyscyplinarnej pracowników zawarta została w art. 108-113 KP, który
przewiduje, że:
1. kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu
obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia (art. 109 § 1 KP);
2. kara porządkowa może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 KP);
3. o zastosowanej karze porządkowej pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia
obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go
o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych
pracownika (art. 110 KP);
4. jeżeli zastosowanie kary porządkowej nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni
od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw (art. 112 § 1 zd. 1 KP);
5. o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej
pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia
jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu (art. 112 § 1 zd. 2 i 3 KP);
6. pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu
wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary porządkowej (art. 112 § 2 KP).
W art. 109 KP ustawodawca określił bieg terminu przedawnienia uprawnienia pracodawcy do nałożenia kary
porządkowej. Zgodnie z tą regulacją, pracodawca traci prawo wymierzenia kary porządkowej po upływie dwóch
tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, za który może być nałożona kara
porządkowa. Ponadto, bez względu na datę powzięcia wiadomości o przyczynie uzasadniającej nałożenie kary
porządkowej, kara nie może być nałożona na pracownika po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia
obowiązków pracowniczych. SR wskazał, że wymierzenie kary porządkowej po upływie terminów określonych
w art. 109 § 1 KP jest aktem bezprawnym, a więc dokonanym z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.
Pozwany dopuścił się tego naruszenia. Zdarzenia, w związku z którymi, zastosowano wobec powódki karę nagany
miały miejsce 10.5.2022 r. oraz od 1.12.2021 r. do 11.1.2022 r. i 30.5.2022 r. Decyzję o nałożeniu kary pozwany
podjął 21.7.2022 r. twierdząc, że przed nałożeniem kary musiał przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.
SR uznał, że pozwany nie dochował terminów z art. 109 § 1 KP. Skargi, będące podstawą wymierzenia kary
porządkowej, wpłynęły do pozwanego 27.6.2022 r. i 30.6.2022 r. Zawiadomienie o wymierzeniu kary powódka
otrzymała 21.7.2022 r., tj. po upływie czternastodniowego terminu. Postępowanie wyjaśniające, które pozwany

miał prawo przeprowadzić, powinno zakończyć się w terminie umożliwiającym – w razie potwierdzenia
zarzutów opisanych w skardze – wymierzenie powódce kary porządkowej. Przełożony powódki zapoznał się ze
ww. skargami 28.6.2022 r. i maksymalnie od tej daty, należało liczyć czternastodniowy termin na wymierzenie kary
porządkowej. Tempo przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego obciąża pracodawcę. Co więcej,
przedawnienie karania następuje także z upływem trzech miesięcy od daty zdarzenia, za które pracodawca mógłby
nałożyć na pracownika karę porządkową. Najstarsze chronologicznie zdarzenia, będące podstawą nałożenia nagany,
miały miejsce w okresie od grudnia 2021 r. do stycznia 2022 r. Natomiast pozwany wymierzył karę w lipcu 2022 r.
Przekroczył więc trzymiesięczny termin liczony od dnia, w którym pracownik dopuścił się naruszenia obowiązków
pracowniczych, w związku z czym nie mógł zastosować kary porządkowej. W konsekwencji pozwany nie dotrzymał
terminów, o których mowa w art. 109 § 1 KP. Nałożył na powódkę karę nagany po upływie 2 tygodni od powzięcia
wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, a także po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się jednego
z naruszeń. Z ww. przyczyn nałożona kara nagany nie spełnia wymogów formalnych i nie wywiera żadnych skutków
w sferze stosunku pracy. Mając powyższe na względzie, w oparciu o stosowany a contrario art. 109 § 1 KP SR
uwzględnił powództwo.
Stanowisko SO
SO uznał, że apelacja pracodawcy nie zasługuje na uwzględnienie. SO podzielił ustalenia faktyczne SR. Co do
zasady trafna jest też - zdaniem SO - konkluzja co do zasadności żądania powódki. Większość zarzutów pozwanego
okazała się chybiona.
SO uznał, że pracodawca udzielając powódce kary naruszył wymogi formalne. Zgodnie z art. 109 § 1 KP kara
porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku
pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Powołaną regulację należy
interpretować pomocniczo z uwzględnieniem orzecznictwa dotyczącego art. 52 § 2 KP, który przewiduje, że
rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od
uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Bieg tego terminu
rozpoczyna się od chwili, w której pracodawca uzyskał w dostatecznym stopniu wiarygodne informacje uzasadniające
jego przekonanie, że pracownik dopuścił się czynu nagannego w stopniu usprawiedliwiającym niezwłoczne
rozwiązanie umowy o pracę, czyli od zakończenia, podjętego niezwłocznie i sprawnie przeprowadzonego,
wewnętrznego postępowania sprawdzającego uzyskane przez pracodawcę wiadomości o niewłaściwym
zachowaniu pracownika. Na tej podstawie pracodawca musi mieć możliwość podjęcia racjonalnej decyzji (wyrok
SN z 22.3.2016 r., II PK 37/15,
). Terminy te mają charakter prekluzyjny: po ich upływie pracodawca
traci prawo do ukarania pracownika czy też zwolnienia go bez wypowiedzenia. Termin ten rozpoczyna bieg od
powzięcia tych wiadomości przez podmiot uprawniony do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa
pracy. Pozwany dowiedział się o przyczynie ukarania powódki, a w szczególności o datach dopuszczenia się przez
nią naruszeń ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy 6.7.2022 r. Wówczas spisano protokół w obecności
przełożonego powódki - osoby uprawnionej do ukarania powódki. Następnie 21.7.2022 r. wysłuchano powódkę i tego
samego dnia zawiadomiono ją o ukaraniu. Miało to miejsce w 15 dniu od powzięcia przez pozwanego wiadomości
o przyczynie ukarania, a więc po upływie terminu wynikającego z art. 109 § 1 KP.
Pozwany dopuścił się również naruszenia art. 110 KP, który przewiduje, iż o zastosowanej karze porządkowej
pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę
dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. Tymczasem w zawiadomieniu o ukaraniu powódki nie
wskazano na piśmie dat dopuszczenia się przez powódkę naruszenia obowiązków pracowniczych.
Podsumowując, SO uznał, że skoro pracodawca, nakładając na powódkę karę nagany naruszył wymogi formalne
przewidziane w art. 109 § 1 KP i art. 110 KP, to uchylono tę karę. SO oddalił apelację pozwanego jako bezzasadną.

Komentarz
Ustawodawca przewidział odpowiedzialność porządkową pracowników, katalog kar porządkowych, do których należy
kara upomnienia i kara nagany, a także tryb zastosowania ww. kar. Właśnie to było przedmiotem rozważań sądów
orzekających w niniejszej sprawie. Sądy obu instancji konsekwentnie wskazały, że naruszenie wymogów formalnych
związanych z nakładaniem kary pieniężnej, ma doniosłe skutki zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Takie
zachowanie pracodawcy powoduje bowiem, że kara podlega uchyleniu i jako taka nie wywiera żadnych skutków
w sferze stosunku pracy. Taka sytuacja zaistniała - zdaniem tak SR, jak i SO - w rozpatrywanej sprawie. Pomimo
stwierdzenia na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego faktu naruszenia przez powódkę obowiązków
pracowniczych, kara nagany została uchylona z uwagi na ww. kwestie formalne.

Wyrok Sądu Okręgowego w Katowicach - XI Wydział Ubezpieczeń Społecznych z 20.4.2023 r., XI Pa 39/23,

Sądy orzekające uznały, że naruszenie wymogów formalnych przy nakładaniu kary porządkowej ma doniosłe skutki dla pracodawcy i pracownika. W przypadku niniejszej sprawy kara nagany została uchylona ze względu na naruszenie procedur, mimo stwierdzonego naruszenia obowiązków przez powódkę.