L4 podczas wypowiedzenia a obowiązki pracodawcy

Okres wypowiedzenia umowy o pracę to specyficzny czas w relacjach między zatrudniającym a zatrudnionym. Z jednej strony obie strony przygotowują się do zakończenia współpracy, z drugiej – pracownik nadal ma obowiązek sumiennie wykonywać swoje zadania, a pracodawca – zapewniać mu pracę i wypłacać umówione wynagrodzenie. Sytuacja ta ulega jednak skomplikowaniu, gdy w grę wchodzi czasowa niezdolność do pracy potwierdzona zwolnieniem lekarskim, potocznie nazywanym L4. Dla pracodawców pojawienie się takiego dokumentu rodzi szereg wątpliwości prawnych, organizacyjnych i finansowych. W poniższym artykule szczegółowo omawiamy obowiązki pracodawcy, prawa pracownika oraz procedury, które należy wdrożyć, gdy pracownik przebywa na l4 podczas wypowiedzenia.

Wpływ zwolnienia lekarskiego na bieg okresu wypowiedzenia

Jednym z najpowszechniejszych nieporozumień na gruncie prawa pracy jest przekonanie, że przedstawienie zwolnienia lekarskiego w okresie wypowiedzenia powoduje zawieszenie lub przedłużenie tego okresu. Warto kategorycznie wyjaśnić tę kwestię: l4 podczas wypowiedzenia nie ma żadnego wpływu na datę rozwiązania stosunku pracy. Okres wypowiedzenia biegnie nieprzerwanie i kończy się w pierwotnie ustalonym terminie.

Zasada ta wynika bezpośrednio z konstrukcji przepisów Kodeksu pracy. Ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę w czasie usprawiedliwionej nieobecności (w tym choroby), którą gwarantuje art. 41 Kodeksu pracy, dotyczy wyłącznie momentu składania oświadczenia woli o wypowiedzeniu przez pracodawcę. Oznacza to, że pracodawca nie może wręczyć pracownikowi wypowiedzenia, gdy ten przebywa już na zwolnieniu lekarskim. Jeśli jednak wypowiedzenie zostało skutecznie doręczone w czasie, gdy pracownik był zdrowy i świadczył pracę (lub przebywał w pracy), a dopiero później zachorował, ochrona z art. 41 Kodeksu pracy nie ma już zastosowania. Stosunek pracy rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia, bez względu na to, czy pracownik w tym dniu będzie zdrowy, czy nadal niezdolny do pracy.

Obowiązki płatnicze pracodawcy – wynagrodzenie chorobowe i zasiłek

Choroba pracownika w okresie wypowiedzenia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia mu środków utrzymania, choć charakter tych wypłat ulega zmianie. Pracodawca must precyzyjnie ustalić, jakie świadczenie i z jakich środków należy wypłacić pracownikowi.

Wynagrodzenie chorobowe (art. 92 Kodeksu pracy)

Za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – do 14 dni, pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia. Środki te wypłaca pracodawca ze swoich funduszy. Należy pamiętać, że limit 33 lub 14 dni dotyczy całego roku kalendarzowego i sumuje się ze wszystkimi wcześniejszymi okresami chorobowymi u tego oraz poprzednich pracodawców w danym roku. Jeśli limit ten nie został wyczerpany, pracodawca musi naliczyć i wypłacić wynagrodzenie chorobowe za dni choroby przypadające w okresie wypowiedzenia.

Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego

Począwszy od 34. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (lub odpowiednio 15. dnia w przypadku osób powyżej 50. roku życia), pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy. Zasiłek jest finansowany ze środków Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To, kto fizycznie wypłaca zasiłek, zależy od statusu płatnika składek:

Pracodawcy zatrudniający powyżej 20 osób (wg stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku) są płatnikami zasiłków – wypłacają zasiłek chorobowy bezpośrednio pracownikowi, a wypłacone kwoty rozliczają w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne w deklaracjach ZUS DRA.
Pracodawcy zatrudniający do 20 osób nie są uprawnieni do wypłaty zasiłków – w ich imieniu zasiłek chorobowy wypłaca bezpośrednio ZUS, po uprzednim przekazaniu przez pracodawcę zaświadczenia płatnika składek na druku ZUS Z-3.

Choroba trwająca po rozwiązaniu umowy o pracę

Jeżeli zwolnienie lekarskie obejmuje okres po rozwiązaniu stosunku pracy, z dniem ustania zatrudnienia wygasa tytuł do ubezpieczenia chorobowego. Niemniej jednak, były pracownik nie traci prawa do środków finansowych. Zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia jest wypłacany bezpośrednio przez ZUS, pod warunkiem że spełnione zostaną łącznie następujące przesłanki:

Niezdolność do pracy trwała bez przerwy co najmniej 30 dni.
Niezdolność ta powstała w ciągu 14 dni od ustania stosunku pracy (lub w ciągu 20 dni w przypadku choroby zakaźnej, której objawy ujawniły się później).

Obowiązkiem pracodawcy w takiej sytuacji jest niezwłoczne wypełnienie i przekazanie do ZUS formularza Z-3, co umożliwi byłemu pracownikowi sprawne uzyskanie świadczenia z organu rentowego.

Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia a choroba

Zgodnie z art. 167[1] Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany wykorzystać urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Jest to jednostronna decyzja pracodawcy, która nie wymaga zgody pracownika. Pozwala to pracodawcy na uniknięcie konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Sytuacja ta ulega jednak diametralnej zmianie w przypadku wystąpienia choroby. Zgodnie z art. 166 Kodeksu pracy, niezdolność do pracy z powodu choroby przerywa udzielony urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że:

Dni, w których pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, nie mogą być traktowane jako dni urlopu.
Za czas choroby pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek, a nie wynagrodzenie urlopowe.
Niewykorzystane dni urlopu powracają do puli pracownika.

Jeżeli z powodu trwającej choroby pracownik nie będzie mógł wykorzystać urlopu w naturze przed ostatecznym rozwiązaniem umowy o pracę, pracodawca ma bezwzględny obowiązek wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi naruszenie praw pracowniczych i może skutkować sprawą przed sądem pracy.

Zwolnienie dyscyplinarne a L4 w okresie wypowiedzenia

Częstym pytaniem ze strony pracodawców jest to, czy w okresie wypowiedzenia, gdy pracownik przebywa na L4, można rozwiązać z nim umowę w trybie natychmiastowym z jego winy (tzw. zwolnienie dyscyplinarne na podstawie art. 52 Kodeksu pracy). Odpowiedź brzmi: tak, jest to prawnie dopuszczalne.

Przebywanie na zwolnieniu lekarskim nie chroni pracownika przed rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia z jego winy, jeśli zaistnieją ku temu ustawowe przesłanki (np. ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienie przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie czy zawiniona utrata uprawnień). Jeżeli pracodawca dowie się o takim naruszeniu (które mogło mieć miejsce jeszcze przed chorobą lub w jej trakcie – np. wykonywanie pracy dla innego podmiotu podczas L4), może rozwiązać umowę w trybie art. 52 KP. Należy jednak pamiętać o zachowaniu miesięcznego terminu od momentu uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Uprawnienia kontrolne pracodawcy – jak weryfikować L4?

Pracodawcy często podejrzewają, że nagłe zwolnienie lekarskie tuż po wręczeniu wypowiedzenia ma charakter instrumentalny i służy jedynie uniknięciu świadczenia pracy lub przedłużeniu płatnej nieobecności. Prawo pracy daje zatrudniającym narzędzia do weryfikacji takich sytuacji.

Pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, ma prawo do samodzielnego przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Kontrola ta polega na sprawdzeniu, czy pracownik w okresie orzeczonej niezdolności do pracy nie wykonuje pracy zarobkowej lub nie wykorzystuje zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem (np. wyjazd wypoczynkowy, remont, praca w innym miejscu). Kontrolę mogą przeprowadzić upoważnieni pracownicy działu kadr lub zewnętrzna wyspecjalizowana firma.

Mniejsi pracodawcy (zgłaszający do 20 ubezpieczonych) nie mogą przeprowadzić takiej kontroli samodzielnie, ale mają prawo wystąpić z pisemnym wnioskiem o jej przeprowadzenie do właściwego oddziału ZUS. ZUS może wówczas skierować pracownika na badanie przez lekarza orzecznika lub przeprowadzić kontrolę terenową.

Jeżeli w wyniku kontroli zostanie ustalone, że pracownik wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem, traci on prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku za cały okres tego zwolnienia. Ponadto, może to stanowić podstawę do rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym.

Wypowiedzenie umowy przez pracownika a L4

Warto również przeanalizować sytuację, w której to pracownik składa wypowiedzenie umowy o pracę, a następnie udaje się na zwolnienie lekarskie. Motywacje mogą być różne – od rzeczywistego pogorszenia stanu zdrowia wywołanego stresem związanym z odejściem, po chęć wcześniejszego zakończenia świadczenia pracy bez utraty dochodów.

W tym przypadku zasady są tożsame: okres wypowiedzenia biegnie normalnie, a umowa rozwiazuje się z upływem przewidzianego terminu. Pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek za czas niezdolności do pracy. Pracownik z kolei musi pamiętać, że nadużywanie zwolnień lekarskich i wykorzystywanie ich niezgodnie z przeznaczeniem (np. na podjęcie pracy u nowego pracodawcy jeszcze przed formalnym rozwiązaniem poprzedniej umowy) grozi utratą prawa do świadczeń oraz odpowiedzialnością odszkodowawczą.

Obowiązki administracyjne pracodawcy przy rozwiązaniu umowy

Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem, który w ostatnim dniu zatrudnienia przebywa na L4, nakłada na dział kadr obowiązek dopełnienia formalności w ściśle określonych terminach:

Wystawienie świadectwa pracy: Pracodawca ma obowiązek wystawić i wydać (lub wysłać pocztą za potwierdzeniem odbioru) świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Fakt przebywania pracownika na L4 nie zwalnia pracodawcy z tego obowiązku ani nie przesuwa terminu na jego wykonanie. W świadectwie pracy należy precyzyjnie wykazać okresy nieskładkowe (w tym okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego) oraz informacje o wypłaconym ekwiwalencie za urlop.
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń (ZUS ZWUA): Pracodawca musi wyrejestrować byłego pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w terminie 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy.
Przekazanie dokumentów do ZUS: Jeśli choroba pracownika trwa po ustaniu zatrudnienia, pracodawca musi niezwłocznie przekazać do ZUS zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3, aby umożliwić ZUS-owi przejęcie wypłaty zasiłku chorobowego.

Praktyczny przykład (Case Study)

Rozważmy przypadek pani Anny, zatrudnionej na stanowisku specjalisty ds. marketingu. W dniu 31 października pracodawca wręczył jej wypowiedzenie umowy o pracę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, który upływał 30 listopada. Pracodawca nakazał pani Annie wykorzystanie 5 dni pozostałego urlopu wypoczynkowego w okresie od 20 do 24 listopada.

W dniu 15 listopada pani Anna przedstawiła zwolnienie lekarskie (e-ZLA) na okres od 15 do 28 listopada. Jakie kroki musiał podjąć pracodawca i jak wpłynęło to na rozliczenie?

Bieg wypowiedzenia: Umowa o pracę pani Anny rozwiązała się zgodnie z planem w dniu 30 listopada. Choroba nie przedłużyła tego terminu.
Rozliczenie urlopu: Zaplanowany na dni 20-24 listopada urlop został przerwany przez chorobę. Ponieważ pani Anna odzyskała zdolność do pracy 29 listopada, pracodawca mógł podjąć próbę udzielenia jej urlopu w naturze na ostatnie dwa dni zatrudnienia (29 i 30 listopada). Za pozostałe 3 dni niewykorzystanego urlopu pracodawca musiał wypłacić ekwiwalent pieniężny w dniu rozwiązania umowy (30 listopada).
Wypłata świadczeń: Za okres od 15 do 28 listopada pani Anna otrzymała wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę (ponieważ nie wyczerpała wcześniej limitu 33 dni w roku). Za dni 29 i 30 listopada otrzymała standardowe wynagrodzenie za pracę (lub wynagrodzenie urlopowe, jeśli przebywała wtedy na urlopie).
Dokumentacja: W dniu 30 listopada pracodawca sporządził świadectwo pracy, wykazując w nim okres niezdolności do pracy oraz informację o wypłacie ekwiwalentu za urlop, i wysłał je listem poleconym na adres domowy pani Anny.

Najczęstsze błędy pracodawców i jak ich unikać

Ignorowanie przepisów prawa pracy lub działanie pod wpływem emocji często prowadzi pracodawców do błędów, które mogą skończyć się kosztownym procesem przed sądem pracy. Do najczęstszych uchybień należą:

Bezprawne wydłużanie okresu wypowiedzenia: Próby jednostronnego przesunięcia daty rozwiązania umowy o czas trwania zwolnienia lekarskiego. Jest to działanie całkowicie bezprawne.
Odmowa wypłaty wynagrodzenia chorobowego: Wstrzymywanie należnych świadczeń z powodu subiektywnego przekonania, że zwolnienie jest „naciągane”, bez przeprowadzenia oficjalnej procedury kontrolnej.
Niewypłacenie ekwiwalentu za urlop: Brak wypłaty ekwiwalentu w ostatnim dniu zatrudnienia pod pretekstem, że pracownik „sam sobie zaszkodził, idąc na L4”. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu ma charakter bezwzględny.
Zwlekanie z wydaniem świadectwa pracy: Oczekiwanie z wystawieniem dokumentu na moment, aż były pracownik wyzdrowieje i osobiście zgłasi się do firmy. Świadectwo pracy musi zostać wysłane niezwłocznie po rozwiązaniu umowy.

Uniknięcie tych błędów wymaga od działów kadr ścisłego trzymania się procedur i terminów określonych w Kodeksie pracy oraz ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Podsumowanie

Zwolnienie lekarskie w okresie wypowiedzenia to sytuacja wymagająca od pracodawcy dużej precyzji w działaniu. Choć l4 podczas wypowiedzenia nie przedłuża trwania umowy o pracę, to generuje dodatkowe obowiązki po stronie płatnika składek – zarówno finansowe (konieczność wypłaty wynagrodzenia chorobowego lub ekwiwalentu za urlop), jak i administracyjne (terminowe wystawienie świadectwa pracy i przekazanie dokumentów do ZUS). Rzetelne podejście do tych obowiązków i znajomość przysługujących uprawnień kontrolnych pozwalają pracodawcy na sprawne i w pełni zgodne z prawem zakończenie stosunku pracy, minimalizując ryzyko wystąpienia sporu przed sądem pracy.