Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Komisja Nadzwyczajna do spraw zmian w kodyfikacjach analizuje prezydencki projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw. Zmiany w KSH mają objąć możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialności przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Planowane nowelizacje mają na celu umożliwienie transmisji obrad, dwustronnej komunikacji oraz wykonywania prawa głosu na zgromadzeniach przy użyciu środków elektronicznych.

Tematyka: zgromadzenie wspólników, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, środki komunikacji elektronicznej, Kodeks spółek handlowych, transmisja obrad, dwustronna komunikacja, prawo głosu, uchwały, protokołowanie, tajne głosowanie, udział zdalny, walne zgromadzenie, akcjonariusze

Komisja Nadzwyczajna do spraw zmian w kodyfikacjach analizuje prezydencki projekt ustawy o zmianie
ustawy - Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy Nr 3142). Zmiany w KSH
mają objąć możliwość przeprowadzenia zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialności
przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (tj. także przez internet).
Zgodnie z obecnym brzmieniem ustawy z 15.9.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (t.j.: Dz.U. z 2019 r. poz. 505 ze
zm.,dalej jako: KSH) zgromadzenia wspólników spółki z o.o. odbywają się co do zasady w siedzibie spółki, tj.
w miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki. Ponadto, gdy spółka została założona w internetowym
systemie S-24 podejmowanie uchwał jest możliwe przez Internet, z tym że podjęcie uchwały w takim trybie wymaga
uczestnictwa wszystkich wspólników. W rezultacie istniejące rozwiązania wykluczają w praktyce możliwość
podejmowania uchwał drogą elektroniczną przez zgromadzenie wspólników w większości spółek z o.o.
Planowana zmiana ma przyjąć następujące brzmienie:
„Art. 2341 § 1. Umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków
komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:
1) transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
2) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad
zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
3) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
§ 2. W przypadku, gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków
komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom
i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji
elektronicznej.
§ 3. Przy wykonywaniu prawa głosu na zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, wspólnik może zgłosić
sprzeciw co do uchwały.
§ 4. Do uchwał podejmowanych na zgromadzeniu wspólników, o którym mowa w § 1, nie stosuje się art. 247 § 2”.
Należy zauważyć, że takie rozwiązanie jest już możliwe w przypadku spółek akcyjnych, a nie istnieją żadne
merytoryczne argumenty nakazujące różnicowanie spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych
w tym zakresie. Zgodnie z przepisem art. 4065 KSH statut może dopuszczać zdalny (tj. za pośrednictwem środków
komunikacji elektronicznej) udział w walnym zgromadzeniu. Regulacja dopuszczająca udział w walnym
zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak również praktyka wykonywania takich
postanowień statutu powinny zapewnić transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym,
zapewnić dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się
w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia,
umożliwić wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia –
należy przyjąć, że wykonywanie prawa głosu oczywiście również może być dokonywane w trakcie przebywania
w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia.
Odpowiednie zmiany mają dotyczyć protokołowania zgromadzeń wspólników spółki z ograniczoną
odpowiedzialnością. Tak jak to ma miejsce dotychczas, w protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania
zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych
za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników
zgromadzenia wspólników. Natomiast podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego za pomocą środków
komunikacji elektronicznej nie będą wymagane. Pozwala to na wzięcie udziału w takim zgromadzeniu wspólników
osobom znajdującym się w jakimkolwiek miejscu na świecie.
Uchwały pisemne powzięte w sposób tradycyjny zarząd wpisuje do księgi protokołów, natomiast uchwały powzięte
przy pomocy środków komunikacji elektronicznej dołączać się będzie do księgi protokołów w postaci transkrypcji
protokołu elektronicznego poświadczonej podpisami zarządu oraz dołącza się zapis audio-wideo zgromadzenia
wspólników odbytego za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Uchwały w spółkach założonych przy

pomocy systemu S-24 dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał z systemu
teleinformatycznego poświadczonych podpisami zarządu.
Krytycznie należy ocenić rozwiązanie wyłączające zastosowanie przepisu art. 247 § 2 KSH. Przywołana norma
prawna stanowi, że tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków
organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych oraz
że należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na
zgromadzeniu wspólników.
Wyłączenie tajności głosowania uchwał podejmowanych przy udziale wspólników korzystających ze środków
komunikacji elektronicznej należy uznać za zbyt daleko idące. W uzasadnieniu nie wskazano wyjaśnienia dla takiego
rozwiązania, zaś KSH nie przewiduje takiej regulacji również w przepisach o spółce akcyjnej. Nie wydaje się, by
sama idea oddawania głosu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wyłączała możliwość dokonania tej
czynności w głosowaniu tajnym, zaś dostępne w obrocie technologie pozwalają na możliwość zachowania tajności
głosowania. „Przewidziane w projekcie rozwiązanie przewiduje ponadto wyłączenie tajności wszystkich głosów
oddanych za uchwałą, w odniesieniu do której chociaż jeden wspólnik głosował przy wykorzystaniu środków
komunikacji elektronicznej, a więc również i tych wspólników, którzy w takim zgromadzeniu wzięli udział osobiście.
Na uwagę zasługuje fakt, że de lege lata w spółce z o.o. wyłączenie tajności głosowania może nastąpić uchwałą
zgromadzenia wspólników tylko w jednej, wąskiej kategorii spraw (art. 247 § 3 KSH), natomiast w regulacji
dotyczącej spółki akcyjnej (art. 4112 § 5 KSH), gdzie dozwolone jest głosowanie drogą korespondencyjną,
skorzystanie z tej drogi jest równoznaczne ze zgodą akcjonariusza na rezygnację z tajnego trybu głosowania”
(Stanowisko Rządu wobec prezydenckiego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych, s. 2).
Nie do końca zrozumiałe jest także zamieszczenie w proj. przepisie art. 2341 § 3 KSH regulacji, że wspólnik
wykonujący prawo głosów na zgromadzeniu wspólników odbywanym za pomocą środków komunikacji elektronicznej,
może zgłosić sprzeciw do uchwały. Uprawnienie do złożenia sprzeciwu do uchwały wynika dla wspólników spółki
z ograniczoną odpowiedzialnością przede wszystkim z przepisów art. 239 § 1, art. 240, art. 250 pkt 2 KSH,
a skorzystanie z tego uprawnienia jest przesłanką do zaskarżenia uchwały. Nie ma zatem potrzeby powtarzania
przepisu przyznającego to uprawnienie dla uchwał podejmowanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
tym bardziej, że uzasadnienie projektu ustawy nie wskazuje przyczyn podkreślenia przyznania tego uprawnienia
poprzez zamieszczenie szczególnego przepisu.

Zaproponowane zmiany mają na celu usprawnienie procesów związanych z przeprowadzaniem zgromadzeń wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością poprzez wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej. Nowe przepisy mają także wprowadzić ułatwienia w zakresie dokumentowania uchwał podjętych w ten sposób oraz usprawnić możliwość uczestnictwa w zgromadzeniach wspólników osobom z różnych lokalizacji geograficznych.