Elektroniczne zgromadzenie wspólników w sp. z o.o.

Ustawa z 19.7.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych wprowadza istotne zmiany w zakresie funkcjonowania najpopularniejszej formy prowadzenia działalności w Polsce. Możliwość elektronicznego zgromadzenia wspólników od sierpnia ułatwia podejmowanie decyzji bez konieczności fizycznego stawienia się w jednym miejscu. Nowelizacja uwzględnia również telezgromadzenia, telekonferencje oraz udział pełnomocników.

Tematyka: elektroniczne zgromadzenie wspólników, telezgromadzenie, telekonferencja, pełnomocnik, protokół elektroniczny, nowelizacja, Kodeks spółek handlowych, zmiany, uchwały elektroniczne

Ustawa z 19.7.2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1543), wprowadza
istotne zmiany w zakresie funkcjonowania najpopularniejszej w Polsce formy prawnej prowadzenia
działalności. Ciążący na spółce z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek odbycia zgromadzenia
wspólników, wraz z początkiem sierpnia uwzględnia możliwość jego zwołania przy wykorzystaniu środków
komunikacji elektronicznej (tj. także przy wykorzystaniu Internetu). Projekt ustawy będący wyrazem
inicjatywy ustawodawczej prezydenta i zaakceptowany w pierwotnym kształcie przez ciało legislacyjne,
oznacza zatem, że coroczne udzielanie absolutorium członkom zarządu, rozpatrywanie i zatwierdzanie jego
sprawozdania z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, czy też
podejmowanie decyzji o podziale zysku albo pokryciu straty może odtąd nastąpić bez konieczności
werbowania wszystkich wspólników przebywających poza granicami kraju do jednego punktu - siedziby
spółki celem powzięcia uchwał.
• Zgromadzenie wspólników odbywać się może również w postaci telezgromadzenia bądź telekonferencji.
• Nowelizacja uwzględnia udział i dopuszczenie do głosowania pełnomocnika na zgromadzeniu prowadzonym trybie
art. 2341 KSH.
• Protokół z elektronicznego zgromadzenia wspólników nie musi zawierać podpisów wspólników na liście obecności.
Telezgromadzenie i telekonferencja
Zgodnie, z dodanym art. 2341 KSH, elektroniczny tryb uwzględnia wybór spośród dwóch instytucji:
telezgromadzenia - transmisji obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym; lub wideokonferencji -
dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad
zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników. A zatem,
pierwsza forma jest przeniesieniem obrad obywających się w miejscu wskazanym w umowie spółki poprzez
emitowanie zarejestrowanego obrazu i dźwięku do różnych miejsc, w których stacjonują pozostali wspólnicy (ich
miejsca również muszą zostać wskazane przez spółkę). W przypadku wideokonferencji wspólnik może dołączyć do
obrad, z dowolnego miejsca, byleby miał dostęp do komunikacji elektronicznej. Spółka o wykorzystaniu środka
komunikacji elektronicznej w przeprowadzeniu zgromadzenia wspólników musi zawrzeć odpowiedni zapis w umowie
spółki – czyni to dwupłaszczyznowo – z jednej strony dopuszczając w ogóle taką możliwość, z drugiej – wskazując
wybór formy zgromadzeń z jednoczesnym uwypukleniem miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący
zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki.
Reprezentacja przez pełnomocnika
Artykuł 2341 ust. 3 KSH stanowi, że wspólnik wykonuje prawo głosu przed lub w toku zgromadzenia
wspólników osobiście lub przez pełnomocnika – zgodnie jednak z uzasadnieniem do projektu ustawy (druk
sejmowy Nr 3142) obecność umocowanego do reprezentacji powinna stanowić wyjątek z racji samej istoty
nowelizacji. Uchwalony przepis już bowiem sam w sobie ma umożliwić wspólnikowi udział w obradach – czyni to
poprzez założenie i odgórną eliminację potencjalnych trudności czyhających na wspólnika w razie konieczności jego
stawiennictwa w konkretnym miejscu. Niemniej jednak, uprawnienie takie jest expressis verbis wyrażone w ustawie,
w konsekwencji czego jego wykorzystanie skutkuje obowiązkiem - wspólnik ustanawiający swojego mocodawcę
zobligowany jest sporządzić pełnomocnictwo w formie pisemnej i dostarczyć je do spółki przed rozpoczęciem
właściwego zgromadzenia wspólników.
Protokół elektronicznego zgromadzenia wspólników
Protokół stanowiący zwieńczenie obrad zgromadzenia wspólników w zasadzie nie odbiega znacząco od dotychczas
przyjętej formuły, w teorii. Zgodnie z art. 248 § 2 KSH w protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania
zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych
za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy – praktyka ta pozostaje niezmienną. Z racji jednak tego, że protokół
powzięty w trybie art. 2341 ust. 3 KSH jest zapisem audio-wideo, by dopełnić formalności sprawozdawczych
wskazanych powyżej, koniecznym jest dokonanie jego transkrypcji, w tym uchwał elektronicznych – dopiero tak
sporządzony zmaterializowany nośnik wraz z zapisem audio – video, dowodami zwołania zgromadzenia wspólników
przez zarząd oraz listą wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowi
kompletną i pełnoprawną dokumentację, gotową do zamieszczenia w księdze protokołów. Novum stanowi jedynie
brak obowiązku składania podpisów na liście obecności – fakt ten jest bowiem dostatecznie poświadczony
protokolarnym zapisem audio – wideo.

Ujednolicenie rozbieżności interpretacyjnych
Wprowadzone nowelizacją rozwiązanie jest nie tylko przejawem liberalizacji formalnej przełamującej bariery
organizacyjne i techniczne, ale także potrzebą wskazania wyraźnej podstawy – przepisu do stosowania nadanego
uprawnienia. Istniejący art. 234 § 2 KSH ograniczający miejscowo zgromadzenie wspólników do granic RP stanowił
źródło wątpliwości piśmiennictwa odnośnie do uwzględniania praktyki elektronicznej formy zgromadzeń.
Jednocześnie asumptem do snucia alternatywnych rozwiązań wykorzystujących dobrodziejstwo Internetu był fakt
przyjmowania uchwał elektronicznie w przypadku wyboru zakładania spółki przez system S-24, czy ich
podejmowanie w sposób uwzględniający technologiczne ułatwienia porozumiewania się na odległość w spółkach
akcyjnych - na walnych zgromadzeniach akcjonariuszy oraz w radach nadzorczych (także w spółce z o.o.).
Podkreślić również należy, że elektroniczne zgromadzenia wspólników to wzorzec wypracowany już przez
sąsiadów Europy Zachodniej, z którym, wobec jego efektywności, warto się zrównać.

Nowe przepisy eliminują konieczność fizycznej obecności na zgromadzeniach wspólników poprzez wprowadzenie telezgromadzeń i telekonferencji. Obowiązek sporządzenia pisemnego pełnomocnictwa przy reprezentacji przez pełnomocnika oraz transkrypcja protokołu elektronicznego zgromadzenia to kluczowe elementy zmian.