Treść zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników spółki z o.o. w związku z COVID-19
Ustawa z 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID-19 wprowadziła zmiany dotyczące zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wprowadzono dodatkowe elementy treści zawiadomienia, szczegółowo określone w art. 238 § 3 KSH. Zmiany te mają istotne znaczenie dla procesu zwoływania zgromadzenia wspólników.
Tematyka: Zwołanie zgromadzenia wspólników, COVID-19, środki komunikacji elektronicznej, art. 238 KSH, ważność uchwał, zmiany prawne
Ustawa z 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID-19 wprowadziła zmiany dotyczące zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Wprowadzono dodatkowe elementy treści zawiadomienia, szczegółowo określone w art. 238 § 3 KSH. Zmiany te mają istotne znaczenie dla procesu zwoływania zgromadzenia wspólników.
Ustawa z 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 ze zm.; dalej jako: ZmKoronawirusU20) wprowadziła zmiany nie tylko do ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.; dalej jako: KoronawirusU), lecz także zmiany w obowiązujących regulacjach prawnych, które miały umożliwić wykonywanie różnego rodzaju obowiązków ustawowo określonych, w tym m.in. zawartych w Kodeksie spółek handlowych. Wprowadzono dodatkowe elementy treści zawiadomienia wspólników o zwołaniu zgromadzenia wspólników w przypadku gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W szczególności zmieniony został na mocy art. 27 ZmKoronawirusU20 przepis art. 238 KSH, regulujący tryb zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o., poprzez dodanie § 3 następującej treści: „W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał”. „W procesie zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wyróżnić można, co do zasady, dwa etapy. W pierwszym z nich (zwołanie » sensu stricte «) konieczne jest podjęcie przez zarząd (art. 235 § 1 KSH) lub inny uprawniony organ (art. 235 § 2 KSH) decyzji o zwołaniu zgromadzenia w sposób właściwy dla tego organu. Kolejną czynnością jest natomiast wysłanie zaproszeń do wspólników, o jakich mowa w art. 238 KSH. Czynność ta w znacznej mierze ma charakter techniczny, bowiem w istocie jest zawiadomieniem wspólników o treści uchwały o zwołaniu zgromadzenia, podjętej przez uprawniony organ” (wyr.SA w Krakowie z 20.5.2016 r., I ACa 62/16, ). Zgodnie z przepisem art. 238 § 1 KSH - zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną (czyli środkiem pośredniego komunikowania się na odległość), jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. A zatem zawiadomienie może być wysłane wspólnikom pocztą elektroniczną, ale pod trzema warunkami: 1) wspólnik uprzednio wyraził na to zgodę; 2) zgoda musi mieć formę pisemną i 3) powinien być podany przez wspólnika adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. Adres powinien być podany przez wspólnika w treści dokumentu zawierającego wyrażenie zgody bądź w odrębnym dokumencie (wyr. SA w Poznaniu z 10.12.2014 r., I ACa 938/14, ). „Przesłanki stwierdzenia nieważności uchwały zgromadzenia wspólników mogą mieć charakter formalny lub materialny, to jednak uchybienia formalne (np. wadliwość zwołania zgromadzenia), także w stadium poprzedzającym podjęcie uchwały, mogą być skuteczną podstawą żądania stwierdzenia nieważności uchwały tylko wówczas, jeśli wywarły wpływ na jej treść” (wyr. SN z 26.3.2009 r., I CSK 253/08, ). W związku z tym istotne będzie wykazanie, że nie tylko doszło do naruszenia trybu związanego ze zwołaniem zgromadzenia, ale także mogło mieć wpływ na podjęcie uchwały. Z powyższych względów kiedy udział w zgromadzeniu wspólników miałby nastąpić przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, to stosownie do przepisu art. 238 § 3 KSH - w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. W przypadku wyboru takiej formy przeprowadzania zgromadzenia wspólników zwiększone zostały wymagania, gdyż w zawiadomieniu o terminie zgromadzenia wspólników należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. „Wszelkie nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia wspólników podobnie jak inne uchybienia w podejmowaniu uchwały mające wyłącznie formalny charakter mogą stanowić podstawę stwierdzenia nieważności uchwały tylko wtedy, gdy wpływały na jej treść bądź uchwalenie” (wyr. SA w Katowicach z 22.5.2018 r., V AGa 199/18, ). Prawidłowe zawiadomienie wspólników ma istotne znaczenie w aspekcie ważności podjętej uchwały, gdyż uchwały podjęte z naruszeniem ustawowych wymagań proceduralnych są nieważne (wyr. SN z 16.2.2005 r., III CK 296/04, ), choć stwierdzenie nieważności może nastąpić tylko wtedy, gdy dane naruszenie mogło mieć istotny wpływ na treść uchwał (wyr. SN z 5.7.2007 r., II CSK 163/07, Leggalis). Dodany przepis reguluje sytuację, gdy zgromadzenie wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chodzi oczywiście o formy komunikowania się w postaci zindywidualizowanej, która polega na wysyłaniu i odbieraniu wiadomości pomiędzy z góry określonymi co do swojej tożsamości stronami. Ustawa nie określa natomiast jakiego rodzaju narzędzia komunikacyjne mogą być wykorzystane. Należy zatem zadbać, aby w zawiadomieniu znalazły się te dodatkowe elementy określone w art. 238 § 3 KSH, gdyż dla skutecznego podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników wymagane jest prawidłowe zawiadomienie wspólników spółki.
Prawidłowe zawiadomienie wspólników ma kluczowe znaczenie dla ważności podjętych uchwał. Wprowadzone zmiany regulujące zwoływanie zgromadzenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej podnoszą wymagania co do treści zawiadomienia, mając istotny wpływ na skuteczność podjęcia uchwał.