Umocowanie do działania w imieniu spółki

W postanowieniu z 28.6.2022 r. Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił konieczność wykazania umocowania do działania przed sądem administracyjnym poprzez złożenie pełnomocnictwa wraz z dokumentem potwierdzającym umocowanie osób reprezentujących spółkę. Stanowisko sądów wyjaśnia, że nieusunięcie braków formalnych w odpowiednim terminie może skutkować odrzuceniem pisma procesowego.

Tematyka: umocowanie do działania przed sądem, pełnomocnictwo, dokument potwierdzający umocowanie, braki formalne w pismach procesowych, odrzucenie skargi, odrzucenie zażalenia, sąd administracyjny

W postanowieniu z 28.6.2022 r. Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że wykazanie umocowania do
działania przed sądem administracyjnym poprzez złożenie pełnomocnictwa wraz z dokumentem, z którego
wynika umocowanie osób, które udzieliły pełnomocnictwa do reprezentacji strony w dacie jego udzielenia,
jest konieczne dla przyjęcia prawidłowej reprezentacji spółki przez pełnomocnika przed sądem i jego
uprawnienia do podejmowania czynności w jej imieniu.
Stanowisko WSA w Warszawie
Postanowieniem z 24.11.2021 r., III SA/Wa 2345/21,
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odrzucił
skargę S. s.r.o. z siedzibą w (...), Słowacja (dalej: Skarżąca Spółka) na postanowienie Dyrektora Izby Administracji
Skarbowej w Warszawie z 16.7.2021 r. w przedmiocie przedłużenia terminu dokonania zwrotu podatku od towarów
i usług za czerwiec 2017 r. WSA w Warszawie wskazał, że pismem z 15.10.2021 r. - na podstawie zarządzenia
Przewodniczącej Wydziału III WSA w Warszawie z 8.10.2021 r. - wezwano pełnomocnika Skarżącej Spółki do
usunięcia braków formalnych skargi w terminie 7 dni pod rygorem odrzucenia skargi poprzez: złożenie oryginału lub
uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa procesowego do działania w imieniu Skarżącej Spółki przed wojewódzkim
sądem administracyjnym lub przed sądami administracyjnymi oraz złożenie oryginału lub uwierzytelnionego odpisu
dokumentu, z którego wynikałoby umocowanie osób, które udzieliły pełnomocnictwa do reprezentacji Skarżącej
Spółki w dacie jego udzielenia. Powyższe wezwanie zostało doręczone pełnomocnikowi Skarżącej Spółki 20.10.2021
r. W odpowiedzi na powyższe wezwanie pełnomocnik Skarżącej Spółki wniósł o przedłużenie do 10.11.2021 r.,
a następnie do 24.11.2021 r. terminu do wykonania tego wezwania.
W uzasadnieniu ww. postanowienia WSA w Warszawie wskazał, że - pomimo upływu wyznaczonego terminu
pełnomocnik Skarżącej Spółki nie uzupełnił braków formalnych skargi. Ponadto WSA w Warszawie, że
siedmiodniowy termin do uzupełnienia braków formalnych skargi jest terminem ustawowym, w związku z czym nie
może być on skracany ani przedłużany, dlatego też odrzucił skargę.
Stanowisko Skarżącej Spółki
W zażaleniu na ww. postanowienie Skarżąca Spółka zarzuciła naruszenie art. 230 § 3 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo
o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 329; dalej: PostAdmU) i art. 58 § 1 pkt 3
PostAdmU poprzez nieuwzględnienie wniosku o przedłużenie terminu do uiszczenia wpisu od skargi oraz
nieuwzględnienie wniosku o przedłużenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. Mając powyższe na
uwadze Skarżąca Spółka wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości, przekazanie sprawy do
ponownego rozpoznania sądowi pierwszej instancji oraz zasądzenie kosztów postępowania według norm
przepisanych.
Na podstawie zarządzenia z 23.12.2021 r. wezwano pełnomocnika Skarżącej Spółki do uzupełnienia braków
formalnych zażalenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania pod rygorem odrzucenia zażalenia, poprzez
nadesłanie:
1. Oryginału lub uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa procesowego do działania w imieniu strony skarżącej
przed sądami administracyjnymi, w tym przed NSA;
2. Oryginału lub uwierzytelnionego odpisu dokumentu, z którego wynikałoby umocowanie osób, które udzieliły
pełnomocnictwa do reprezentacji Skarżącej Spółki w dacie jego udzielenia.
Powyższe wezwanie z 4.1.2022 r. zostały doręczone pełnomocnikowi Skarżącej Spółki 12.1.2022 r. Niemniej jednak
Skarżąca Spółka nie uzupełniła braków formalnych zażalenia w zakreślonym terminie, a jej pełnomocnik wielokrotnie
zwracał się z wnioskiem o przedłożenie stosownych dokumentów, z uwagi na aktualny brak kontaktu ze Skarżącą
Spółką oraz osobami umocowanymi do jej reprezentacji.
Stanowisko NSA
NSA rozpoczął od przytoczenia stanu prawnego znajdującego zastosowanie w sprawie. Zgodnie z art. 28 § 1
PostAdmU, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne mające zdolność sądową dokonują czynności
w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu. Jak stanowi art. 29 PostAdmU,
przedstawiciel ustawowy lub organ albo osoby, o których mowa w art. 28 PostAdmU, mają obowiązek wykazać swoje
umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu. Z kolei w myśl art. 46 § 3 PostAdmU, do pisma
należy dołączyć pełnomocnictwo lub jego wierzytelny odpis, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który w danej sprawie
nie złożył jeszcze tych dokumentów przed sądem.

Mając powyższe na uwadze NSA podkreślił, że wykazanie umocowania do działania przed sądem
administracyjnym poprzez złożenie pełnomocnictwa wraz z dokumentem, z którego wynika umocowanie
osób, które udzieliły pełnomocnictwa do reprezentacji strony w dacie jego udzielenia, jest zatem konieczne
dla przyjęcia prawidłowej reprezentacji Skarżącej Spółki przez pełnomocnika przed sądem i jego uprawnienia
do podejmowania czynności w imieniu Skarżącej Spółki.
Następnie NSA wskazał, że w rozpoznawanej sprawie w sposób prawidłowy wezwano pełnomocnika Skarżącej
Spółki do uzupełnienia braków formalnych zażalenia poprzez nadesłanie oryginału lub uwierzytelnionego odpisu
pełnomocnictwa procesowego do działania w imieniu Skarżącej Spółki przed sądami administracyjnymi, w tym przed
NSA oraz oryginału lub uwierzytelnionego odpisu dokumentu, z którego wynikałoby umocowanie osób, które udzieliły
pełnomocnictwa do reprezentacji Skarżącej Spółki w dacie jego udzielenia.
Jednocześnie NSA zauważył, że wezwanie do uzupełnienia braków formalnych zażalenia zostało doręczone
pełnomocnikowi Skarżącej Spółki 12.1.2022 r. Zgodnie z zasadami obliczania terminów przewidzianymi w art. 83 § 1
i § 2 PostAdmU termin na jego wykonanie upłynął bezskutecznie 19.1.2022 r. Pełnomocnik Skarżącej Spółki nie
uzupełnił braków zażalenia w wyznaczonym terminie.
Odnosząc się do wniosku pełnomocnika Skarżącej Spółki o przedłużenie terminu do uzupełnienia braków zażalenia
NSA wskazał, że zgodnie z art. 84 PostAdmU przewodniczący może z ważnej przyczyny przedłużyć termin sądowy
z urzędu lub na wniosek strony zgłoszony przed upływem terminu, a także skrócić termin sądowy na wniosek strony.
Zauważyć jednak należy, że siedmiodniowy termin do uzupełnienia braków formalnych zażalenia jest
terminem ustawowym, a nie terminem sądowym. Terminy ustawowe nie mogą być przez sąd skracane lub
przedłużane (postanowienie NSA z 29.5.2009 r. I OZ 561/09,
). Ponadto NSA podkreślił, że pełnomocnik
Skarżącej Spółki już w piśmie z 27.10.2021 r. zwracał się z wnioskiem o przedłużenie terminu do przedłożenia
stosownych dokumentów do 10.11.2021 r.
Rozstrzygnięcie NSA
Jak wskazał NSA, zgodnie z art. 194 § 3 PostAdmU zażalenie powinno czynić zadość wymaganiom przepisanym dla
pisma w postępowaniu sądowym oraz zawierać wskazanie zaskarżonego postanowienia i wniosek o jego zmianę lub
uchylenie, jak również zwięzłe uzasadnienie zażalenia. Stosownie zaś do art. 197 § 2 PostAdmU do postępowania
toczącego się na skutek zażalenia stosuje się odpowiednio przepisy o skardze kasacyjnej, zatem w przypadku
nieuzupełnienia braków zażalenia w wyznaczonym terminie wojewódzki sąd administracyjny odrzuca zażalenie na
podstawie art. 178 PostAdmU w związku z art. 197 § 2 PostAdmU. Po myśli art. 180 PostAdmU w związku z art. 197
§ 2 PostAdmU NSA zobligowany był do odrzucenia zażalenia, które powinno być odrzucone przez wojewódzki sąd
administracyjny. Ponieważ Skarżąca nie zastosowała się do wezwania i nie uzupełniła braku formalnego, zażalenie
podlegało odrzuceniu przez NSA na podstawie art. 180 PostAdmU w związku z art. 197 § 2 PostAdmU.

Komentarz
W analizowanym rozstrzygnięciu WSA w Warszawie, a także NSA odniosły się do kwestii prawidłowego
i skutecznego wykazania umocowania do działania w imieniu osoby prawnej - spółki w postępowaniu przed
wojewódzkim sądem administracyjnym, a także NSA. Zagadnienie to ma szczególne znaczenie praktyczne, bowiem
brak przedłożenia stosownych dokumentów powoduje, że złożone pismo procesowe (tu: zażalenie) obarczone jest
usuwalnym brakiem formalnym, którego nieusunięcie w wyznaczonym terminie skutkuje odrzuceniem pisma. Sądy
rozpatrujące niniejszą sprawę wskazały dokumenty, które powinny stanowić załączniki do składanej skargi lub
zażalenia potwierdzające umocowanie danej osoby fizycznej (pełnomocnika) do reprezentowania spółki, tj.: (i)
oryginał lub uwierzytelniony odpisu pełnomocnictwa procesowego do działania w imieniu strony skarżącej przed
sądami administracyjnymi, w tym przed NSA; (ii) oryginał lub uwierzytelniony odpis dokumentu, z którego wynika
umocowanie osób, które udzieliły pełnomocnictwa do reprezentacji strony skarżącej w dacie jego udzielenia. Takim
dokumentem jest - w przypadku osób prawnych - odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (postanowienie NSA
z 10.6.2022 r. I GZ 179/22,
). Tylko ww. dokumenty i jedynie w ww. postaciach (oryginał lub uwierzytelniony
odpis) dołączone do pisma (skargi, zażalenia) pozwalają na skuteczne ich wniesienie i nadanie im dalszego biegu.

Postanowienie NSA z 28.6.2022 r., I FZ 73/22,

W analizie postanowień sądowych WSA i NSA podkreślono istotę prawidłowego wykazania umocowania do reprezentacji spółki przed sądem administracyjnym. Brak stosownych dokumentów może prowadzić do odrzucenia skargi lub zażalenia. Konieczne jest dołączenie oryginału lub uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa oraz dokumentu potwierdzającego umocowanie osób reprezentujących spółkę.