Koszt notariusza najem okazjonalny krok po kroku w postępowaniu

Wynajem nieruchomości mieszkalnej to dla wielu właścicieli stabilne źródło dochodu, ale również spore ryzyko. Polski system prawny w sposób szczególny chroni lokatorów, co w skrajnych przypadkach – gdy najemca przestaje płacić i nie chce opuścić lokalu – może prowadzić do wieloletnich, kosztownych procesów eksmisyjnych. Rozwiązaniem tego problemu jest instytucja najmu okazjonalnego, wprowadzona do ustawy o ochronie praw lokatorów. Głównym atutem tej formy umowy jest uproszczona procedura eksmisji, możliwa dzięki oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji. Aby jednak takie oświadczenie miało moc prawną, musi zostać sporządzone przez notariusza. W poniższym artykule szczegółowo opisujemy, ile kosztuje wizyta u notariusza przy najmie okazjonalnym, jakie dokumenty są wymagane oraz jak krok po kroku przebiega całe postępowanie.

Czym jest najem okazjonalny i dlaczego wymaga wizyty u notariusza?

Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy najmu lokalu mieszkalnego, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. Umowa ta może być zawarta wyłącznie na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Jej kluczowym elementem jest zabezpieczenie w postaci załączników, z których najważniejszy wymaga formy aktu notarialnego. Jest to oświadczenie najemcy, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.

Rola notariusza w tym procesie jest kluczowa. Zgodnie z polskim prawem, oświadczenie o poddaniu się egzekucji (oparte na art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego) musi mieć formę aktu notarialnego, aby mogło stanowić podstawę do wszczęcia uproszczonego postępowania egzekucyjnego. Bez wizyty w kancelarii notarialnej umowa najmu okazjonalnego nie wywoła swoich najistotniejszych skutków prawnych, a w razie problemów z lokatorem właściciel będzie musiał przejść przez standardową, długotrwałą drogę sądową.

Koszt notariusza przy najmie okazjonalnym – ile dokładnie wynosi?

Wielu właścicieli i najemców zastanawia się, jakie opłaty wiążą się z dopełnieniem formalności u notariusza. Koszty te są ściśle regulowane przez prawo, a konkretnie przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, maksymalna taksa notarialna za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji przy umowie najmu okazjonalnego wynosi 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Warto pamiętać, że do taksy notarialnej należy doliczyć dodatkowe koszty:

Podatek VAT: Taksa notarialna jest obciążona podatkiem od towarów i usług w wysokości 23%.
Koszt wypisów aktu: Notariusz pobiera opłatę za sporządzenie wypisów dokumentu dla właściciela i najemcy. Koszt jednego wypisu to zazwyczaj 6 złotych netto za każdą rozpoczętą stronę. Zazwyczaj sporządza się dwa lub trzy wypisy.
Poświadczenie podpisu: Jeśli właściciel innego lokalu składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy z podpisem notarialnie poświadczonym, koszt takiego poświadczenia wynosi kilkadziesiąt złotych.

Podsumowując, całkowity koszt notariusza przy najmie okazjonalnym zamyka się zazwyczaj w granicach od 400 do 600 złotych brutto, w zależności od aktualnego minimalnego wynagrodzenia oraz liczby sporządzonych wypisów aktu.

Kto płaci za notariusza – właściciel czy najemca?

Przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów nie rozstrzygają kwestii tego, która ze stron umowy najmu okazjonalnego powinna pokryć koszty notarialne. Jest to kwestia całkowicie dobrowolna i zależy od indywidualnych ustaleń między właścicielem a najemcą. W praktyce rynkowej spotyka się trzy rozwiązania:

Koszty pokrywa właściciel: To właścicielowi najbardziej zależy na bezpieczeństwie transakcji i ochronie swojej nieruchomości. Wielu wynajmujących decyduje się na samodzielne opłacenie taksy notarialnej, traktując to jako koszt zabezpieczenia swojej inwestycji.
Koszty pokrywa najemca: Niektórzy właściciele stawiają warunek, że to najemca, jako strona składająca oświadczenie, ponosi wszelkie koszty z tym związane. Może to być element selekcji wiarygodnych finansowo lokatorów.
Podział kosztów po połowie: Jest to kompromisowe i bardzo popularne rozwiązanie, w którym obie strony dzielą się opłatami notarialnymi po równo, co podkreśla partnerski charakter umowy.

Niezależnie od wybranego wariantu, warto zapisać uzgodnienia dotyczące podziału kosztów bezpośrednio w treści umowy najmu okazjonalnego, aby uniknąć nieporozumień na etapie wizyty w kancelarii.

Wymagane dokumenty do sporządzenia aktu u notariusza

Aby wizyta u notariusza przebiegła sprawnie, należy wcześniej przygotować komplet niezbędnych dokumentów. Brak któregokolwiek z nich może uniemożliwić sporządzenie aktu. Do kancelarii należy dostarczyć:

Tożsamość stron: Ważne dowody osobiste lub paszporty najemcy oraz właściciela nieruchomości (jeśli uczestniczy w czynności).
Umowę najmu okazjonalnego: Podpisaną już przez obie strony umowę najmu lokalu mieszkalnego. Notariusz musi zapoznać się z jej treścią, aby precyzyjnie powołać się na nią w akcie notarialnym.
Oświadczenie najemcy o wskazaniu innego lokalu: Dokument, w którym najemca wskazuje inny lokal mieszkalny, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
Oświadczenie właściciela lokalu zastępczego: Pisemne oświadczenie właściciela lokalu zastępczego o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w jego lokalu w przypadku eksmisji. Na żądanie wynajmującego podpis pod tym oświadczeniem musi być notarialnie poświadczony.

Procedura najmu okazjonalnego krok po kroku

Prawidłowe przeprowadzenie całej procedury jest warunkiem koniecznym do tego, aby umowa była w pełni skuteczna i chroniła właściciela. Oto szczegółowy algorytm postępowania:

Krok 1: Przygotowanie i podpisanie umowy najmu

Strony sporządzają umowę najmu okazjonalnego w zwykłej formie pisemnej. Umowa musi zawierać precyzyjne określenie stron, opis lokalu, wysokość czynszu oraz opłat eksploatacyjnych, a także czas trwania umowy. W treści umowy należy wyraźnie zaznaczyć, że jest to umowa najmu okazjonalnego.

Krok 2: Uzyskanie oświadczeń dotyczących lokalu zastępczego

Najemca musi uzyskać pisemną zgodę właściciela innego lokalu, do którego będzie mógł się przeprowadzić w razie eksmisji. Jeśli właściciel wynajmowanego mieszkania tego wymaga, podpis na tym oświadczeniu powinien zostać poświadczony notarialnie u dowolnego notariusza.

Krok 3: Wizyta u notariusza i złożenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji

Najemca udaje się do kancelarii notarialnej z podpisaną umową najmu oraz oświadczeniem właściciela lokalu zastępczego. Notariusz sporządza akt notarialny zawierający oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 Kodeksu postępowania cywilnego. Po odczytaniu aktu najemca podpisuje dokument, a notariusz wydaje wypisy aktu.

Krok 4: Zgłoszenie umowy do Urzędu Skarbowego

To absolutnie kluczowy krok, o którym właściciele często zapominają. Właściciel nieruchomości ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Termin na dokonanie tego zgłoszenia wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Niedopełnienie tego obowiązku w terminie skutkuje tym, że umowa traci status najmu okazjonalnego i staje się zwykłą umową najmu, co pozbawia właściciela ochrony przed uciążliwą eksmisją.

Postępowanie przed sądem w przypadku problemów z lokatorem

Co dzieje się w sytuacji, gdy umowa najmu okazjonalnego wygasła lub została skutecznie rozwiązana, a lokator odmawia dobrowolnego opuszczenia mieszkania? Wtedy właściciel uruchamia procedurę opartą na zdobytym u notariusza akcie.

Pierwszym krokiem jest doręczenie najemcy pisemnego żądania opróżnienia lokalu. Dokument ten musi być sporządzony na piśmie i zawierać urzędowo poświadczony podpis właściciela lub być wysłany listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W żądaniu należy wyznaczyć termin na wyprowadzkę, który nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania najemcy.

Jeśli termin ten upłynie bezskutecznie, właściciel nie musi zakładać standardowej sprawy o eksmisję. Zamiast tego składa do sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Do wniosku należy dołączyć oryginał umowy najmu okazjonalnego, akt notarialny zawierający oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, dowód doręczenia najemcy żądania opróżnienia lokalu wraz z dowodem nadania oraz dokument potwierdzający zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego.

Sąd rozpoznaje taki wniosek na posiedzeniu niejawnym. Opłata sądowa od wniosku o nadanie klauzuli wykonalności wynosi obecnie 50 złotych. Po uzyskaniu klauzuli wykonalności, właściciel udaje się bezpośrednio do komornika, który przeprowadza eksmisję do wskazanego w umowie lokalu zastępczego. Cała procedura sądowa trwa zazwyczaj od kilku tygodni do maksymalnie kilku miesięcy, co jest ogromną oszczędnością czasu w porównaniu do tradycyjnego procesu eksmisyjnego.

Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym – jak ich unikać?

Choć najem okazjonalny daje doskonałe zabezpieczenie, to wymaga skrupulatności. Najczęstsze błędy popełniane przez właścicieli nieruchomości to:

Przekroczenie 14-dniowego terminu na zgłoszenie do urzędu skarbowego: Jest to najpoważniejszy błąd, który całkowicie niweczy ochronny charakter umowy.
Brak formy pisemnej umowy: Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany muszą być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.
Ignorowanie utraty prawa do lokalu zastępczego: Jeśli w trakcie trwania najmu najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu zastępczym, najemca ma obowiązek w terminie 21 dni wskazać inny lokal i dostarczyć nowe oświadczenie pod rygorem wypowiedzenia umowy.

Praktyczny przykład zastosowania procedury

Wyobraźmy sobie sytuację pana Tomasza, który postanowił wynająć swoje mieszkanie w Warszawie pani Kamili. Pan Tomasz zdecydował się na najem okazjonalny. Strony podpisały umowę najmu na okres 2 lat. Pani Kamila wskazała dom swoich rodziców jako lokal zastępczy, a jej ojciec podpisał stosowne oświadczenie z podpisem poświadczonym notarialnie. Następnie pani Kamila udała się do notariusza, gdzie złożyła oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Taksa notarialna wraz z wypisami wyniosła 450 zł – strony podzieliły ten koszt po połowie. Pan Tomasz w ciągu 5 dni od wydania lokalu zgłosił umowę do urzędu skarbowego.

Po półtora roku pani Kamila przestała płacić czynsz. Pan Tomasz po bezskutecznych wezwaniach do zapłaty rozwiązał umowę z zachowaniem terminów ustawowych. Pani Kamila odmówiła wyprowadzki. Pan Tomasz sporządził pisemne żądanie opróżnienia lokalu z podpisem notarialnie poświadczonym i doręczył je lokatorce. Po 7 dniach złożył do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności (opłata 50 zł). Sąd nadał klauzulę w ciągu 3 tygodni. Pan Tomasz przekazał sprawę komornikowi, który sprawnie przeprowadził wyprowadzkę pani Kamili do domu jej rodziców. Dzięki najmowi okazjonalnemu pan Tomasz odzyskał lokal w niecałe 3 miesiące od rozwiązania umowy, unikając wieloletniego procesu sądowego.

Podsumowanie

Koszt notariusza przy najmie okazjonalnym to wydatek rzędu kilkuset złotych, który w skali całego okresu trwania umowy jest minimalny w porównaniu do poziomu bezpieczeństwa, jaki oferuje. Procedura ta wymaga precyzji i dopełnienia wszystkich formalności, w tym kluczowego zgłoszenia do urzędu skarbowego. Dla każdego właściciela nieruchomości, który chce chronić swój majątek przed nieuczciwymi praktykami, najem okazjonalny połączony z profesjonalnie sporządzonym aktem notarialnym powinien być standardem przy zawieraniu transakcji na rynku najmu.