Oferty sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym
Oferty sporządza się w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem, co ma kluczowe znaczenie dla ważności oferty w postępowaniu publicznym. W przypadku odwołania od odrzucenia oferty istotne jest złożenie jej w formie elektronicznej zgodnie z przepisami. Krajowa Izba Odwoławcza podjęła decyzję, że przekazanie skanu oferty sporządzonej tradycyjnie nie spełnia wymogów ustawowych, co skutkuje odrzuceniem oferty.
Tematyka: Oferty elektroniczne, kwalifikowany podpis elektroniczny, Prawo zamówień publicznych, Krajowa Izba Odwoławcza, forma elektroniczna oferty, ważność oferty
Oferty sporządza się w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem, co ma kluczowe znaczenie dla ważności oferty w postępowaniu publicznym. W przypadku odwołania od odrzucenia oferty istotne jest złożenie jej w formie elektronicznej zgodnie z przepisami. Krajowa Izba Odwoławcza podjęła decyzję, że przekazanie skanu oferty sporządzonej tradycyjnie nie spełnia wymogów ustawowych, co skutkuje odrzuceniem oferty.
„Dla zachowania prawidłowej formy oferty nie wystarcza opatrzenie dokumentu w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. (…) istotne jest, aby oferta została sporządzona w postaci elektronicznej. Słowo sporządzenie niewątpliwie należy odróżnić od słowa złożenie. (…) pojęcie sporządzenie należy utożsamiać z wytworzeniem, powstaniem oświadczenia. Istotna jest zatem także pierwotna postać oferty”. Stan faktyczny Podstawą wydania wyroku było złożenie odwołania wobec czynności odrzucenia oferty przez zamawiającego, na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29.1.2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm., dalej jako: ZamPublU). Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie powyższego przepisu w związku z przyjęciem, że oferta nie została złożona w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a tym samym jej treść jest niezgodna z ustawą. Wykonawca-odwołujący zeskanował papierowy formularz oferty wraz z własnoręcznym podpisem, następnie utworzył plik w formacie PDF i podpisał kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oferta została następnie przesłana zamawiającemu za pośrednictwem platformy zakupowej. Zamawiający przyjął, że oferta odwołującego została złożona w sposób nieprawidłowy, gdyż dokument zamieszczony na platformie stanowi kopię oryginalnej oferty w formie pisemnej, poświadczoną za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej. Powyższe stanowisko zamawiającego zostało zakwestionowane w odwołaniu, w którym odwołujący argumentował, że oferta złożona przez niego spełnia wszelkie wymagania formalne, w tym również te dotyczące formy i sposobu jej złożenia, ze względu na to, iż oferta złożona została elektronicznie, za pomocą platformy w formacie PDF oraz została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tym samym według odwołującego wszystkie warunki wymagane przez ustawę zostały spełnione. Stanowisko KIO Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 4.1.2019 r. (KIO 2611/18) orzekła, że przekazanie skanu oferty sporządzonej i podpisanej w formie tradycyjnej nie może zostać uznane za spełniające wymóg złożenia oferty w formie elektronicznej. Tym samym złożona oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ZamPublU jako niezgodna z ustawą. Krajowa Izba Odwoławcza odwołała się do przepisów Prawa zamówień publicznych dotyczących komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Zgodnie z art. 10a ust. 5 ZamPublU oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ZamPublU, w tym JEDZ, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Krajowa Izba Odwoławcza podkreśliła, że ustawodawca wyraźnie wskazał, iż istotnym jest, aby oferta została "sporządzona" w postaci elektronicznej. Słowo "sporządzenie" niewątpliwie należy odróżnić od słowa "złożenie". Zdaniem KIO pojęcie "sporządzenie" należy utożsamiać z wytworzeniem, powstaniem oświadczenia. Istotna jest zatem także pierwotna postać oferty. KIO uzasadniając swoje stanowisko odwołała się także do treści rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.). W tym akcie prawnym ustawodawca także odwołał się do "sporządzenia". Zgodnie z § 5 ust. 1, jeżeli oryginał dokumentu lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ZamPublU, lub inne dokumenty lub oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, wykonawca może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię posiadanego dokumentu lub oświadczenia. W świetle § 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w przypadku opatrzenia elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest to równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem. W związki z powyższym, KIO uznała, że oferta sporządzona przez odwołującego nie spełnia wymogu formy elektronicznej i tym samym jest niezgodna z ustawą. KIO przyjęła, że złożono elektroniczną kopię oferty, a nie jej oryginał. Oferta wykonawcy powinna być sporządzona zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych. Artykuł 10 ust. 5 ZamPublU stanowi, że oferty sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po pierwsze oferta musi zostać sporządzona w postaci elektronicznej. Po drugie – opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zdaniem KIO sporządzenie dokumentu w postaci elektronicznej jest jednoznaczne z jego wytworzeniem. Tym samym należy wyróżnić sporządzenie oferty oraz jej złożenie. W doktrynie podkreśla się odmienność formy elektronicznej od pisemnej. W stanie faktycznym sprawy sporządzony przez odwołującego oryginał oferty ma postać formy pisemnej, a skan oferty należy uznać za jej elektroniczną kopię. Dla zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Definicja dokumentu elektronicznego została sformułowana w art. 3 pkt 35 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/V/E (Dz.Urz. UE. L. z 2014 r. Nr 257, s. 73). Za dokument elektroniczny należy uznać każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. W art. 3 pkt 2 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j.: Dz.U. z 2017 r. poz. 570 ze zm.) dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. Poza tym w w rozporządzeniu w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej zdefiniowana została kopia dokumentu. Podpisanie podpisem kwalifikowanym zdigitalizowanego obrazu oferty pisemnej przez wykonawcę nie stanowi kopii. Tym samym nie można przyjąć, że oferta wykonawcy podlega odrzuceniu. Zgodnie z najnowszym orzecznictwem KIO oferta, która została sporządzona pisemnie, a następnie zeskanowana i podpisana elektronicznie została złożona prawidłowo (zob. wyr. z 5.2.2019 r., KIO 119/09). Jak wynika z najnowszego orzecznictwa KIO nie można przypisywać nieważności czynności prawnej złożenia oferty, a więc oświadczenia woli, na podstawie badania sposobu wprowadzania danych, czyli sposobu sporządzenia oferty, która została zakończona wtedy, kiedy dokument z formy papierowej został przeformatowany na wersję elektroniczną. Podpisanie przez wykonawcę pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym powoduje, że w tym momencie czynność sporządzania została zakończona, a jego oferta w pliku PDF jest w formie elektronicznej. Wyrok KIO z 4.1.2019 r., KIO 2611/18
Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że oferty w postępowaniach publicznych muszą być sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem. Odrzucenie oferty złożonej w inny sposób niż elektroniczny jest zgodne z prawem. Ostateczne rozstrzygnięcie dotyczące ważności oferty zależy od spełnienia wymogów formalnych, takich jak forma i sposób złożenia.