Podpis a parafa w świetle zachowania formy pisemnej złożonej oferty
KIO w wyroku z 9.4. 2021 r. odniosła się do wymogów zachowania formy pisemnej oferty w zamówieniach publicznych, analizując kwestię podpisu i parafy. Orzecznictwo podkreśla znaczenie powtarzalności podpisu oraz konieczność złożenia własnoręcznego podpisu obejmującego treść oświadczenia woli. Artykuł omawia różnice między podpisem a parafą oraz interpretację przepisów dotyczących formy pisemnej oferty.
Tematyka: podpis, parafa, formy pisemne, oferta, zamówienia publiczne, KIO, orzecznictwo, własnoręczny, treść oświadczenia woli, interpretacja przepisów
KIO w wyroku z 9.4. 2021 r. odniosła się do wymogów zachowania formy pisemnej oferty w zamówieniach publicznych, analizując kwestię podpisu i parafy. Orzecznictwo podkreśla znaczenie powtarzalności podpisu oraz konieczność złożenia własnoręcznego podpisu obejmującego treść oświadczenia woli. Artykuł omawia różnice między podpisem a parafą oraz interpretację przepisów dotyczących formy pisemnej oferty.
KIO w wyroku z 9.4. 2021 r., KIO 527/21, odniosła się do wymogów zachowania formy pisemnej oferty. W praktyce zamówień publicznych możemy bowiem mieć do czynienia z określeniem przez zamawiającego sposobu przygotowania oferty odnośnie sposobu jej podpisania, czyli kiedy ma być złożony podpis lub wystarczające jest złożenie parafy. Znak graficzny w zależności od okoliczności sprawy może zatem być parafą lub skrótowym podpisem. Biorąc pod uwagę pewność obrotu w orzecznictwie KIO podkreśla się znaczenie powtarzalności podpisu, który powinien być złożony w formie zwykle używanej, dzięki czemu jest ona znana szerszemu kręgowi osób. Jak słusznie podkreśliła KIO w wydanym wyroku – niezależnie od skrótowości skreślonego odręcznie słownego znaku graficznego, osoby trzecie muszą mieć pewność, że dana osoba chciała w ten sposób podpisać się swoim nazwiskiem. Stan faktyczny W grudniu 2020 r. w drodze ogłoszenia zamawiający wszczął postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. 12.2.2020 r. zamawiający poinformował o odrzuceniu oferty Odwołującego w zakresie części drugiej i trzeciej postępowania oraz o wyborze oferty najkorzystniejszej w tych częściach. 17.2.2021 r. odwołujący wniósł do Prezesa KIO odwołanie wobec czynności zamawiającego, polegającej na odrzuceniu jego oferty, zarzucając mu naruszenie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29.1.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm., dalej: ZamPublU) w zw. z art. 78 § 1 zdanie pierwsze ustawy z 23.4.1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.; dalej: KC) poprzez uznanie, że oferta odwołującego jest niezgodna z ustawą, gdyż nie została opatrzona własnoręcznym podpisem obejmującym treść oświadczenia woli. Stanowisko KIO KIO uwzględniając zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, w szczególności swoje ustalenia oraz zakres zarzutów podniesionych w odwołaniu, doszła do przekonania, iż naruszono przepisy ustawy, co miało wpływ lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia. W ogłoszeniu o zamówieniu Zamawiający wskazał, że wymagana jest forma pisemna przesyłania ofert. KIO wskazała, że nie ulega wątpliwości, że złożona przez wykonawcę w postępowaniu oferta jako oświadczenie woli, musi być podpisana przez osoby uprawnione do dokonania tej czynności w imieniu wykonawcy. Zdaniem KIO, nie ulega również wątpliwości, że zgodnie z art. 78 § 1 zdanie pierwsze KC, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W stanie faktycznym sprawy Odwołujący wpisał w formularzu oferty, imię i nazwisko osoby upoważnionej do jego reprezentacji i składającej podpis pod ofertą – R.B. Ponadto, bezpośrednio pod treścią wszystkich zawartych w formularzu ofertowym, a tym samym bezpośrednio pod treścią oświadczenia woli odwołującego, przybił pieczęć na której widnieje nazwa firmy, jak też imię i nazwisko – Pan R.B. Obok tej pieczęci widnieje znak graficzny, który jak stwierdził odwołujący jest podpisem złożonym przez Pana R.B., czyli osoby upoważnionej przez odwołującego do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, wskazanej z imienia i nazwiska w pkt A formularza oferty. KIO podkreśliła, że przepisy prawa, w tym przepisy KC posługują się pojęciem podpisu, ale nie definiują go. Nie określają treści podpisu, w szczególności co ma on obejmować, sposobu jego złożenia oraz funkcji, które pełni. Podpis własnoręczny zdefiniowany został przez doktrynę i orzecznictwo sądowe, jako językowy znak graficzny, który musi mieć charakter własnoręczny. Nie jest konieczne, aby zawierał nazwisko składającego oświadczenie, a celem podpisu jest uprawdopodobnienie w przypadku ewentualnego sporu, że podpisujący złożył oświadczenie woli. W świetle orzecznictwa „brak podstaw do przyjęcia, że KC używając określenia „podpis” lub „podpisze”, ma na myśli jakąś ustawowo określoną, jednoznaczną formę podpisu, obejmującą co najmniej nazwisko”. KIO podkreśliła, że „podpis może być skrócony, nie musi być czytelny, zatem pominięcie w nim pewnych liter nie musi świadczyć o podpisaniu się innym nazwiskiem, a jedynie o skorzystaniu z dopuszczalnej i stosowanej praktyki złożenia własnoręcznego podpisu w sposób skrócony, za pomocą techniki oddającej indywidualne cechy piszącego”. SN w wyroku z 4.12.2019 r., I CSK 495/18, słusznie zwrócił uwagę, że pominięcie niektórych liter w imieniu lub nazwisku, zwłaszcza samej końcówki nazwiska, jest dopuszczalną i często stosowaną praktyką kontraktową, jednak z posługiwania się takim skrótem musi wynikać dla wszystkich oczywista pewność, że podpisujący chciał się podpisać swoim pełnym nazwiskiem oraz, że uczynił to w sposób stale stosowany przy podpisywaniu dokumentów. SN podkreślił przy tym, że nie ma bezwzględnego obowiązku podpisywania się pełnym imieniem i nazwiskiem, tj. bez uproszczeń i pominięć niektórych liter. Odnosząc powyższe do rozpoznawanej sprawy, KIO ustaliła, iż umieszczony pod treścią zawartą w formularzu ofertowym znak jest podpisem używanym przez pełnomocnika odwołującego. Zamawiający mógł z łatwością zidentyfikować osobę składającą oświadczenie woli już tylko na podstawie treści formularza ofertowego, w którym wskazano osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu odwołującego. Ponadto na końcu formularza z lewej strony, obok złożonego podpisu widnieje pieczęć, na której umieszczono także nazwisko osoby a pod samym podpisem wskazano, że jest to podpis upoważnionego przedstawiciela wykonawcy. KIO zauważyła, że ani z przepisów prawa, ani też z treści ogłoszenia o zamówieniu nie wynika, aby dla zachowania formy pisemnej istniały jakiekolwiek wymagania co do podpisu (poza własnoręcznością), w szczególności nie ma wymagań, aby podpis był wyłącznie czytelny. Co do zasady więc, także podpis nieczytelny jest wystarczający dla zachowania formy pisemnej. W ocenie KIO nie sposób także podzielić stanowiska zamawiającego, że znak umieszczony na formularzu nie jest podpisem, ale parafą. Zdaniem KIO, nie ulega wątpliwości, że odwołujący dopełnił wymogu, wynikającego z obowiązku złożenia podpisu pod treścią złożonego przez niego oświadczenia woli tj. pod treścią formularza oferty. Nie może świadczyć o tym, że pod treścią oświadczenia woli widnieje parafa a nie podpis wyłącznie okoliczność, że w taki sam sposób zostały sygnowane wszystkie strony oferty. Jak wyjaśnił odwołujący osoba przygotowująca ofertę ma zwyczaj podpisywania wszystkich stron formularza i załączników. Taka praktyka nie jest zabroniona, a sam fakt, że podpisy pełnomocnika odwołującego wykonawcy zostały złożone na każdej stronie tego formularza nie przesądza, że mamy do czynienia z parafą, a nie podpisem. Dodatkowo jego zdaniem także okoliczność, że pod formularzem oferty widnieje podpis Pana R.B. znajduje potwierdzenie w szeregu dokumentów przedłożonych przez odwołującego jako dowód. Z tych dokumentów wynika, że wskazana osoba podpisuje się w analogiczny sposób. Komentarz KIO w wydanym wyroku rozpoznawała sprawę o ustalenie prawidłowości podpisu złożonego na formularzu ofertowym. Kwestie te mają kluczowe znaczenie z punktu widzenia prawidłowości złożonej przez wykonawcę oferty. Jednak co należy podkreślić, z przepisów prawa, jak również w rozpoznawanej sprawie z treści ogłoszenia o zamówieniu, nie wynika, aby dla zachowania formy pisemnej istniały jakiekolwiek wymagania co do podpisu, poza własnoręcznością. Zatem ze stanu faktycznego sprawy rozpoznawanej przed KIO nie wynikały wymagania, aby podpis na formularzu ofertowym był wyłącznie czytelny. Co do zasady więc, także podpis nieczytelny jest wystarczający dla zachowania formy pisemnej. Dodatkowo w ocenie KIO nie sposób także podzielić stanowiska zamawiającego, że znak umieszczony na formularzu ofertowym nie jest podpisem, ale jedynie parafą. Wyrok KIO z 9.4. 2021 r., KIO 527/21,
KIO w wyroku z 9.4. 2021 r. podkreśliła, że podpis własnoręczny obejmujący treść oświadczenia woli jest wystarczający dla zachowania formy pisemnej oferty. Orzecznictwo wskazuje, że podpis może być skrócony i nieczytelny, pod warunkiem, że zachowana jest pewność co do tożsamości podpisującego. Artykuł analizuje stanowisko KIO w kontekście wymogów związanych z podpisem w ofertach zamówień publicznych.