Zasady korzystania z poczty elektronicznej

[TYTUŁ DOKUMENTU]

Zasady bezpiecznego korzystania z poczty elektronicznej

1) W sprawach służbowych do korespondencji mailowej używaj wyłącznie służbowego adresu mailowego przydzielonego Tobie w [ORGANIZACJA];

2) Nie prowadź korespondencji mailowej przy użyciu prywatnego adresu mailowego, a gdyby użycie prywatnej poczty było niezbędne do wykonywanych przez Ciebie obowiązków, uprzedź o takim działaniu [STANOWISKO/OSOBA ODPOWIEDZIALNA] i upewnij się, że takie działanie jest akceptowane;

3) Nie wykorzystuj służbowej poczty mailowej do celów prywatnych;

4) Zanim otworzysz nadesłany mail, ustal czy:

- Znasz nadawcę wiadomości,

- Otrzymywałeś już inne wiadomości od tego nadawcy,

- Spodziewasz się otrzymać taką wiadomość,

- Tytuł wiadomości i nazwa załącznika mają sens,

- Wiadomość nie zawiera złośliwego oprogramowania (jeśli dostępne, sprawdź wynik skanowania antywirusowego).

Po tych ustaleniach podejmij decyzję, czy dopuszczalne jest otworzenie wiadomości, załączników, linków. Jeśli wiadomość budzi Twój niepokój, skonsultuj się z [STANOWISKO/OSOBA ODPOWIEDZIALNA];

5) Bardzo uważnie prowadź korespondencję mailową - uważaj na ataki phishingowe, fałszywe maile, linki aktywujące złośliwe oprogramowanie;

6) Pamiętaj, że złośliwe oprogramowanie bywa przesyłane w postaci załączników do maili lub pobierane jest po kliknięciu w odnośnik zawarty w mailu. Dlatego nie otwieraj załączników (plików) w korespondencji mailowej nadesłanej przez nieznanego nadawcę lub załączników, których nie oczekiwałeś, które nie mają związku z treścią maila, które budzą Twoją nieufność. Jeśli chcesz zweryfikować prawidłowość korespondencji, zrób to poprzez kontakt z nadawcą innym kanałem komunikacji (kontakt telefoniczny, za pośrednictwem [SYSTEM/APLIKACJA]). Każdy podejrzany e-mail zgłaszaj do [STANOWISKO/OSOBA ODPOWIEDZIALNA];

7) Każdy załącznik w poczcie traktuj jako "niebezpieczny" - przed otwarciem zapisz go na dysku, zweryfikuj typ pliku i sprawdź programem antywirusowym. Pamiętaj, że nawet "bezpieczne" pliki (DOC, PDF) mogą zawierać wirusy;

8) Zwracaj uwagę dokąd prowadzą odnośniki (linki) do stron internetowych zamieszczone w poczcie - fałszywe zwykle są długie lub zawierają literówki (np. "[FAŁSZYWY ADRES]" zamiast "[PRAWIDŁOWY ADRES]"). Absolutnie nie klikaj w takie odnośniki;

9) Pamiętaj, że phishing to rodzaj oszustwa, w którym przestępca podszywa się pod inną osobę lub [INSTYTUCJA] w celu wyłudzenia informacji (np. danych logowania, [DANE OSOBOWE], informacji poufnych) lub zainfekowania urządzenia szkodliwym oprogramowaniem. Dlatego bardzo uważnie czytaj nadsyłane komunikaty, analizuj adresy mailowe - ustal, czy są rzeczywiste.

10) Uważaj na spam - najlepiej kasuj je trwale niezwłocznie po otrzymaniu;

11) Jeśli w korespondencji mailowej przesyłasz [DANE OSOBOWE] upewnij się, że:

- Nie przesyłasz ich w nadmiernym zakresie,

- Prawidłowo określasz krąg adresatów (nie ufaj autouzupełnianiu - zawsze sprawdź do kogo kierujesz wiadomość),

- Załączniki są właściwie zabezpieczone (np. hasłowanie, podpis elektroniczny),

- Unikaj używania [DANE OSOBOWE] lub poufnych informacji w temacie wiadomości;

12) Przed wysłaniem maila upewnij się, że wysyłasz go do właściwego adresata;

13) Unikaj korespondencji seryjnej, a jeśli ją stosujesz, upewnij się, że wszyscy adresaci mają otrzymać wysyłaną wiadomość i zastosuj opcję "ukryte do wiadomości (UDW)";

14) Nie przesyłaj w tym samym mailu informacji zaszyfrowanej razem z hasłem (hasło najlepiej przekazać innym kanałem komunikacji);

15) Poproś adresata o potwierdzenie otrzymania maila, a jeżeli jest to technicznie możliwe, skorzystaj z opcji potwierdzenia dostarczenia i otwarcia;

16) Przestrzegaj zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych;

17) Nie rozsyłaj za pośrednictwem poczty informacji niezwiązanych z [CEL/PRACA], w tym zdjęć, filmików, żartów itp.;

18) Nie rozsyłaj wiadomości zawierających załączniki o dużym rozmiarze do większej liczby adresatów. W celu ustalenia sposobu przesyłki dużych załączników, skontaktuj się z [STANOWISKO/OSOBA ODPOWIEDZIALNA];

19) W miarę możliwości okresowo kasuj zbędne maile.