Procedura udostępniania dokumentacji wypadkowej

Prawo

praca

Kategoria

regulamin

Instrukcja

Należy uważnie przeczytać cały szablon i zastanowić się nad specyfiką wypadku oraz potrzebami firmy. W miejsce [RODZAJ DOKUMENTACJI] należy wpisać precyzyjny opis rodzaju dokumentacji, np. "dokumentacji wypadkowej". W miejsce [POSTĘPOWANIE/PROCES] należy wpisać nazwę postępowania lub procesu, np. "postępowanie powypadkowe". W miejsce [STRONA A] należy wpisać skrót lub symbol strony, np. "Pracodawca", a w miejsce [NAZWA A] pełną nazwę strony, np. "Nazwa Firmy Sp. z o.o.". W miejsce [DOKUMENTACJA] nie wpisujemy niczego, ponieważ jest to termin zdefiniowany w punkcie 2b. W miejsce [CEL DOKUMENTACJI] należy wpisać cel zgromadzenia dokumentacji, np. "ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku przy pracy". W miejsce [NAZWA DOKUMENTU] należy wpisać nazwę konkretnego dokumentu, np. "Protokół powypadkowy". W miejsce [STRONA B] należy wpisać skrót lub symbol drugiej strony, np. "Poszkodowany", a w miejsce [OPIS STRONY B] pełny opis drugiej strony, np. "pracownik, który uległ wypadkowi". W miejsce [OSOBY] należy wpisać osobę, której dane dotyczą, np. "poszkodowanego". W miejsce [OPIS OSÓB] należy wpisać opis innych osób, których dane znajdują się w dokumentacji, np. "świadków wypadku". W miejsce [DANE] należy wpisać rodzaj danych, np. "dane adresowe, dane zdrowotne". W miejsce [UPOWAŻNIONA OSOBA 1] i [UPOWAŻNIONA OSOBA 2] należy wpisać nazwy stanowisk lub imiona i nazwiska osób upoważnionych do dostępu do dokumentacji. W miejsce [INSTYTUCJA 1], [INSTYTUCJA 2] i [INSTYTUCJA 3] należy wpisać nazwy instytucji uprawnionych do dostępu do dokumentacji, np. "Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Prokuratura". W miejsce [PRZYKŁAD 1] i [PRZYKŁAD 2] należy wpisać przykłady sytuacji, w których dokumentacja jest przekazywana w wykonaniu przepisów prawa, np. "na żądanie prokuratury, na żądanie sądu". W miejsce [CEL 1], [CEL 2], [CEL 3] należy wpisać cele uzasadniające interes prawny strony A, np. "ochrona interesów firmy, dochodzenie roszczeń, obrona przed roszczeniami". W miejsce [CEL 4], [CEL 5] i [CEL 6] należy wpisać cele udostępnienia dokumentacji, np. "ustalenie odpowiedzialności, wypłata odszkodowania, zapobieganie podobnym wypadkom". W miejsce [DOKUMENT/REJESTR] należy wpisać nazwę dokumentu lub rejestru, w którym odnotowywany jest fakt udostępnienia dokumentacji, np. "Rejestr udostępniania dokumentacji wypadkowej". W miejsce [DODATKOWE WARUNKI] należy wpisać dodatkowe warunki udostępnienia dokumentacji osobom innym niż strona B, np. "podpisanie klauzuli poufności". W miejsce [ADRES] należy wpisać informację o adresie, np. "adres zamieszkania poszkodowanego, adres siedziby instytucji".

Dane

adres, cel 1, cel 2, cel 3, cel 4, cel 5, cel 6, cel dokumentacji, dane, dodatkowe warunki, dokument/rejestr, instytucja 1, instytucja 2, instytucja 3, nazwa a, nazwa dokumentu, opis osób, opis strony b, osoby, postępowanie/proces, przykład 1, przykład 2, rodzaj dokumentacji, strona a, strona b, upoważniona osoba 1, upoważniona osoba 2

Procedura udostępniania dokumentacji wypadkowej precyzuje zasady udostępniania dokumentacji osobom zaangażowanym w proces oraz po jego zakończeniu. Określa również definicje podstawowych pojęć z nią związanych oraz przypomina o poufności danych osobowych.

Procedura dotycząca udostępniania [RODZAJ DOKUMENTACJI]

1. Niniejsza Procedura dotycząca udostępniania [RODZAJ DOKUMENTACJI] reguluje zasady udostępniania [RODZAJ DOKUMENTACJI] osobom będącym lub niebędącym stroną [POSTĘPOWANIE/PROCES] w trakcie i po zakończeniu [POSTĘPOWANIE/PROCES].

2. Ilekroć jest mowa o:

   a) [STRONA A] - należy przez to rozumieć [NAZWA A];

   b) [DOKUMENTACJA] - należy przez to rozumieć dokumentację zgromadzoną i wytworzoną w związku z [CEL DOKUMENTACJI], w szczególności [NAZWA DOKUMENTU] wraz z załącznikami;

   c) [STRONA B] - należy przez to rozumieć [OPIS STRONY B];

3. [DOKUMENTACJA] zawiera dane osobowe [OSOBY] i innych osób [OPIS OSÓB] (w tym dane dotyczące [DANE]), dlatego też stanowi dane poufne i nie powinna być przekazywana osobom postronnym.

4. Dostęp do [DOKUMENTACJA] mają jedynie osoby upoważnione na piśmie przez [STRONA A].

5. [DOKUMENTACJA] może być udostępniona jedynie osobom uprawnionym i na żądanie uprawnionych organów, w szczególności:

   - [UPOWAŻNIONA OSOBA 1];

   - [UPOWAŻNIONA OSOBA 2];

   - [INSTYTUCJA 1];

   - [INSTYTUCJA 2];

   - [INSTYTUCJA 3].

6. Udostępnienie [DOKUMENTACJA] następuje w wykonaniu przepisów prawa (np. w przypadku przekazania tej dokumentacji [PRZYKŁAD 1] czy [PRZYKŁAD 2]) lub w wykonaniu prawnie uzasadnionego interesu [STRONA A] ([CEL 1], [CEL 2], [CEL 3]) i w celu [CEL 4], [CEL 5], [CEL 6].

7. Fakt udostępnienia [DOKUMENTACJA] powinien być każdorazowo odnotowany w [DOKUMENT/REJESTR].

8. Jeżeli dokumentacja jest przekazywana osobom innym niż [STRONA B], [DODATKOWE WARUNKI], takie osoby powinny być odpowiednio zweryfikowane przed udostępnieniem im [DOKUMENTACJA].

9. Weryfikacja może nastąpić poprzez zapoznanie się (do wglądu) z dokumentami potwierdzającymi tożsamość. Takich dokumentów nie wolno kopiować, żądać ich kopii, ani przechowywać ich kopii.

10. Dokumentacja może zostać wydana odpowiednio upoważnionemu pełnomocnikowi. W takim przypadku należy dokładnie zweryfikować zakres pełnomocnictwa i tożsamość pełnomocnika.

11. W przypadku wysyłki dokumentacji pocztą tradycyjną należy dokładnie upewnić się co do prawidłowości [ADRES], na który jest kierowana przesyłka.

12. W przypadku wysyłki dokumentacji pocztą elektroniczną, należy przesyłać ją w pliku zabezpieczonym hasłem, hasło powinno zostać przekazane odrębnym kanałem komunikacji. [ADRES], na który jest wysyłany plik z dokumentacją powinien zostać uprzednio zweryfikowany co do jego prawidłowości.

Procedura udostępniania dokumentacji wypadkowej reguluje dostęp do dokumentów wyłącznie dla osób upoważnionych. Wymienia uprawnione organa oraz wskazuje, jak postępować w przypadku udostępniania dokumentacji.