Zasady udostępniania danych

Ogólne zasady udostępniania danych

1. Udostępnienie następuje na wniosek:

    1. uprawnionego podmiotu, który legitymuje się faktyczną przesłanką legalizującą przetwarzanie;

    2. osoby, której dane dotyczą.

2. Wniosek powinien zawierać dane wnioskodawcy ([DANE WNIOSKODAWCY]), cel udostępnienia, podstawę udostępnienia, formę w jakiej wnioskodawca chciałby otrzymać dane.

3. Przed udostępnieniem niezbędna jest weryfikacja podstawy prawnej udostępnienia oraz tożsamości wnioskodawcy, a także konsultacja z wyznaczonym w jednostce [STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA OCHRONĘ DANYCH].

4. W przypadku wątpliwości należy wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku o informacje umożliwiające stwierdzenie uprawnienia do otrzymania danych osobowych.

5. Udostępnieniu nie powinien podlegać cały zbiór danych osobowych.

6. Wnioski o udostępnienie należy przechowywać do celów dowodowych, a także obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

7. Wniosek o udostępnienie powinien być w formie udokumentowanej, w szczególności papierowej lub elektronicznej.

8. Wobec wnioskodawcy należy zrealizować obowiązek informacyjny w związku ze złożonym wnioskiem o udostępnienie oraz jego realizacją.

9. Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych.

10. Udostępnienie osobie, której dane dotyczą kopii danych, nie oznacza konieczności udostępnienia dokumentów, zawierających dane. Informację można przekazać w formie przetworzonej.

11. Każde udostępnienie danych musi nastąpić w sposób zapewniający poufność tych danych, w szczególności poprzez [METODA ZABEZPIECZENIA].

12. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się powszechnie stosowaną drogą elektroniczną.

13. Osobie, której dane dotyczą udziela się informacji o działaniach podjętych w związku z jej żądaniem w terminie [OKRES] od otrzymania żądania.

14. Termin można przedłużyć o kolejne [OKRES] z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie [OKRES] od otrzymania żądania Administrator informuje tę osobę o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia.

15. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, administrator może:

    1. pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań;

    2. odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

16. Obowiązek wykazania, że żądanie ma ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny charakter, spoczywa na Administratorze.

17. Prawo do uzyskania kopii danych osobowych, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.

Obowiązek notyfikacji każdego udostępnienia

1. Osoba odpowiedzialna za realizowanie wniosku o udostępnienie odnotowuje informację o wniosku w [DOKUMENT EWIDENCYJNY], wskazując w nim:

    1. Dane wnioskodawcy

    2. Zakres żądania

    3. Podstawa prawna żądania

    4. [DATA] otrzymania wniosku

    5. [DATA] przekazania wnioskodawcy klauzuli informacyjnej

2. Po dokonaniu weryfikacji wniosku oraz podjęciu decyzji o jego realizacji lub odmowie, osoba odpowiedzialna za realizację żądania uzupełnia w [DOKUMENT EWIDENCYJNY] informacje dotyczące realizacji żądania udostępnienia w zakresie:

    1. Decyzji administratora (udostępnienie / odmowa)

    2. [DATA] zrealizowania wniosku / przekazania odpowiedzi

    3. Uwagach (np. udostępnienie nastąpiło w węższym zakresie, niż wskazany we wniosku lub odmówiono ze względu na niemożliwość zweryfikowania tożsamości wnioskodawcy).

3. Po uzupełnieniu [DOKUMENT EWIDENCYJNY], jest on/a niezwłocznie przekazywany/a do [STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA OCHRONĘ DANYCH] wraz z wnioskiem o udostępnienie oraz odpowiedzią, jaka została przekazana wnioskodawcy.

4. [STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA OCHRONĘ DANYCH] jest odpowiedzialny/a za przechowywanie [DOKUMENT EWIDENCYJNY] oraz dokumentów związanych z realizacją wniosków o udostępnienie danych.

Wzór [DOKUMENT EWIDENCYJNY]

1. Dane wnioskodawcy

2. Zakres żądanych informacji

3. Podstawa prawna żądania wskazana we wniosku

4. [DATA] otrzymania wniosku

5. [DATA] przekazania wnioskodawcy klauzuli informacyjnej

6. Decyzji administratora (udostępnienie / odmowa)

7. [DATA] zrealizowania wniosku / przekazania odpowiedzi

8. Uwagi dotyczące realizacji wniosku / przyczyny odmowy

Dane pracownika, który wypełnił [DOKUMENT EWIDENCYJNY]:

1. [IMIĘ] i [NAZWISKO]

2. [FIRMA]

[DOKUMENT EWIDENCYJNY] po uzupełnieniu, należy niezwłocznie przekazać do [STANOWISKO ODPOWIEDZIALNE ZA OCHRONĘ DANYCH].