Procedura retencji danych w poczcie elektronicznej
- Prawo
dane
- Kategoria
regulamin
- Instrukcja
W pierwszym kroku należy uzupełnić nazwę dokumentu, czyli "Procedura retencji danych w poczcie elektronicznej". Następnie należy wskazać podstawę prawną, na której oparta jest procedura, np. RODO, ustawy krajowe. Kolejnym krokiem jest określenie celu dokumentu, np. zapewnienie zgodności z przepisami prawa, minimalizacja ryzyka utraty danych. W punkcie trzecim należy opisać ogólne zasady korzystania z systemu lub narzędzia poczty elektronicznej. W czwartym punkcie należy określić, że stosowanie procedury jest obowiązkiem każdego użytkownika systemu poczty elektronicznej. Piąty punkt powinien informować o możliwości kontroli i rozliczania użytkowników ze stosowania się do procedury. Szósty punkt wymaga zdefiniowania kluczowego pojęcia, jakim jest retencja danych. Siódmy punkt określa zakres dokumentu, czyli jakie rodzaje danych w poczcie elektronicznej obejmuje procedura. Ósmy punkt zawiera tabelę z okresami retencji dla poszczególnych rodzajów obiektów, takich jak wiadomości e-mail, załączniki, kopie zapasowe. Należy określić rodzaj obiektu, okres retencji oraz moment, od którego liczony jest ten okres, np. data otrzymania, data wysłania, data utworzenia. Dziewiąty punkt nakłada na użytkownika obowiązek niezwłocznego usuwania zbędnych obiektów. W dziesiątym punkcie należy wymienić czynności, jakie użytkownik powinien wykonywać w celu umożliwienia skutecznej retencji, np. archiwizacja, kategoryzacja, oznaczanie wiadomości. Jedenasty punkt określa okres przechowywania danych po wystąpieniu określonego warunku, np. zakończeniu projektu, rozwiązaniu umowy. Dwunasty punkt opisuje obowiązki użytkownika systemu poczty elektronicznej w zakresie retencji danych. Trzynasty punkt określa czynności administratora systemu poczty elektronicznej, np. tworzenie kopii zapasowych, nadzór nad procesem retencji.
- Dane
administrator systemu/narzędzia, cel dokumentu, czynności administratora, czynność, dane, definicja kluczowego pojęcia, moment, np. retencja, obiekt, obowiązki użytkownika systemu/narzędzia, okres, podstawa prawna, rodzaj obiektu, skrót, użytkownik systemu/narzędzia, warunek, zakres dokumentu, zasady ogólne dotyczące korzystania z systemu/narzędzia
Procedura retencji danych w poczcie elektronicznej to dokument, który reguluje przechowywanie informacji w systemie poczty elektronicznej. Dokument określa obowiązki użytkowników systemu oraz zasady dotyczące przechowywania i usuwania danych. Dowiedz się więcej na temat skróconego terminu "SKRÓT"!
[NAZWA DOKUMENTU]
1. W związku z zasadą [PODSTAWA PRAWNA], ustanawia się niniejszą [NAZWA DOKUMENTU] (dalej "[SKRÓT]").
2. [CEL DOKUMENTU].
3. [ZASADY OGÓLNE DOTYCZĄCE KORZYSTANIA Z SYSTEMU/NARZĘDZIA].
4. Stosowanie zasad określonych w [SKRÓCIE] jest obowiązkiem każdego [UŻYTKOWNIKA SYSTEMU/NARZĘDZIA].
5. [UŻYTKOWNIK SYSTEMU/NARZĘDZIA] może być kontrolowany i rozliczany ze stosowania się do postanowień [SKRÓTU].
6. [DEFINICJA KLUCZOWEGO POJĘCIA, NP. RETENCJA].
7. [SKRÓT] dotyczy [ZAKRES DOKUMENTU].
8. Określa się następujące okresy retencji [OBIEKTÓW]:
1) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
2) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
3) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
4) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
5) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
6) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
7) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
8) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
9) [RODZAJ OBIEKTU] - [OKRES] od [MOMENT].
9. [UŻYTKOWNIK SYSTEMU/NARZĘDZIA] stosuje zasadę niezwłocznego usuwania zbędnych [OBIEKTÓW].
10. W celu umożliwienia skutecznej retencji [OBIEKTÓW], [UŻYTKOWNIK SYSTEMU/NARZĘDZIA]:
1) [CZYNNOŚĆ].
2) [CZYNNOŚĆ].
3) [CZYNNOŚĆ].
4) [CZYNNOŚĆ].
5) [CZYNNOŚĆ].
6) [CZYNNOŚĆ].
7) [CZYNNOŚĆ].
11. [DANE] są przechowywane przez okres [OKRES] po [WARUNEK].
12. [OBOWIĄZKI UŻYTKOWNIKA SYSTEMU/NARZĘDZIA].
13. [ADMINISTRATOR SYSTEMU/NARZĘDZIA] [CZYNNOŚCI ADMINISTRATORA].
Procedura retencji danych w poczcie elektronicznej nakłada na użytkowników obowiązek przechowywania danych przez określony czas i stosowanie określonych zasad retencji. Znajdziesz tutaj informacje dotyczące okresów przechowywania danych oraz obowiązków administratora systemu.