Procedura udostępniania danych osobowych

[NAZWA DOKUMENTU]

1) Zasady ogólne

1. [TREŚĆ] określa zasady [CZYNNOŚĆ] danych osobowych na wniosek innego podmiotu.

2. [CZYNNOŚĆ] jest szczególnym rodzajem [CZYNNOŚĆ] danych innemu podmiotowi w wyniku, którego staje się on odrębnym administratorem danych.

3. Podstawą [CZYNNOŚĆ] danych może być:

* zgoda (udokumentowana) osoby, której danych dotyczą na [CZYNNOŚĆ] jej danych;

* przepis prawa, który wymaga [CZYNNOŚĆ];

* prawnie uzasadniony interes wnioskodawcy;

* konieczność zrealizowania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

4. Zgoda osoby, której dane dotyczą może służyć [CZYNNOŚĆ], np. [PRZYKŁAD].

5. [CZYNNOŚĆ] w związku z obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, wymaga wskazania przez wnioskodawcę zarówno szczegółowego przepisu w randze ustawy (tzn. ustawa oraz jej konkretne artykuły), a także celu i zakresu danych, które mają podlegać [CZYNNOŚĆ]. Najczęściej [CZYNNOŚĆ] będzie następować na wniosek [INSTYTUCJA], [INSTYTUCJA], [INSTYTUCJA], [INSTYTUCJA] lub [INSTYTUCJA].

6. Prawnie uzasadniony interes wnioskodawcy, wskazany we wniosku o [CZYNNOŚĆ], wymaga wykazania, że ten interes jest faktyczny. Wnioskodawca musi także wykazać, że [CZYNNOŚĆ] danych w tym celu jest niezbędne do jego zrealizowania, a także że jego interes przewyższa interesy osoby lub osób, których danych chce uzyskać.

7. Niektóre umowy wymagają [CZYNNOŚĆ] danych osoby, z którą została zawarta, np. [PRZYKŁAD].

8. Przepisy o ochronie danych osobowych nie określają wzoru wniosku o [CZYNNOŚĆ], na potrzeby niniejszej [TREŚĆ] wprowadzono wewnętrzny wzór wniosku, który można udostępnić wnioskodawcy.

9. Wnioskodawca może przekazać żądanie, korzystając ze swojego wzoru wniosku, z zastrzeżeniem, że jego wniosek musi zawierać elementy umożliwiające dokonanie oceny zasadności wniosku.

10. Wymagane elementy wniosku o [CZYNNOŚĆ]:

* dane podmiotu, który wnioskuje o uzyskanie danych;

* wskazanie podstawy [CZYNNOŚĆ];

* wskazanie osoby, której dane dotyczą;

* zakres danych, których ma dotyczyć [CZYNNOŚĆ];

* cel [CZYNNOŚĆ];

* podpis i dane osoby działającej w imieniu składającego wniosek.

11. W przypadku wniosku przekazywanego drogą elektroniczną, wnioskodawca może podpisać wniosek [SPOSÓB PODPISU].

2) Postępowanie w przypadku otrzymania wniosku o [CZYNNOŚĆ] danych

1. O otrzymanym wniosku należy niezwłocznie poinformować [STANOWISKO], który udzieli wsparcia w ocenie jego zasadności oraz realizacji.

2. W przypadku otrzymania żądania w [FORMA], należy poinformować wnioskodawcę o konieczności sformalizowania wniosku o [CZYNNOŚĆ] danych, aby zawierał informacje wymagane zgodnie z punktem 1) ust. 10 [TREŚĆ] oraz podpis wnioskodawcy i udostępnić wnioskodawcy przykładowy wzór wniosku o [CZYNNOŚĆ] (załącznik nr 1 do [TREŚĆ]).

3. W przypadku otrzymania wniosku we właściwej formie, należy dokonać weryfikacji elementów wniosku z punktem 1 ust. 10, w szczególności:

* Czy zostały precyzyjnie wskazane dane podmiotu, który wnioskuje o uzyskanie danych?

* Czy została wskazana podstawa [CZYNNOŚĆ]?

* Czy zostały wskazane osoby, do których odnosi się wniosek?

* Czy został określony zakres danych, których ma dotyczyć [CZYNNOŚĆ]?

* Czy został wskazany cel [CZYNNOŚĆ] i jest on zgodny z podstawą prawną wskazaną we wniosku?

* Czy wniosek zawiera podpis i dane osoby działającej w imieniu składającego wniosek?

4. W przypadku stwierdzenia braków we wniosku, należy niezwłocznie skontaktować się z wnioskodawcą i poinformować go o konieczności uzupełnienia wniosku. Dopuszczalny jest kontakt [FORMA].

5. Jeżeli wnioskodawca nie udzieli odpowiedzi/dodatkowych wyjaśnień, należy pozostawić wniosek bez rozpatrzenia, a po upływie [OKRES] przekazać decyzję o odmowie [CZYNNOŚĆ] danych ze względu na błędy formalne we wniosku.

6. W przypadku stwierdzenia, że wskazany we wniosku prawnie uzasadniony interes wnioskodawcy nie jest rzeczywisty lub [CZYNNOŚĆ] danych nie jest niezbędne do zrealizowania wskazanych celów, należy odmówić [CZYNNOŚĆ] danych, wskazując na niewystarczające uzasadnienie prawnego interesu wnioskodawcy.

7. W przypadku powołania się na przepis prawa, należy dokonać weryfikacji podanego we wniosku przepisu prawa:

◦ Czy wskazany przepis prawa istnieje i jest obowiązujący?

◦ Czy przepis jest w randze ustawy?

◦ Czy treść przywołanego przepisu faktycznie uprawnia wnioskodawcę do żądania [CZYNNOŚĆ] danych?

◦ Czy wskazany we wniosku cel przetwarzania jest spójny z celem wskazanym w przepisie?

8. Jeżeli wnioskodawca powołał się na przepis prawa, jednakże nie wskazał jego konkretnych artykułów, należy wezwać go do uszczegółowienia podstawy prawnej.

9. Jeżeli wnioskodawca wskazał nieobowiązujący już przepis prawa lub przepis w randze [RODZAJ DOKUMENTU], należy wezwać go do wskazania właściwej podstawy prawnej.

10. Jeżeli wnioskodawca wskazał we wniosku cel [CZYNNOŚĆ] niezgodny z celami, dla których dopuszcza możliwość [CZYNNOŚĆ] danych wskazany przez niego przepis, należy poinformować wnioskodawcę o braku możliwości zrealizowania żądania [CZYNNOŚĆ] ze względu na rozbieżność wskazanych celów i podstawy [CZYNNOŚĆ].

11. Jeżeli wskazany we wniosku przepis prawa nie uprawnia do [CZYNNOŚĆ] danych, należy poinformować wnioskodawcę o braku możliwości zrealizowania żądania [CZYNNOŚĆ].

12. Jeżeli wskazany we wniosku zakres danych jest zbyt szeroki w odniesieniu do wskazanej przez wnioskodawcę podstawy prawnej, należy zwrócić się do wnioskodawcy o uzupełnienie podstawy prawnej lub zmianę zakresu żądanych danych.

13. W przypadku pozytywnej oceny wniosku, należy przekazać wniosek wraz z decyzją o [CZYNNOŚĆ] danych do [STANOWISKO] oraz [STANOWISKO], w celu zatwierdzenia [CZYNNOŚĆ].

14. [CZYNNOŚĆ] danych następuje w [FORMA] jakiej zażądał wnioskodawca.

15. [CZYNNOŚĆ] danych następuje z zastrzeżeniem konieczności zapewnienia ich poufności w czasie przekazania.

16. [CZYNNOŚĆ] danych należy odnotować w wewnętrznym [DOKUMENT].

17. Wniosek o [CZYNNOŚĆ] wraz z decyzją o sposobie realizacji wniosku należy przechowywać przez [OKRES].

Załącznik nr 1 Wzór - wniosek o [CZYNNOŚĆ] danych

Dane wnioskodawcy:

[DANE]:* .........................................................................

[ADRES]:*.............................................................................................................................................

[IDENTYFIKATOR]/[IDENTYFIKATOR]:*................................. [TELEFON]: ..................... i/lub [EMAIL]: .................................

Wnioskuję o [CZYNNOŚĆ] danych osoby/osób:

..........................................................................................................................................................

W zakresie: .......................................................................................................................................

W celu: .............................................................................................................................................

Uzasadnienie wniosku (wskazanie podstawy prawnej [CZYNNOŚĆ]):

..........................................................................................................................................................

[DATA] i [PODPIS] wnioskodawcy .........................................................................

[IMIĘ] i [NAZWISKO] osoby działającej w imieniu wnioskodawcy: ........................................................

Klauzula informacyjna dla wnioskodawcy lub osób, działających w jego imieniu

[TREŚĆ KLAUZULI INFORMACYJNEJ]

Wzór - odnotowywanie informacji o odbiorcach danych

[NUMER] [DANE] [DANE] [DATA] [DANE] [DATA] [DANE]

                                              [DATA] [DANE]