Instrukcja kancelaryjna
- Prawo
administracyjne
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy dokumentu, wpisując "Instrukcja kancelaryjna" w odpowiednim miejscu. Następnie należy wpisać pełną nazwę firmy w miejscu przeznaczonym na nazwę firmy. W kolejnym kroku należy wpisać aktualną datę. Spis treści należy uzupełnić po zakończeniu edycji całego dokumentu, umieszczając w nim tytuły rozdziałów i paragrafy wraz z numeracją stron. W pierwszym rozdziale, w paragrafie pierwszym, należy uzupełnić pełną nazwę firmy oraz skrót nazwy firmy. W drugim rozdziale należy zdefiniować wszystkie użyte w instrukcji pojęcia, uzupełniając brakujące definicje, zachowując numerację. W trzecim rozdziale należy określić obowiązujący w firmie system kancelaryjny i uzupełnić dodatkowe informacje na jego temat. W czwartym rozdziale należy wymienić wszystkie czynności kancelaryjne wykonywane w firmie, uzupełniając ewentualnie brakujące pozycje. W piątym rozdziale i kolejnych należy szczegółowo opisać każdą z czynności kancelaryjnych, podając niezbędne informacje i procedury. W ostatnim rozdziale, w postanowieniach końcowych, należy wskazać stanowisko osoby decydującej w sprawach nieuregulowanych instrukcją. Po uzupełnieniu wszystkich informacji należy ponownie sprawdzić spis treści i upewnić się, że jest zgodny z zawartością dokumentu.
- Dane
data, definicja 3, definicja 4, definicja 5, dodatkowe czynności, dodatkowe informacje o przyjmowaniu korespondencji, dodatkowe informacje o systemie kancelaryjnym, firma, informacje o przyjmowaniu korespondencji, kolejne definicje, kolejne rozdziały i paragrafy dotyczące poszczególnych czynności kancelaryjnych, nazwa dokumentu, numer paragrafu, numer rozdziału, skrót firmy, spis treści, stanowisko, system kancelaryjny
Instrukcja kancelaryjna dla firmy FIRMA. Określa zasady postępowania z dokumentacją od momentu jej wpływu do czasu zniszczenia. Zapewnia spójność i przejrzystość w zarządzaniu dokumentami.
[NAZWA DOKUMENTU]
[FIRMA]
[DATA]
Spis treści:
[SPIS TREŚCI]
Rozdział 1Przepisy ogólne
§1
1. Niniejsza instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w [FIRMA], zwanej dalej "[SKRÓT FIRMY]".
2. Instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją, od momentu jej wpływu lub powstania w [SKRÓT FIRMY], do czasu przekazania do archiwum lub zniszczenia.
3. Postępowanie z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy. Niniejsza instrukcja ma zastosowanie w zakresie nieuregulowanym w tych przepisach.
4. Instrukcja określa zasady postępowania z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wykonania i formy.
Rozdział 2Definicje
§2
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akta sprawy - całość dokumentacji (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, kopie, rysunki, pliki elektroniczne itp.) zawierającą informacje istotne dla rozpatrzenia sprawy;
2) akceptacja - zgoda osoby uprawnionej na sposób załatwienia sprawy lub treść pisma;
3) [DEFINICJA 3];
4) [DEFINICJA 4];
5) [DEFINICJA 5];
...[KOLEJNE DEFINICJE]
Rozdział 3System kancelaryjny
§3
1. W [SKRÓT FIRMY] obowiązuje [SYSTEM KANCELARYJNY] system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej „wykazem akt”.
2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw.
3. [DODATKOWE INFORMACJE O SYSTEMIE KANCELARYJNYM]
Rozdział 4Czynności kancelaryjne
§4
Do czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji;
2) dekretacja korespondencji;
3) rejestrowanie spraw;
4) sporządzanie pism;
5) podpisywanie i wysyłanie pism;
6) przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji;
7) [DODATKOWE CZYNNOŚCI]
Rozdział 5Przyjmowanie korespondencji
§5
1. [INFORMACJE O PRZYJMOWANIU KORESPONDENCJI]
2. [DODATKOWE INFORMACJE O PRZYJMOWANIU KORESPONDENCJI]
[KOLEJNE ROZDZIAŁY I PARAGRAFY DOTYCZĄCE POSZCZEGÓLNYCH CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH]
Rozdział [NUMER ROZDZIAŁU]Postanowienia końcowe
§ [NUMER PARAGRAFU]
Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników [FIRMA].
§ [NUMER PARAGRAFU]
W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją decyduje [STANOWISKO].
Instrukcja kancelaryjna obowiązuje wszystkich pracowników FIRMA i stanowi podstawę dla procesów kancelaryjnych. Zapewnia skuteczne zarządzanie dokumentacją i archiwizację.