Rejestr Korespondencji

Prawo: administracyjne
Kategoria: ewidencja
Instrukcja: Na początku należy określić, dla jakiego sekretariatu lub pionu w organizacji przeznaczony jest rejestr, wpisując odpowiednią nazwę w polu ([SEKRETARIAT/PION]). Następnie, dla każdego wpisu, w kolumnie "Lp." należy wpisać kolejny numer porządkowy. W kolumnie "Nadawca" wpisujemy nazwę jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta. Opcjonalnie, w nawiasie kwadratowym pod spodem, można dodać imię i nazwisko osoby kontaktowej lub nazwę firmy. W kolumnie "Pismo" wpisujemy datę i znak pisma (sygnaturę). W kolumnie "Określenie sprawy" należy krótko i zwięźle opisać temat korespondencji. W kolumnie "Termin załatwienia" wpisujemy datę, do której sprawa powinna zostać załatwiona. W kolumnie "Uwagi o załatwieniu" wpisujemy informacje o sposobie załatwienia sprawy, np. wysłano odpowiedź, przekazano do działu X, itp. W ostatniej kolumnie "odbiorcy/podpis" wpisujemy nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie sprawy lub osoby, która odebrała pismo. Przykładowe wiersze poniżej nagłówka tabeli demonstrują, jakie informacje powinny znaleźć się w poszczególnych kolumnach. Należy je usunąć po wypełnieniu rejestru właściwymi danymi.
Dane: data, firma, imię, nadawca, nazwisko, podpis/odbiorca, sekretariat/pion, sprawa, sygnatura, termin, uwagi

Rejestr Korespondencji to dokument służący do rejestrowania przychodzącej i wychodzącej korespondencji w firmie. Zawiera informacje o nadawcach, odbiorcach, treściach pism oraz terminach załatwienia. Jest narzędziem ułatwiającym organizację pracy biurowej i kontrolę obiegu dokumentów.

Dziennik/Rejestr Korespondencji

([SEKRETARIAT/PION])

Lp. NadawcaNazwa jednostki organizacyjnejlub nazwisko interesanta([IMIĘ] [NAZWISKO] / [FIRMA]) Pismodataznak([DATA])([SYGNATURA]) Określenie sprawy Terminzałatwienia([DATA]) Uwagi ozałatwieniuodbiorcy/podpis([UWAGI])

1 2 3 4 5

1. [NADAWCA] [DATA] [SYGNATURA] [SPRAWA] [TERMIN] [PODPIS/ODBIORCA] [UWAGI]

2. [NADAWCA] [DATA] [SYGNATURA] [SPRAWA] [TERMIN] [PODPIS/ODBIORCA] [UWAGI]

3. [NADAWCA] [DATA] [SYGNATURA] [SPRAWA] [TERMIN] [PODPIS/ODBIORCA] [UWAGI]

...

Rejestr Korespondencji to niezbędne narzędzie organizacyjne zapewniające przejrzystość w obiegu dokumentów oraz kontrolę nad korespondencją w firmie. Dzięki szczegółowym wpisom dotyczącym nadawców, odbiorców, treści pism i terminów załatwienia, ułatwia zarządzanie procesami biurowymi.