Raport Wdrożenia RODO

Prawo: dane
Kategoria: raport
Instrukcja: Raport wdrożenia RODO należy wypełnić sekcja po sekcji, analizując każde działanie wymienione w szablonie. W kolumnie 'Stan aktualny' należy opisać, jak dane działanie jest realizowane w organizacji. Opis powinien być konkretny i precyzyjny, uwzględniając wdrożone procedury, wykorzystywane narzędzia, dokumenty oraz osoby odpowiedzialne. W przypadku braku wdrożenia danego działania, należy to jasno zaznaczyć, np. wpisując 'brak' lub 'nie wdrożono', wraz z ewentualnym uzasadnieniem. W miejscach oznaczonych nawiasami kwadratowymi, należy wpisać odpowiednie informacje specyficzne dla organizacji, np. nazwę organizacji, rodzaj klasyfikacji danych, lokalizację dokumentów, okres przechowywania danych. Należy zwrócić szczególną uwagę na placeholdery w nawiasach kwadratowych i zastąpić je rzeczywistymi danymi. Po wypełnieniu wszystkich sekcji, raport należy dokładnie przejrzeć i sprawdzić, czy wszystkie informacje są kompletne i zgodne z rzeczywistością. Raport powinien odzwierciedlać aktualny stan wdrożenia RODO w organizacji.
Dane: badanie, czynność1, czynność2, dane, dokumenty, dział, działalność, firma, kanał, kanał1, kanał2, kanał3, klasyfikacja, kryterium, lokalizacja, materiały, materiały1, materiały2, narzędzie, narzędzie1, narzędzie2, narzędzie3, narzędzie4, narzędzie5, narzędzie6, okres, organizacja, organizacja1, organizacja2, organizacja3, osoby, plan, podmiot, podmiot1, podmiot2, podmiot3, podmiot4, podmiot5, polityka, proces, rodzaj, rodzaj1, rodzaj2, stanowisko, urządzenie, wydarzenie, zasób

Raport Wdrożenia RODO obejmuje działania zarządcze w organizacji, inwentaryzację danych osobowych, wdrożenie zasad ochrony danych, oddziaływanie systemu ochrony danych na działania organizacji, zarządzanie szkoleniami, zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa danych osobowych, zarządzanie przekazywaniem danych zewnętrznym oraz komunikację z podmiotami danych. Dokument zawiera także procedury dotyczące realizacji praw podmiotów danych i obsługi reklamacji.

1. Działania zarządcze w organizacji

Stan aktualny[opis]

Działanie

Zaangażowanie Zarządu i wyższego kierownictwa w proces ochrony danych osobowych – kontakt z Zarządem, raportowanie, przekazywanie cyklicznych informacji o stanie stosowania RODO i pojawiających się m.in. nowych wytycznych, wskazówkach [ORGANIZACJA] i dobrych praktykach.

Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych.

Powołanie Zespołu Inspektora Ochrony Danych (opcjonalnie).

Przypisanie odpowiedzialności za ochronę danych osobowych w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

Przeprowadzanie oceny ryzyka naruszeń praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Stosowanie regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, w tym wymogów RODO.

2. Inwentaryzacja danych osobowych, prowadzenie rejestru czynności przetwarzania oraz mapa przepływu danych w organizacji

Stan aktualny[opis]

Działanie

Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych (jako administrator) i rejestru kategorii czynności przetwarzania (jako podmiot przetwarzający).

Przypisanie poszczególnym kategoriom danych osobowych w ramach procesów wskazanych w rejestrze czynności przetwarzania podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 oraz 9 RODO.

Wprowadzenie klasyfikacji danych osobowych (np. [KLASYFIKACJA]).

Zarządzanie schematami przepływów danych (np. pomiędzy systemami, procesami, [LOKALIZACJA]).

Zarządzanie umowami w [LOKALIZACJA] transferze danych (np. [DOKUMENTY]).

Zapewnianie przetwarzania zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą – na podstawie art. 5 ust. 1 lit. a RODO.

Zapewnianie zbierania danych osobowych w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach oraz nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami – na podstawie art. 5 ust. 1 lit. b RODO.

Weryfikacja adekwatności przetwarzania danych w zależności od celu przetwarzania danych – na podstawie art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Zapewnianie, aby dane osobowe były prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane – na podstawie art. 5 ust. 1 lit. d RODO.

Zapewnianie, aby dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez [OKRES] nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane – na podstawie art. 5 ust. 1 lit. e RODO.

Zapewnianie, aby dane osobowe były przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych – na podstawie art. 5 ust. 1 lit. f RODO.

Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody na przetwarzanie – wskaż przypadki, w których się to odbywa.

Prowadzenie rejestru umów powierzenia przetwarzania danych osobowych lub innych [DOKUMENTY] dokumentujących powierzenie przetwarzania danych osobowych.

3. Wdrożenie zasad ochrony danych osobowych wewnątrz organizacji

Stan aktualny[opis]

Działanie

Monitorowanie przestrzegania polityk ochrony danych oraz innych wdrożonych [DOKUMENTY].

Monitorowanie przestrzegania kodeksu postępowania dla ochrony danych obowiązujących w organizacji (jeżeli ma zastosowanie).

Monitorowanie zasady udokumentowania podstawy prawnej uprawniającej do przetwarzania danych osobowych.

4. Oddziaływanie systemu ochrony danych na działania organizacji

Stan aktualny[opis]

Działanie

Monitorowanie stosowanych zasad przetwarzania danych osobowych.

Monitorowanie i weryfikacja skuteczności stosowanych procesów anonimizacji lub pseudonimizacji danych.

Monitorowanie zasad automatycznego lub częściowego profilowania podmiotu danych i wpływu na niego.

Monitorowanie procesu zbierania zgód na przetwarzanie danych.

Zarządzanie procesem bezpiecznego niszczenia danych osobowych.

Ochrona prywatności w procesach przetwarzania danych osobowych wykorzystujących pliki cookies i inne techniki śledzenia zachowań w [LOKALIZACJA].

Włączenie ochrony danych osobowych w zasady dotyczące przechowywania [DANE].

Włączenie ochrony danych osobowych w działania [DZIAŁALNOŚĆ] oraz wykorzystującego inne kanały komunikacji, np. [KANAŁ1], [KANAŁ2], [KANAŁ3].

Włączenie ochrony danych osobowych w działania związane z [CZYNNOŚĆ1], z monitorowaniem [OSOBY], związane z [DZIAŁALNOŚĆ], z przeprowadzaniem [CZYNNOŚĆ2], ze współpracą ze [ORGANIZACJA].

Włączenie ochrony danych osobowych w sposób wykorzystania [NARZĘDZIE] przez organizację.

Włączenie ochrony danych osobowych w politykę [POLITYKA].

Włączenie ochrony danych osobowych przetwarzanych w procesie [PROCES].

Włączenie ochrony danych osobowych w wykorzystanie urządzeń [URZĄDZENIE].

Zarządzanie ochroną danych osobowych w procesie dostępu [OSOBY] do [ZASÓB].

Monitorowanie zasad ochrony danych osobowych w działaniach związanych z ujawnieniem informacji [ORGANIZACJA1], np. [ORGANIZACJA2], [ORGANIZACJA3].

Monitorowanie zasad ochrony danych osobowych w procesie [PROCES] danych.

5. Zarządzanie procesem szkoleń oraz działaniami zwiększającymi świadomość

Stan aktualny[opis]

Działanie

Przeprowadzenie obowiązkowych szkoleń z ochrony danych osobowych.

Przeprowadzenie regularnych szkoleń odświeżających wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych.

Przeprowadzenie szkoleń lub zwiększanie świadomości [OSOBY] w odpowiedzi na pojawiające się potrzeby.

Włączenie ochrony danych osobowych w istniejącą komunikację w [FIRMA] oraz zadbanie o materiały podnoszące świadomość o potrzebie ochrony danych osobowych, np. [MATERIAŁY1] lub [MATERIAŁY2].

Stworzenie [ZASÓB] informacji o ochronie danych osobowych, np. w [LOKALIZACJA].

Zorganizowanie [WYDARZENIE] związanych z podnoszeniem świadomości ochrony danych osobowych, np. [WYDARZENIE].

Zapewnienie szkoleń dla [STANOWISKO] i jego zespołu.

6. Zarządzanie ryzykiem związanym z bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych

Stan aktualny[opis]

Działanie

Włączenie ryzyka związanego z ochroną danych osobowych i naruszenia praw lub wolności osób w ocenę ryzyka bezpieczeństwa używanego w organizacji.

Stosowanie odpowiednich technicznych środków zabezpieczeń, np. [NARZĘDZIE1], [NARZĘDZIE2], [NARZĘDZIE3], [NARZĘDZIE4], [NARZĘDZIE5], [NARZĘDZIE6].

Stosowanie szyfrowania danych osobowych.

Monitorowanie procedur mających na celu ograniczenie dostępu do danych osobowych, np. dostęp na podstawie [KRYTERIUM].

Włączenie ochrony danych osobowych w stosowane zasady bezpieczeństwa [RODZAJ1] i [RODZAJ2].

Monitorowanie stosowanych zasad ochrony danych osobowych w [DZIAŁ], np. [DOKUMENTY], [BADANIE].

Włączenie ochrony danych osobowych w plany [PLAN].

Regularne monitorowanie i testowanie skuteczności stosowanych [RODZAJ1] i [RODZAJ2] środków bezpieczeństwa danych.

7. Zarządzanie ryzykiem związanym z przekazywaniem danych osobowych podmiotom zewnętrznym, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych i standardowe klauzule umowne

Stan aktualny[opis]

Działanie

Monitorowanie wymagań dotyczących ochrony danych stawianych [PODMIOT1], np. [PODMIOT2], [PODMIOT3], [PODMIOT4] oraz [PODMIOT5].

Zarządzanie i monitorowanie procesu realizacji umów powierzenia przetwarzania danych zawieranych z [PODMIOT] oraz przeprowadzanie weryfikacji wykonywania obowiązków wynikających z umowy powierzenia oraz z RODO.

Zarządzanie i monitorowanie procesu przetwarzania danych przez podmioty oferujące rozwiązania w [LOKALIZACJA].

Monitorowanie [DOKUMENTY] pod kątem wystąpienia nowego lub zmieniającego się ryzyka naruszenia ochrony danych.

8. Zarządzanie komunikacją z podmiotami danych

Stan aktualny[opis]

Działanie

Monitorowanie stosowania polityk ochrony danych osobowych, które szczegółowo opisują sposób, w jaki organizacja postępuje z danymi osobowymi.

Zbieranie zgód na przetwarzanie danych osobowych wszędzie tam, gdzie jest to wymagane.

Umieszczanie [DOKUMENTY] dotyczących ochrony danych osobowych wszędzie tam, gdzie zbierane są dane osobowe. Umieszczanie ich również w [RODZAJ], np. w [KANAŁ], [MATERIAŁY] oraz [DOKUMENTY].

Zadbanie, aby [OSOBY] została objaśniona treść komunikatów dotyczących ochrony ich danych osobowych.

9. Realizacja praw podmiotów danych, w tym odpowiadanie na ich żądania oraz obsługa ich skarg

Stan aktualny[opis]

Działanie

Monitorowanie stosowania [DOKUMENTY] opisujących zasady realizacji żądania dostępu do danych osobowych.

Monitorowan

Raport Wdrożenia RODO to kompleksowy dokument zawierający szczegółowe wytyczne dotyczące działań organizacji w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z RODO. Zapewnia kompleksowy przegląd kluczowych obszarów, które należy uwzględnić w procesie wdrożenia i utrzymania zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.