Instrukcja postępowania w sprawie udostępniania informacji o stanie zdrowia mieszkańca

Ramowy wzór* instrukcji postępowania personelu [INSTYTUCJA] w sprawach udostępniania informacji o stanie zdrowia [RODZAJ OSOBY]

* - wzór wymaga dostosowania do konkretnej struktury organizacyjnej [INSTYTUCJA]. Nie jest uniwersalnym wzorem dla każdego przypadku -tzn. bez dostosowania w szczegółach.

I. Postanowienia ogólne

1. [INSTYTUCJA] przetwarza dane osobowe [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA].

2. Dane osobowe [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA], w tym dotyczące stanu zdrowia [RODZAJ OSOBY], przetwarzane są w oparciu o przepisy ustawy z dnia [OKRES] r. o [NAZWA USTAWY].

3. Każdy [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] oraz jego przedstawiciel ustawowy ma prawo wglądu do danych osobowych dotyczących tego [RODZAJ OSOBY] przetwarzanych przez [INSTYTUCJA].

4. Dane osobowe [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] są przechowywane w warunkach zapewniających ochronę i zabezpieczenie przedmiotowych danych przed ich utratą lub ujawnieniem osobom nieuprawnionym. Dane osobowe [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] są przetwarzane w formie elektronicznej oraz w formie papierowej - dokumentacji znajdującej się w poszczególnych komórkach organizacyjnych [INSTYTUCJA].

5. Dostęp do danych osobowych [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] mają upoważnione osoby (pracownicy i współpracownicy [INSTYTUCJA]), które złożyły stosowne oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy powziętych informacji.

6. Nadzór nad właściwym wykorzystaniem i prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] pełni [STANOWISKO] oraz [STANOWISKO] [INSTYTUCJA], dysponujących danymi osobowymi.

II. Zasady udzielania informacji o [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] - osobom upoważnionym

1. Osobami upoważnionymi do uzyskiwania informacji o [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA], w zakresie dotyczącym danych osobowych [RODZAJ OSOBY], [CZYNNOŚĆ1] w placówce, ogólnego samopoczucia oraz spraw administracyjnych związanych z [CZYNNOŚĆ2] w placówce są:

a) osoby, w stosunku do których [RODZAJ OSOBY] lub jego przedstawiciel ustawowy, wyraził zgodę na udzielenie informacji określonych w ust. 1 (zgoda [RODZAJ OSOBY] lub przedstawiciela ustawowego jest udzielana podczas [CZYNNOŚĆ3] [RODZAJ OSOBY] do [INSTYTUCJA] w formie pisemnej i pozostaje złożona do akt osobowych [RODZAJ OSOBY]),

b) osoby bliskie w rozumieniu przepisów ustawy z dnia [OKRES] r. o [NAZWA USTAWY], tj. małżonka, krewnego lub powinowatego do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciel ustawowy, osoba pozostająca we wspólnym pożyciu - w przypadku [RODZAJ OSOBY] [STAN] bądź niezdolnych do zrozumienia znaczenia informacji.

2. Osobami upoważnionymi do uzyskania informacji o stanie zdrowia [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] są:

a) [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] lub jego przedstawiciel ustawowy,

b) osoby, w stosunku do których [RODZAJ OSOBY] lub jego przedstawiciel ustawowy, wyraził zgodę na udzielenie informacji o stanie jego zdrowia (zgoda [RODZAJ OSOBY] lub jego przedstawiciela ustawowego jest udzielana podczas [CZYNNOŚĆ3] [RODZAJ OSOBY] do [INSTYTUCJA], w formie pisemnej i pozostaje złożona do akt osobowych [RODZAJ OSOBY]),

c) osoby bliskie w rozumieniu przepisów ustawy z dnia [OKRES] r. o [NAZWA USTAWY], tj. małżonka, krewnego lub powinowatego do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciel ustawowy, osoba pozostająca we wspólnym pożyciu - w przypadku [RODZAJ OSOBY] [STAN] bądź niezdolnych do zrozumienia znaczenia informacji.

3. Informacji określonych w ust. 1, osobom upoważnionym, zgodnie z ust. 1 lit. a) i b) - mogą udzielać tylko [STANOWISKO].

4. Informacji o stanie zdrowia [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA], osobom upoważnionym, zgodnie z ust. 2 lit. a), b) i c) - może udzielać tylko [STANOWISKO].

5. Informacji o stanie zdrowia [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA], w zakresie koniecznym do sprawowania [CZYNNOŚĆ4] - może udzielić tylko [STANOWISKO].

6. Informacji określonych w ust. 1 i ust. 2 oraz ust. 5 [STANOWISKO] udzielają osobiście, osobom upoważnionym. Udzielenie informacji drogą telefoniczną - jest prawnie dopuszczalne, jednak istnieje ryzyko poinformowania osób nieuprawnionych - co może skutkować odpowiedzialnością z tytułu naruszenia tajemnicy zawodowej oraz wyjawienia danych podlegających ochronie - spoczywa na osobie udzielającej informacji.

7. Udzielenie informacji dotyczących [RODZAJ OSOBY] odbywa się po weryfikacji tożsamości osoby wnioskującej o otrzymanie informacji, a także jej uprawnienia do otrzymania informacji we wnioskowanym zakresie.

8. Zgoda [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] lub jego przedstawiciela ustawowego na udzielenie informacji dotyczących [RODZAJ OSOBY] osobom upoważnionym wskazanym w zgodzie, może zostać zmieniona lub odwołana w każdym momencie. Nową zgodę lub odwołanie poprzedniej dołącza się do akt [RODZAJ OSOBY].

III. Postępowanie w przypadku wniosku o udostępnienie informacji o [RODZAJ OSOBY] przez osobę nieupoważnioną

1. Informacje o [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA] dotyczące danych osobowych [RODZAJ OSOBY], w tym ich stanu zdrowia oraz faktu ich [CZYNNOŚĆ2] w [INSTYTUCJA] - mogą być udzielane tylko osobom upoważnionym do pozyskiwania takich informacji, określonym w pkt. II ust. 1 lit. a) i b).

2. W przypadku, gdy osoba trzecia nieposiadająca upoważnienia do pozyskiwania informacji o [RODZAJ OSOBY] [INSTYTUCJA], określonych w ust. 1 - wystąpi osobiście lub telefonicznie o udzielanie informacji o [RODZAJ OSOBY], należy ją poinformować, o konieczności wystąpienia z pisemnym wnioskiem w takiej sprawie.

3. Po doręczeniu do [INSTYTUCJA] pisemnego wniosku o udzielenie informacji, określonych w ust. 2, przed udzieleniem ww. informacji, należy:

a) zweryfikować fakt [CZYNNOŚĆ2] w [INSTYTUCJA] osoby, której wniosek dotyczy,

b) zwrócić się do [RODZAJ OSOBY], o wyrażenie zgody na udostępnienie informacji, podając dane osoby wnioskującej,

c) w przypadku, gdy wniosek o udostępnienie danych, dotyczy [RODZAJ OSOBY], którego stan zdrowia uniemożliwia, wyrażenie przez niego zgody, na udzielenie informacji - wystąpić o taką zgodę do przedstawiciela ustawowego [RODZAJ OSOBY] lub osoby upoważnionej do prowadzenia spraw [RODZAJ OSOBY],

d) w przypadku braku zgody lub braku możliwości uzyskania zgody na udostępnienie danych - nie udziela się informacji o [RODZAJ OSOBY].

4. Za weryfikację danych, których dotyczy wniosek o udostępnienie informacji o [RODZAJ OSOBY] oraz za udzielenie wyjaśnień wnioskodawcy, odpowiadają [STANOWISKO].

5. Informacji dotyczących stanu zdrowia [RODZAJ OSOBY] - osobom trzecim, nieupoważnionym do pozyskiwania informacji o [RODZAJ OSOBY] - nie udziela się.