Opis systemu przetwarzania danych

Załącznik Nr [NUMER] do zarządzenia Nr [SYGNATURA] z dnia [DATA]

Opis systemu przetwarzania danych

I. Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w systemie przetwarzania danych w

    [FIRMA]

1. [FIRMA], dalej jako „jednostka”, stosuje system przetwarzania danych przy użyciu komputera. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego [NAZWA PROGRAMU], wykonanego przez [DOSTAWCA OPROGRAMOWANIA], zakupionego w firmie [SPRZEDAWCA] (dowód zakupu: [NUMER DOKUMENTU]). Instrukcja programu stanowi załącznik Nr [NUMER ZAŁĄCZNIKA] do zarządzenia.

Lp. Nazwa             Wersja               Data rozpoczęcia jego eksploatacji (zgodnie z decyzją

  programu             oprogramowania             kierownika jednostki)

2. Program [NAZWA PROGRAMU] jest podzielony na następujące moduły:

1) moduł „[MODUŁ 1]”;

2) moduł „[MODUŁ 2]”;

3) moduł „[MODUŁ 3]”;

4) moduł „[MODUŁ 4]”;

5) moduł „[MODUŁ 5]”;

6) [MODUŁ 6].

II. Ogólne zasady działania programów i lokalizacja zbiorów

1. Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe jednostki znajdują się na serwerze jednostki, o numerze rejestracyjnym: [NUMER REJESTRACYJNY] i numerze inwentarzowym: [NUMER INWENTARZOWY].

2. Program działa na podstawie systemu operacyjnego [SYSTEM OPERACYJNY], zainstalowanego na serwerze jednostki.

III. Opis systemu przetwarzania danych

1. System przetwarzania danych tworzą moduły (programy) wymienione w wykazie programów komputerowych (w pkt I.2).

2. Ogólna charakterystyka i funkcje programów (modułów):

1) moduł „[MODUŁ 1]” umożliwia [OPIS FUNKCJONALNOŚCI];

2) moduł „[MODUŁ 2]” służy do [OPIS FUNKCJONALNOŚCI];

3) [OPIS FUNKCJONALNOŚCI].

IV. Charakterystyka programów (modułów) przetwarzania danych

1. Moduł „[GŁÓWNY MODUŁ]” stanowi główną część systemu przetwarzania danych w jednostce. W module tym są prowadzone:

1) dziennik – jako zbiór danych zawierający chronologicznie zarejestrowane w danym okresie sprawozdawczym i zadekretowane dokumenty zewnętrzne obce i własne oraz wewnętrzne dowody księgowe;

2) księga główna – służąca do chronologicznego oraz systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń oraz operacji gospodarczych, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym;

3) księgi pomocnicze – stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej w ujęciu systematycznym, obejmujące:

a) [OPIS KSIEGI POMOCNICZEJ],

b) [OPIS KSIEGI POMOCNICZEJ],

c) [OPIS KSIEGI POMOCNICZEJ],

d) [OPIS KSIEGI POMOCNICZEJ],

e) [OPIS KSIEGI POMOCNICZEJ].

Główną część programu „[GŁÓWNY MODUŁ]” stanowi zakładowy plan kont, dostosowany do wymogów przyjętego w zasadach (polityce) rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych oraz do ustalonych zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej.

2. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych

Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego.

Program „[GŁÓWNY MODUŁ]” umożliwia zamknięcie ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami prawa.

3. Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe do systemu podstawowego

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów tworzących pomocnicze księgi rachunkowe (ewidencję szczegółową) – powinny być wprowadzane do modułu głównego automatycznie. Zapisy te spełniają wymogi określone w przepisach prawa.

4. Komputerowe wydruki danych

System informatyczny umożliwia dokonywanie wydruków ujmujących wprowadzone dane w różnych przekrojach. Wydruki komputerowe spełniają wymogi określone w przepisach prawa.

Wszystkie dowody księgowe przenoszone są oznaczane automatycznie, zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości. Każdy dokument jest oznaczony [IDENTYFIKATOR] osoby sporządzającej dokument.

5. Archiwum

Archiwum dotyczy modułów (programów) wymienionych w wykazie programów komputerowych (pkt I.2).

Dane zgromadzone w systemie jednostka zabezpiecza przez archiwizację baz danych.

Archiwizacja następuje w drodze zapisu danych na [NOŚNIK], który jest składowany w bezpiecznym miejscu przez [OSOBA ODPOWIEDZIALNA].