Opis systemu przetwarzania danych

Prawo: dane
Kategoria: opis
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia sygnatur i okresu w nagłówku dokumentu. Następnie w punkcie I.1 należy wpisać pełną nazwę firmy, nazwę używanego programu komputerowego, nazwę dostawcy i sprzedawcy oprogramowania oraz sygnaturę dowodu zakupu. W tym samym punkcie należy podać sygnaturę załącznika, którym jest instrukcja programu. W tabeli poniżej należy wpisać nazwę i wersję oprogramowania oraz datę rozpoczęcia jego eksploatacji. W punkcie I.2 należy wymienić moduły programu komputerowego. W punkcie II.1 należy podać numer rejestracyjny i inwentarzowy serwera, na którym znajdują się zbiory danych. W punkcie II.2 należy wpisać nazwę systemu operacyjnego. W punkcie III.2 należy opisać funkcjonalność każdego modułu programu. W punkcie IV.1 należy szczegółowo scharakteryzować moduł, opisując jego elementy, ich funkcje i zawartość danych. Należy również wskazać dokument, do którego dostosowany jest moduł. W punkcie IV.2 należy opisać proces otwierania i zamykania ksiąg rachunkowych. W punkcie IV.3 należy opisać proces przenoszenia zbiorów danych. W punkcie IV.4 należy opisać proces komputerowego wydruku danych, wymieniając spełniane wymogi i wskazując odpowiedni przepis prawny. W punkcie IV.5 należy opisać proces archiwizacji danych.
Dane: data rozpoczęcia eksploatacji, dokument, dostawca oprogramowania, element systemu, firma, moduł 1, moduł 2, moduł 3, moduł 4, moduł 5, moduł 6, nazwa programu, numer inwentarzowy, numer rejestracyjny, okres, opis danych, opis funkcjonalności, opis procesu, opis procesu archiwizacji, przepis prawny, sprzedawca oprogramowania, sygnatura, sygnatura dowodu zakupu, sygnatura załącznika, system operacyjny, wersja oprogramowania, wymóg

Dokument „Opis systemu przetwarzania danych” zawiera informacje na temat programów komputerowych stosowanych w firmie. Wskazuje, jakie moduły są wykorzystywane do prowadzenia rachunkowości oraz opisuje ogólne zasady działania systemu i lokalizację zbiorów danych. Pełen zakres funkcjonalności programów oraz sposób przechowywania danych zostały szczegółowo opisane, zapewniając kompleksową wiedzę na temat systemu przetwarzania danych.

Załącznik Nr [SYGNATURA]

do zarządzenia Nr [SYGNATURA]

z dnia [OKRES]

Opis systemu przetwarzania danych

I. Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowaniaw systemie przetwarzania danych w [FIRMA]

1. [FIRMA], dalej jako: „Instytucja”, stosuje system przetwarzania danychprzy użyciu komputera. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programukomputerowego [NAZWA PROGRAMU], wykonanego przez [DOSTAWCA OPROGRAMOWANIA],zakupionego w firmie [SPRZEDAWCA OPROGRAMOWANIA], dowód zakupu: [SYGNATURA]

Instrukcja programu stanowi załącznik Nr [SYGNATURA] do zarządzenia.

Lp. Nazwa Wersja Data rozpoczęcia jego eksploatacji (zgodnie programu oprogramowania z decyzją kierownika Instytucji)

2. Program [NAZWA PROGRAMU] jest podzielony na następujące moduły, związanez prowadzeniem rachunkowości Instytucji:

1) moduł: [MODUŁ 1],

2) moduł: [MODUŁ 2],

3) moduł: [MODUŁ 3],

4) moduł: [MODUŁ 4],

5) moduł: [MODUŁ 5],

6) [MODUŁ 6]

II. Ogólne zasady działania programów i lokalizacja zbiorów

1. Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe Instytucji znajdują się na jej serwerzeo numerze rejestracyjnym [NUMER REJESTRACYJNY] i numerze inwentarzowym [NUMER INWENTARZOWY]

2. Program działa na podstawie systemu operacyjnego [SYSTEM OPERACYJNY],zainstalowanego na serwerze Instytucji.

III. Opis systemu przetwarzania danych

1. System przetwarzania danych tworzą moduły (programy) wymienione w wykazieprogramów komputerowych (w punkcie I.2).

2. Ogólna charakterystyka i funkcje programów (modułów):

1) Moduł: [MODUŁ 1] umożliwia [OPIS FUNKCJONALNOŚCI]

2) Moduł [MODUŁ 2]: służy do [OPIS FUNKCJONALNOŚCI]

3) [OPIS FUNKCJONALNOŚCI]

IV. Charakterystyka programów (modułów) przetwarzania danych

1. Ogólna charakterystyka i funkcje programu (modułu):

Moduł: [MODUŁ 1] stanowi główną część systemu przetwarzania danychw Instytucji. W module tym są prowadzone:

1) [ELEMENT SYSTEMU] – jako zbiór danych, zawierający [OPIS DANYCH];

2) [ELEMENT SYSTEMU] – służąca do [OPIS FUNKCJONALNOŚCI];

3) [ELEMENT SYSTEMU] – stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów [ELEMENT SYSTEMU] w ujęciu systematycznym, obejmujące:

a) [OPIS DANYCH],

b) [OPIS DANYCH],

c) [OPIS DANYCH],

d) [OPIS DANYCH],

e) [OPIS DANYCH].

Główną część modułu: [MODUŁ 1] stanowi [ELEMENT SYSTEMU], dostosowany dowymogów przyjętego w zasadach (polityce) rachunkowości [DOKUMENT] orazdo ustalonych zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych [ELEMENT SYSTEMU].

2. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych:

[OPIS PROCESU]

3. Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe do systemupodstawowego:

[OPIS PROCESU]

4. Komputerowe wydruki danych:

System informatyczny umożliwia dokonywanie wydruków ujmujących wprowadzone danew różnych przekrojach. Wydruki komputerowe spełniają wymogi określone w [PRZEPIS PRAWNY], a w szczególności:

1) [WYMÓG],

2) [WYMÓG],

3) [WYMÓG],

4) [WYMÓG].

[OPIS PROCESU]

5. Archiwum:

Archiwum dotyczy modułów (programów) wymienionych w wykazie programówkomputerowych (punkt I.2).

[OPIS PROCESU ARCHIWIZACJI]

Dokument „Opis systemu przetwarzania danych” przedstawia kompleksowy opis systemu, modułów programów oraz charakterystykę przetwarzania danych. Zawarte informacje pozwalają zrozumieć funkcjonowanie całego systemu oraz sposób zarządzania danymi. Dokument stanowi wartościowe źródło wiedzy dla osób zainteresowanych tematyką przetwarzania danych.