Polityka zarządzania konfliktem interesów Inspektora Ochrony Danych

Prawo: dane
Kategoria: regulamin
Instrukcja: Należy uważnie przeczytać cały szablon i zastanowić się nad specyfiką organizacji oraz rolą Inspektora Ochrony Danych. W nazwie dokumentu należy wpisać "Polityka zarządzania konfliktem interesów Inspektora Ochrony Danych". W paragrafie pierwszym, w miejsce [ZAGADNIENIE] należy wpisać "konfliktu interesów Inspektora Ochrony Danych". W miejsce [ORGANIZACJA] należy wpisać pełną nazwę organizacji. W paragrafie drugim w miejsce [OSOBY/GRUPY] należy wpisać, kogo dotyczy polityka, np. "wszystkich pracowników". W miejsce [PODMIOTY ZWIĄZANE Z ORGANIZACJĄ] należy wpisać podmioty związane z organizacją, np. "kontrahentów, dostawców, konsultantów". W paragrafie trzecim w miejsce [STANOWISKO/OSOBY] należy wpisać "Inspektora Ochrony Danych" lub "IOD". W każdym z punktów tego paragrafu należy doprecyzować wymagania dotyczące IOD, usuwając przykładowe wpisy w nawiasach i wpisując właściwe treści. W paragrafie czwartym w miejsce [PROBLEM] należy wpisać "Konflikt Interesów". Należy zdefiniować konflikt interesów w kontekście IOD, uzupełniając wszystkie placeholdery w tym paragrafie. W paragrafie piątym należy wypisać zakazy dotyczące Inspektora Ochrony Danych. W paragrafie szóstym należy doprecyzować zasadę niełączenia funkcji IOD z innymi stanowiskami, uzupełniając wszystkie placeholdery. W paragrafie siódmym należy opisać procedurę postępowania w przypadku stwierdzenia konfliktu interesów. W paragrafie ósmym należy opisać procedurę postępowania w przypadku nieobecności lub niepowołania IOD. W paragrafie dziewiątym należy opisać procedurę powołania IOD. Po uzupełnieniu wszystkich placeholderów należy sprawdzić, czy dokument jest spójny i logiczny.
Dane: definicja problemu, działanie, funkcja, konsekwencja, obowiązek, ogólna definicja problemu, organizacja, osoby/grupy, podmioty związane z organizacją, problem, przykład problemu 1, przykład problemu 2, rodzaje problemu 1, rozwiązanie problemu, stanowisko, stanowisko 1, stanowisko 2, stanowisko 3, stanowisko/osoby, usługa 1, usługa 2, usługa 3, warunek, wymaganie 1, wymaganie 2, wymaganie 3, wymaganie 4, zagadnienie, zakaz 1, zakaz 2, zakaz 3, zakaz 4, zakaz 5, zakaz 6, zakres odpowiedzialności

Polityka zarządzania konfliktem interesów Inspektora Ochrony Danych ma na celu prawidłowe zarządzanie zagadnieniami w organizacji. Dokument obejmuje wszelkie osoby/grupy w organizacji oraz podmioty z nią związane. Zawiera również precyzyjne zadania i zakazy dotyczące konkretnych sytuacji oraz postępowanie w przypadku wystąpienia problemów czy nieobecności Inspektora.

[NAZWA DOKUMENTU] (np. Polityka zarządzania konfliktem interesów Inspektora Ochrony Danych)

§1. Cel

Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie prawidłowego zarządzania [ZAGADNIENIE] w [ORGANIZACJA].

§2. Zakres

Niniejszy dokument dotyczy wszystkich [OSOBY/GRUPY] w [ORGANIZACJA] oraz [PODMIOTY ZWIĄZANE Z ORGANIZACJĄ].

§3. Zadania

Do podstawowych zadań [STANOWISKO/OSOBY] należy dbanie o to, aby:

1. [WYMAGANIE 1] (np. [STANOWISKO] nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania swoich zadań)

2. [WYMAGANIE 2] (np. W umowie z [STANOWISKO] zagwarantować [WARUNEK])

3. [WYMAGANIE 3] (np. [STANOWISKO] podlegał bezpośrednio pod [INNE STANOWISKO])

4. [WYMAGANIE 4] (np. Osoby zgłaszające [PROBLEM] po ocenie sytuacji były w razie potrzeby [DZIAŁANIE])

§4. [PROBLEM] (np. Konflikt Interesów)

1. [DEFINICJA PROBLEMU] (np. [PROBLEM] obejmuje każdą sytuację, w której [OSOBY] mogą wpłynąć na [PROCES]. Osoby te mają [INTERES], który może być postrzegany jako zagrażający [WARTOŚĆ].)

2. [RODZAJE PROBLEMU 1] (np. [PROBLEM] obejmuje zarówno rzeczywisty, jak i postrzegany [PROBLEM].)

3. [PRZYKŁAD PROBLEMU 1] (np. Rzeczywisty [PROBLEM] obejmuje przypadki [SYTUACJA].)

4. [PRZYKŁAD PROBLEMU 2] (np. Postrzegany [PROBLEM] dotyczy sytuacji, w których [SYTUACJA].)

5. [OGÓLNA DEFINICJA PROBLEMU] (np. Za [PROBLEM] należy uznać każdą sytuację, w której [WARTOŚĆ] jest lub może być postrzegana jako zagrożona z uwagi na [POWÓD].)

6. [ROZWIĄZANIE PROBLEMU] (np. [PROBLEM] eliminowany jest poprzez [DZIAŁANIE].)

§5. Zakazy dotyczące [STANOWISKO/FUNKCJA]

1. [ZAKAZ 1]

2. [ZAKAZ 2]

3. [ZAKAZ 3]

4. [ZAKAZ 4]

5. [ZAKAZ 5]

6. [ZAKAZ 6]

§6. Zasada niełączenia [FUNKCJA] ze stanowiskami, które mają wpływ na [ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI]

1. Funkcja [FUNKCJA] co do zasady nie powinna być łączona z następującymi stanowiskami:

1) [STANOWISKO 1]

2) [STANOWISKO 2]

3) [STANOWISKO 3]

itd.

2. W przypadku zewnętrznego [STANOWISKO], nie powinien on świadczyć usług dla [ORGANIZACJA] związanych z:

1) [USŁUGA 1]

2) [USŁUGA 2]

3) [USŁUGA 3]

itd.

3. Ponadto [STANOWISKO] zewnętrzny nie powinien [WARUNEK].

§7. Stwierdzenie [PROBLEM]

1. [STANOWISKO] w przypadku zaobserwowania [PROBLEM] [DZIAŁANIE].

2. W przypadku wystąpienia [PROBLEM] [DZIAŁANIE].

3. [ZAKAZ]

4. W przypadku zewnętrznego [STANOWISKO] [DZIAŁANIE].

§8. Nieobecność lub niepowołanie [STANOWISKO]

W przypadku dłuższej nieobecności [STANOWISKO] lub faktycznego niemożliwości spełnienia funkcji [DZIAŁANIE].

§9. Powołanie [STANOWISKO]

1. Powołując nowego [STANOWISKO] [DZIAŁANIE].

2. [STANOWISKO] [OBOWIĄZEK].

3. [KONSEKWENCJA].

Polityka zarządzania konfliktem interesów Inspektora Ochrony Danych określa rygorystyczne zasady postępowania w przypadku konfliktu interesów oraz precyzyjne zakazy dotyczące funkcjonowania w określonych warunkach. Dokument zawiera także procedury powoływania nowego Inspektora oraz rekomendowane działania w przypadku jego nieobecności.