Procedura weryfikacji kontrahentów

Prawo

handlowe

Kategoria

uchwała

Instrukcja

Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy firmy w miejscu placeholdera [FIRMA]. Następnie należy wpisać nazwę procedury w miejsce [NAZWA PROCEDURY], czyli "Procedura weryfikacji kontrahentów". W miejscu [PODSTAWA PRAWNA] należy podać podstawę prawną uchwały, np. umowę spółki lub odpowiedni przepis prawa. W miejscu [CEL PROCEDURY] należy precyzyjnie określić cel procedury weryfikacji kontrahentów, np. "minimalizowanie ryzyka współpracy z nierzetelnymi kontrahentami". W sekcji §2 należy określić jakie czynności Spółka może dokonywać z kontrahentami, np. "zawierać umowy", a następnie określić z jakimi podmiotami, np. "osobami fizycznymi i prawnymi". W polu [WARUNKI] należy wpisać warunki, jakie muszą spełniać kontrahenci. Należy określić stanowisko odpowiedzialne za weryfikację kontrahentów, np. "Dział Zakupów" w miejscu [STANOWISKO]. Wypunktowane [WARUNEK 1], [WARUNEK 2], [WARUNEK 3] to warunki, jakie muszą być spełnione przed dokonaniem czynności, np. "weryfikacja dokumentów", "sprawdzenie w bazach dłużników", "uzyskanie pozytywnej opinii działu prawnego". W miejscu [DOKUMENT/DECYZJA] należy określić rodzaj dokumentu lub decyzji, a w [ODNOŚNIK] odnośnik do paragrafu lub innego dokumentu. [ELEMENT 1] i [ELEMENT 2] to elementy, jakie powinna zawierać wspomniana decyzja. W dalszej części paragrafu 2 należy określić możliwość podjęcia decyzji w wyjątkowych okolicznościach, wpisując odpowiednie informacje w miejsce [PODMIOTY], [WARUNKI], [STANOWISKO] oraz [MOŻLIWOŚĆ]. W paragrafach 3 i 4 należy wymienić wymagane dokumenty od kontrahentów, wpisując je w miejsce [WYMAGANE DOKUMENTY], a w paragrafie 4 dodatkowo określić częstotliwość ich przedstawiania [CZĘSTOTLIWOŚĆ], odnośnik [ODNOŚNIK] oraz konsekwencje nieprzedstawienia dokumentów [KONSEKWENCJE]. W paragrafie 5 należy określić czynności wykonywane przez [STANOWISKO], np. "weryfikuje", wymienić wymagane dokumenty [WYMAGANE DOKUMENTY], opisać nieprawidłowości [NIEPRAWIDŁOWOŚCI] oraz konsekwencje ich niewyjaśnienia [KONSEKWENCJE]. Należy również określić alternatywne czynności [INNA CZYNNOŚĆ]. W paragrafie 6 należy określić okres archiwizacji dokumentów, wpisując go w miejsce [OKRES 1] i [OKRES 2], a także warunki i czynności związane z archiwizacją. Na końcu należy dodać datę wejścia w życie procedury.

Dane

cel procedury, czynności, częstotliwość, dokument/decyzja, element 1, element 2, firma, inna czynność, konsekwencje, możliwość, nazwa procedury, nieprawidłowości, odnośnik, okres 1, okres 2, podmioty, podstawa prawna, stanowisko, warunek 1, warunek 2, warunek 3, warunki, wymagane dokumenty

Dokument o nazwie 'Procedura weryfikacji kontrahentów' określa zasady i procedury dotyczące weryfikacji kontrahentów przez Zarząd Spółki.

Uchwała Zarządu [FIRMA]

w sprawie przyjęcia [NAZWA PROCEDURY]

 

Na podstawie [PODSTAWA PRAWNA]

Zarząd Spółki [FIRMA] uchwala [NAZWA PROCEDURY]:

 

§1

Niniejsza Procedura reguluje zasady [CEL PROCEDURY] w spółce [FIRMA] (dalej Spółka).

Celem niniejszej Procedury jest [CEL PROCEDURY].

 

§2

Spółka może dokonywać [CZYNNOŚCI] wyłącznie z [PODMIOTY] [WARUNKI].

[CZYNNOŚĆ] dokonuje [STANOWISKO] po:

* [WARUNEK 1];

* [WARUNEK 2];

* [WARUNEK 3];

[DOKUMENT/DECYZJA], o której mowa w [ODNOŚNIK], powinna określać:

* [ELEMENT 1];

* [ELEMENT 2].

[STANOWISKO] może w każdym momencie, w zależności od okoliczności, zmienić albo uchylić decyzję o której mowa w [ODNOŚNIK].

W wyjątkowych okolicznościach, w przypadku [PODMIOTY] [WARUNKI] [STANOWISKO] po uzyskaniu akceptacji [STANOWISKO] może podjąć decyzję o [MOŻLIWOŚĆ].

 

§3

[WYMAGANE DOKUMENTY] stanowią:

* [DOKUMENT 1];

* [DOKUMENT 2];

* [DOKUMENT 3];

* [DOKUMENT 4];

* [DOKUMENT 5];

* [DOKUMENT 6];

[WYMAGANE DOKUMENTY] powinny zostać zaktualizowane w razie zmiany potwierdzonych nimi okoliczności faktycznych.

 

§4

[WYMAGANE DOKUMENTY] stanowią:

* [DOKUMENT 1];

* [DOKUMENT 2];

* [DOKUMENT 3];

* [DOKUMENT 4];

* [DOKUMENT 5];

[WYMAGANE DOKUMENTY] powinny być przedstawiane Spółce [CZĘSTOTLIWOŚĆ]. W przypadku nie przedstawienia przez [PODMIOT] dokumentów w terminie przewidzianym w [ODNOŚNIK] [STANOWISKO] [KONSEKWENCJE].

 

§5

[STANOWISKO] [CZYNNOŚĆ] [WYMAGANE DOKUMENTY], a w przypadku stwierdzenia [NIEPRAWIDŁOWOŚCI] może zwrócić się do [PODMIOT] o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień.

Jeżeli [PODMIOT] nie wyjaśni [NIEPRAWIDŁOWOŚCI] [WYMAGANE DOKUMENTY], [STANOWISKO] [KONSEKWENCJE]. W wyjątkowych okolicznościach [STANOWISKO] może zamiast [CZYNNOŚĆ] [INNA CZYNNOŚĆ].

 

§6

Wszelka dokumentacja pozyskana w toku [CZYNNOŚĆ] podlega archiwizacji.

Okres archiwizacji nie może być krótszy niż:

* [OKRES 1];

* [OKRES 2].

Po upływie okresu archiwizacji dokumenty podlegają zniszczeniu.

W przypadku [WARUNEK] należy [CZYNNOŚĆ].

 

§7

Procedura wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Procedura weryfikacji kontrahentów to istotny dokument normatywny spółki, określający wymagane dokumenty, procesy decyzyjne oraz konsekwencje związane z brakiem spełnienia określonych warunków. Zapewnia klarowność i spójność działań w obszarze kontrahentów.