Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla obsługi zgłoszeń wewnętrznych
- Prawo
dane
- Kategoria
upoważnienie
- Instrukcja
W sekcji "Osoba upoważniona" należy wpisać imię i nazwisko pracownika otrzymującego upoważnienie. Następnie należy podać stanowisko zajmowane przez osobę upoważnioną. W polu "Login w systemie informatycznym" wpisujemy login pracownika do systemu, w którym będą przetwarzane dane osobowe. W polu "System" należy wpisać nazwę systemu informatycznego używanego do przetwarzania danych w ramach zgłoszeń wewnętrznych. W sekcji "Czynności przetwarzania" należy skreślić te czynności, które nie będą wykonywane przez osobę upoważnioną w ramach jej obowiązków. Należy zwrócić szczególną uwagę na czynności związane z usuwaniem/niszczeniem danych oraz ujawnianiem poprzez przesyłanie i dostosować je do umowy powierzenia. W sekcji "Wystawił" należy wpisać imię i nazwisko osoby wystawiającej upoważnienie. W polu "Data nadania upoważnienia" należy wpisać datę wystawienia upoważnienia. W polu "Numer upoważnienia" należy wpisać unikalny numer nadanego upoważnienia. W ostatniej sekcji dokumentu, osoba upoważniona powinna podpisać dokument i wpisać datę podpisu.
- Dane
data, imię, login, nazwisko, numer, podpis, stanowisko, system
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla obsługi zgłoszeń wewnętrznych reguluje zakres upoważnienia osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym oraz w dokumentacji papierowej. Czynności przetwarzania obejmują m.in. zbieranie, utrwalanie, organizowanie i przechowywanie danych. Kategorie danych obejmują zwykłe dane osobowe i dane szczególnych kategorii, podawane w zgłoszeniach sygnalisty.
UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
dla pracowników podmiotu przetwarzającego1 wykonujących czynności w zakresie zgłoszeń wewnętrznych
Osoba upoważniona: [IMIĘ] [NAZWISKO]
Stanowisko: [STANOWISKO]
Login w systemie informatycznym: [LOGIN]
Zakres upoważnienia: przetwarzanie danych osobowych, w związku z obsługą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
Przetwarzanie danych nastąpi: w systemie informatycznym [SYSTEM] w dokumentacji papierowej
Czynności przetwarzania: − w ramach przyjmowania zgłoszeń i potwierdzania przyjęcia zgłoszenia: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, pobieranie, przechowywanie, przeglądanie, ujawnianie poprzez przesłanie, usuwanie lub niszczenie /niepotrzebne skreślić, np. bez usuwania/nieszczenia, jeżeli tych czynności nie dotyczy umowa powierzenia; ujawnianie poprzez przesyłanie – pozostawić, jeżeli przetwarzajacy ma przesyłać informacje do podmiotu prawnego/. − w ramach przekazywania informacji zwrotnej i dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, usuwanie lub niszczenie /niepotrzebne skreślić/. /czynności przetwarzania należy uzupełnić adekwatnie do powierzonych zadań/
Kategorie danych osobowych: Upoważniony uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych następujących kategorii: 1. zwykłe dane osobowe, w tym dane kontaktowe podane przez sygnalistę, dotyczące sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, 2. inne dane osobowe podane przez sygnalistę, w tym dane dotyczące osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, obejmujące zwykłe dane osobowe lub dane osobowe szczególnych kategorii lub dane karne,
podawane w zgłoszeniu sygnalisty lub w ramach dalszej komunikacji z nim.
Czas obowiązywania upoważnienia: Upoważnienie wygasa z chwilą odwołania.
1Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do upoważnienia swoich pracowników do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem zadań dot. obsługi zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Jednocześnie wobec upoważnionego pracownika Podmiot przetwarzający jest administratorem danych osobowych (jako pracodawca), stąd w niniejszym upoważnieniu występuje podwójne nazewnictwo (w procesie obsługi sygnalistów – podmiot przetwarzajacy; w procesie nadawania upoważnień swoim pracownikom – administrator).
Wystawił: [IMIĘ] [NAZWISKO]
Data nadania upoważnienia: [DATA]
Numer upoważnienia: [NUMER]
Oświadczenia osoby upoważnionej: Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także z wewnętrznymi przepisami w tym zakresie obowiązującymi u Administratora i zobowiązuję się do ich przestrzegania. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, które uzyskałam/em lub uzyskam w ramach przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonuje lub będę wykonywać te zadania. Zobowiązuję się do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych, przetwarzanych w oparciu o udzielone upoważnienie. Rozumiem, że nadane mi upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wygasa z chwilą jego odwołania.
Data i podpis osoby upoważnionej: [DATA] [PODPIS]
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla obsługi zgłoszeń wewnętrznych ustanawia zakres uprawnień osoby upoważnionej, obejmujący przetwarzanie danych kontaktowych i innych danych osobowych podanych przez sygnalistę. Czas obowiązywania upoważnienia wygasa z chwilą jego odwołania.