Rozliczenie podróży służbowej

Prawo: praca
Kategoria: sprawozdanie
Instrukcja: Na początku należy określić rodzaj podróży służbowej, np. krajowa czy zagraniczna. Następnie wpisujemy datę i numer polecenia wyjazdu służbowego. W kolejnym kroku wpisujemy imię i nazwisko pracownika rozliczającego podróż oraz jego stanowisko. W sekcji dotyczącej zaliczki wpisujemy kwotę wypłaconej zaliczki w walucie obcej (jeśli dotyczy) oraz w walucie polskiej. W części dotyczącej kosztów podróży, wypełniamy tabelę z czasem podróży, podajemy miejscowość i datę oraz godzinę wyjazdu i przyjazdu, a także datę i godzinę przekroczenia granicy (jeśli dotyczy). Obliczamy i wpisujemy dietę za czas podróży krajowej i zagranicznej, mnożąc stawkę diety przez liczbę dni. W sekcji kosztów przejazdów wpisujemy środek transportu określony w poleceniu wyjazdu i cenę biletów. Jeśli podróż odbyła się samochodem prywatnym, wpisujemy odpowiednie kwoty i wykonujemy obliczenia. W przypadku ryczałtu na dojazdy, wpisujemy miejscowość wyjazdu i przyjazdu oraz kwotę ryczałtu w odpowiedniej walucie. W przypadku dojazdów komunikacją miejską, wykonujemy obliczenia zgodnie ze wzorem. W kosztach noclegu wpisujemy kwoty z rachunków hotelowych lub obliczamy ryczałt, jeśli ma zastosowanie. W sekcji "inne wydatki" wpisujemy rodzaj wydatku i jego kwotę. Sumujemy wszystkie koszty podróży w walucie obcej i polskiej. Wpisujemy pobraną zaliczkę i obliczamy kwotę do zwrotu lub do wypłaty. W załącznikach wymieniamy dołączone dokumenty, np. bilety, rachunki. Na końcu wpisujemy datę i składamy podpis. Rachunek sprawdzany jest pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, a następnie zatwierdzany do wypłaty. W przypadku niewykorzystanej zaliczki, wpisujemy kwotę i datę wpłaty. Na końcu pracownik kwituje odbiór kwoty.
Dane: data, godzina, imię, kwota, miejscowość, nazwisko, numer, pln, podpis, podpis delegowanego pracownika, rodzaj, rodzaj wydatku, stanowisko, waluta, załącznik, środek transportu

Dokument Rozliczenie podróży służbowej dotyczy rozliczania kosztów związanych z podróżą służbową, w tym: procesu zgłoszenia wyjazdu, ustalania kosztów podróży (takich jak dieta, przejazdy, nocleg), ryczałtów oraz innych wydatków. Dokument zawiera również sekcje dotyczące zaliczek, zwrotów, załączników oraz potwierdzenia wykonania polecenia służbowego.

Rozliczenie kosztów [RODZAJ] podróży służbowej

Zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego z dnia [DATA] Nr [NUMER]

1. [IMIĘ] [NAZWISKO]

([IMIĘ] [NAZWISKO], [STANOWISKO])

2. Wysokość wypłaconej zaliczki:

1) [KWOTA] w walucie obcej – [WALUTA],

2) [KWOTA] w walucie polskiej – [PLN]

3. Ustalanie kosztów podróży:

1) czas podróży:

Wyjazd/przyjazd Przekroczenie Czas Czas

granicy podróży podróży

krajowej zagranicznej

[MIEJSCOWOŚĆ] [DATA] [GODZINA] [MIEJSCOWOŚĆ] [DATA] [GODZINA]

2) dieta za czas podróży:

a) krajowej:

[KWOTA] diety × [KWOTA] zł = [KWOTA] zł,

b) zagranicznej:

[KWOTA] diety × [KWOTA] = [KWOTA];

3) koszty przejazdów:

a) środkiem (środkami) transportu określonym w poleceniu wyjazdu [ŚRODEK TRANSPORTU],

– cena biletów [KWOTA],

b) samochodem, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy:

[KWOTA] = zł; [KWOTA] × [KWOTA]

4) ryczałt na dojazdy:

a) z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego:

[MIEJSCOWOŚĆ] [MIEJSCOWOŚĆ] [KWOTA] [WALUTA]

b) środkami komunikacji miejscowej:

[KWOTA] = zł; × [KWOTA] × 10% = [KWOTA]

5) koszty noclegu:

a) w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym – [KWOTA],

b) w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym – [KWOTA],

c) ryczałt

[KWOTA] × [KWOTA] × 25% = [KWOTA]

6) inne wydatki:

[RODZAJ WYDATKU] [KWOTA]

Ogółem koszty podróży:

1) w walucie obcej [KWOTA],

2) w walucie polskiej [KWOTA] zł.

Pobrana zaliczka [KWOTA]

Do zwrotu/do wypłaty* [KWOTA]

Załączniki:

[ZAŁĄCZNIK]

Niniejszy rachunek przedkładam

[DATA]

(podpis delegowanego pracownika)

Rachunek sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz

stwierdzono wykonanie polecenia służbowego

[DATA] [PODPIS] [DATA] [DATA]

Niewykorzystaną zaliczkę Zatwierdzono do wypłaty

w kwocie [KWOTA] [KWOTA]

wpłacono [DATA] tytułem [RODZAJ WYDATKU]

[PODPIS]

Kwituję odbiór

[KWOTA]

[DATA] [PODPIS]

* Niepotrzebne skreślić

Rozliczenie podróży służbowej obejmuje koszty związane z podróżą służbową, takie jak dieta, przejazdy, nocleg czy inne wydatki, które są potwierdzane rachunkami oraz ryczałtami. Po weryfikacji wykonania polecenia służbowego i potwierdzeniu kwot do zwrotu lub wypłaty, zostaje dokonane ostateczne rozliczenie kosztów podróży służbowej.