Zakładowy plan kont i opis systemu przetwarzania danych

Prawo: finansowe
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy dokumentu, czyli "Zakładowy plan kont i opis systemu przetwarzania danych". Następnie należy wpisać numer załącznika, sygnaturę zarządzenia oraz datę jego wydania. W paragrafie pierwszym, dotyczącym zakładowego planu kont, należy uzupełnić informacje ogólne, odwołując się do odpowiednich regulacji, takich jak Rachunkowość Budżetowa. Szczegółowo należy opisać zakładowy plan kont, uwzględniając specyfikę jednostki, jej strukturę organizacyjną oraz charakterystyczne zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych. Należy określić podział kont, uwzględniając wytyczne jednostki nadrzędnej dotyczące grupowania operacji gospodarczych. Dla każdego konta w planie kont należy podać wykaz operacji, operacje po stronie Wn i Ma, konta przeciwstawne, salda konta oraz ich wyjaśnienie. W części dotyczącej kont analitycznych/pomocniczych należy określić wykaz kont, do których tworzone będą konta analityczne, oraz zasady ich tworzenia. Ustalając zakres ewidencji analitycznej, należy uwzględnić obowiązek grupowania danych według odpowiedniej klasyfikacji budżetowej. Zakładowy plan kont musi umożliwiać sporządzenie wymaganych sprawozdań, które należy wymienić. Zasady klasyfikacji zdarzeń i prowadzenia kont pomocniczych można przedstawić w formie tabeli. W paragrafie drugim należy wymienić księgi rachunkowe, dzienniki częściowe i księgi pomocnicze stosowane w jednostce, wraz z ich opisem. Jeśli księgi rachunkowe są prowadzone komputerowo, należy podać informacje o systemie komputerowym. W paragrafie trzecim, dotyczącym opisu systemu przetwarzania danych, należy określić sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (komputerowo/ręcznie). Jeśli księgi są prowadzone komputerowo, należy podać nazwę, producenta i wersję programu komputerowego, a także opisać inne używane programy, najlepiej w formie tabeli. Należy szczegółowo opisać program do prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyszczególniając jego moduły i ich funkcje. Należy uwzględnić informacje o bilansie otwarcia, zamykaniu ksiąg rachunkowych, kontroli zapisów w systemie, numeracji zapisów i odpowiedzialności, zapisach tworzonych automatycznie oraz wydrukach komputerowych. Na koniec należy opisać sposób archiwizacji danych, miejsce przechowywania nośników danych oraz odwołać się do instrukcji użytkownika systemu informatycznego, podając jej numer załącznika, numer zarządzenia i datę.
Dane: data, data instrukcji, informacje o bilansie otwarcia, informacje o innych programach używanych w jednostce, informacje o kontach analitycznych/pomocniczych, informacje o kontroli zapisów w systemie, informacje o numeracji zapisów i odpowiedzialności, informacje o podziale kont, informacje o systemie komputerowym, informacje o wydrukach komputerowych, informacje o zamykaniu ksiąg rachunkowych, informacje o zapisach tworzonych automatycznie, informacje ogólne dotyczące zakładowego planu kont, jednostka nadrzędna, klasyfikacja budżetowa, konta przeciwstawne, miejsce przechowywania, nazwa dokumentu, nazwa jednostki, nazwa programu komputerowego, nośnik danych, numer zarządzenia instrukcji, numer załącznika, numer załącznika instrukcji, operacje wn i ma, opis dziennika i księgi głównej, opis konta, opis ksiąg pomocniczych i zestawienia obrotów i sald, opis modułów programu, opis programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych - moduły, opis zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych, producent programu komputerowego, przykładowa tabela z zasadami klasyfikacji zdarzeń - konto "", sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, sygnatura, szczegółowe informacje dotyczące zakładowego planu kont, tabela z programami, warianty archiwizacji, wersja programu komputerowego, wymienione dzienniki częściowe, wymienione księgi pomocnicze, wymienione księgi rachunkowe, wymienione sprawozdania

Dokument 'Zakładowy plan kont i opis systemu przetwarzania danych' określa sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce, zawierając zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych oraz opis systemu przetwarzania danych. Plan kont ustala wykaz kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń oraz prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, uwzględniając specyfikę i strukturę organizacyjną jednostki.

[NAZWA DOKUMENTU]

Załącznik Nr [NUMER ZAŁĄCZNIKA] do Zarządzenia Nr [SYGNATURA] z dnia [DATA]

Załącznik określa sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:

1) zakładowy plan kont ustalający:

a) wykaz kont księgi głównej,

b) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,

c) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;

2) wykaz ksiąg rachunkowych (w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych);

3) opis systemu przetwarzania danych (w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego).

§1Zakładowy plan kont

1. Zakładowy plan kont musi zawierać minimum poniższe informacje:

1) wykaz kont księgi głównej,

2) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,

3) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

2. Wykaz kont danej jednostki powinien obejmować zarówno stosowane konta bilansowe, jak i pozabilansowe.

[INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE ZAKŁADOWEGO PLANU KONT - np. odniesienie do RachBudżR lub innych regulacji]

3. Zakładowy plan kont powinien uwzględniać specyfikę i strukturę organizacyjną jednostki oraz charakterystyczne dla niej zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych.

[SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE ZAKŁADOWEGO PLANU KONT - np. możliwość rozszerzenia standardowego planu kont]

4. [INFORMACJE O PODZIALE KONT]

5. Zakładowe plany kont muszą uwzględniać wytyczne [JEDNOSTKA NADRZĘDNA] dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla prowadzonej działalności.

6. Komentarz do poszczególnych kont powinien zawierać następujące informacje:

1) wykaz operacji, do których służy konto,

2) jakie operacje są ujmowane po stronie Wn, a jakie po stronie Ma danego konta,

3) wykaz kont, z którymi dane konto koresponduje,

4) salda danego konta i wyjaśnienie, co one oznaczają.

[INFORMACJE O KONTACH ANALITYCZNYCH/POMOCNICZYCH]

7. Ta część polityki rachunkowości, która dotyczy zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, powinna zawierać wyjaśnienia w zakresie:

1) wykazu kont, do których tworzone będą konta analityczne (księgi pomocnicze),

2) zasad tworzenia kont analitycznych do kont syntetycznych.

[DODATKOWE INFORMACJE O ZAKŁADOWYM PLANIE KONT]

8. Ustalając zakres ewidencji analitycznej, należy uwzględnić obowiązek grupowania danych o dochodach i przychodach oraz wydatkach i kosztach według podziałek [KLASYFIKACJA BUDŻETOWA].

9. Zakładowy plan kont musi być tak opracowany, aby prowadzona według niego ewidencja pozwalała na sporządzenie sprawozdań [WYMIENIONE SPRAWOZDANIA].

10. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach bilansowych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej – mogą być ujęte np. w formie tabeli.

Tabela. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń

[PRZYKŁADOWA TABELA Z ZASADAMI KLASYFIKACJI ZDARZEŃ - Konto [NUMER KONTA] "[NAZWA KONTA]"]

[OPIS KONTA, OPERACJE Wn i Ma, KONTA PRZECIWWSTAWNE]

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej

[OPIS ZASAD PROWADZENIA KSIĄG POMOCNICZYCH]

§2Wykaz ksiąg rachunkowych (w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych)

1. Księgi rachunkowe w jednostce [NAZWA JEDNOSTKI] obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

[WYMIENIONE KSIĘGI RACHUNKOWE]

2. W jednostce [NAZWA JEDNOSTKI] występują dzienniki częściowe dla:

[WYMIENIONE DZIENNIKI CZĘŚCIOWE]

[OPIS DZIENNIKA I KSIĘGI GŁÓWNEJ]

3. W jednostce [NAZWA JEDNOSTKI] stosuje się księgi pomocnicze dla:

[WYMIENIONE KSIĘGI POMOCNICZE]

[OPIS KSIĄG POMOCNICZYCH I ZESTAWIENIA OBROTÓW I SALD]

4. [INFORMACJE O SYSTEMIE KOMPUTEROWYM]

§3Opis systemu przetwarzania danych (w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego)

1. [INFORMACJE O SPOSOBIE PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH - komputerowo/ręcznie]

2. [INFORMACJE O PROGRAMIE KOMPUTEROWYM - nazwa, producent, wersja]

[INFORMACJE O INNYCH PROGRAMACH UŻYWANYCH W JEDNOSTCE]

Tabela. Programy komputerowe do ewidencji księgowej w jednostce [NAZWA JEDNOSTKI]

[TABELA Z PROGRAMAMI]

3. [OPIS PROGRAMU DO PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH - moduły]

4. [OPIS MODUŁÓW PROGRAMU]

5. [INFORMACJE O BILANSIE OTWARCIA]

6. [INFORMACJE O ZAMYKANIU KSIĄG RACHUNKOWYCH]

7. [INFORMACJE O KONTROLI ZAPISÓW W SYSTEMIE]

8. [INFORMACJE O NUMERACJI ZAPISÓW I ODPOWIEDZIALNOŚCI]

9. [INFORMACJE O ZAPISACH TWORZONYCH AUTOMATYCZNIE]

10. [INFORMACJE O WYDRUKACH KOMPUTEROWYCH]

[WARIANTY ARCHIWIZACJI]

11. Archiwizacja następuje w drodze zapisu danych na [NOŚNIK DANYCH], który jest przechowywany w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA].

12. Zasady dotyczące systemu informatycznego, procedur, funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, zostały określone w instrukcji użytkownika stanowiącej załącznik Nr [NUMER ZAŁĄCZNIKA] do Zarządzenia Nr [NUMER ZARZĄDZENIA] z dnia [DATA].

Dokument 'Zakładowy plan kont i opis systemu przetwarzania danych' szczegółowo reguluje sposób prowadzenia ewidencji księgowej w jednostce, określając m.in. zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych oraz opis systemu przetwarzania danych, zapewniając kompleksowe i zgodne z prawem prowadzenie ksiąg.