Regulamin rozpatrywania skarg

Prawo: cywilne
Kategoria: regulamin
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy organizacji w miejscach oznaczonych placeholderem [ORGANIZACJA]. Następnie należy wskazać dokument zawierający zasady etyczne obowiązujące w organizacji, wstawiając jego nazwę w miejsce [DOKUMENT Z ZASADAMI ETYCZNYMI]. W przypadku przyjmowania skarg drogą elektroniczną, należy podać adres e-mail w miejscu [ADRES EMAIL] oraz numer telefonu w miejscu [NUMER TELEFONU]. Jeżeli organizacja nie przyjmuje skarg w tych formach, należy usunąć te fragmenty z szablonu. Należy określić, jakie dane kontaktowe skarżącego są wymagane i wpisać je w miejsce [DANE KONTAKTOWE SKARŻĄCEGO]. W miejscu [LICZBA] należy wpisać liczbę dni roboczych, w ciągu których standardowo rozpatrywane są skargi, a następnie liczbę dni roboczych dla skarg wymagających dodatkowych uzgodnień. Należy wskazać organ zarządzający odpowiedzialny za rozpatrywanie skarg, wpisując jego nazwę w miejsce [ORGAN ZARZĄDZAJĄCY]. W miejscu [DOKUMENTY WEWNĘTRZNE] należy wymienić dokumenty wewnętrzne organizacji, do których można się odwołać w odpowiedzi na skargę. Należy określić, jakie dane osoby udzielającej odpowiedzi na skargę powinny być zawarte w odpowiedzi i wpisać je w miejsce [DANE OSOBY UDZIELAJĄCEJ ODPOWIEDZI]. Na koniec należy wskazać miejsce, w którym regulamin będzie dostępny, wpisując je w miejsce [MIEJSCE DOSTĘPNOŚCI REGULAMINU].
Dane: adres email, dane kontaktowe skarżącego, dane osoby udzielającej odpowiedzi, dokument z zasadami etycznymi, dokumenty wewnętrzne, liczba, miejsce dostępności regulaminu, numer telefonu, organ zarządzający, organizacja

Regulamin rozpatrywania skarg w organizacji określa zasady przyjmowania i rozpatrywania skarg dotyczących działań organizacji oraz jej członków i pracowników. Skargi można składać pisemnie, ustnie, drogą elektroniczną lub telefonicznie, a ich rozpatrywanie odbywa się w terminach określonych w dokumencie.

REGULAMIN PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG

Zasady ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa tryb przyjmowania i rozpatrywania skarg w [ORGANIZACJA].

2. [ORGANIZACJA] przestrzega i stosuje w swojej działalności zasady i postanowienia zawarte w [DOKUMENT Z ZASADAMI ETYCZNYMI].

3. Wszelkie skargi dotyczące sposobu działania [ORGANIZACJA] oraz jej poszczególnych członków i pracowników rozpatrywane są starannie i rzetelnie, w możliwie najkrótszym terminie.

4. Skarga może zostać złożona pisemnie lub ustnie, a jej przedmiotem jest w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonanie zadań przez właściwe organy [ORGANIZACJA] lub pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, jak również przewlekłe załatwianie spraw.

Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg

1. Przyjmowanie skarg odbywa się w formie ustnej i pisemnej (ewentualnie również w formie zgłoszeń elektronicznych na adres mailowy [ADRES EMAIL] lub telefonicznych pod numerem telefonu [NUMER TELEFONU]).

2. Skargi składane pisemnie oraz przesłane za pomocą poczty elektronicznej niezawierające [DANE KONTAKTOWE SKARŻĄCEGO] pozostawia się bez rozpoznania.

3. W przypadku skarg lub wniosków przesłanych pocztą elektroniczną decyduje dzień wpływu do systemu informatycznego.

4. Odpowiedź na skargę przekazywana jest w takiej formie, w jakiej skarga została zgłoszona. Na wyraźne życzenie osoby wnoszącej skargę można udzielić odpowiedzi pisemnej na skargę zgłoszoną ustnie.

5. W skardze należy precyzyjnie określić zarzuty i żądania.

Terminy udzielania odpowiedzi

1. Skargi złożone pisemnie są rozpatrywane w terminie [LICZBA] dni roboczych, a w przypadku skarg wymagających dodatkowych uzgodnień w terminie nie dłuższym niż [LICZBA] dni roboczych od dnia zgłoszenia.

2. W uzasadnionych przypadkach [ORGAN ZARZĄDZAJĄCY] może podjąć decyzję o wydłużeniu terminu rozpatrywania skargi. W takim przypadku składający skargę zostanie powiadomiony o przyczynach wydłużenia okresu ze wskazaniem okoliczności na to wpływających oraz wyznaczeniem terminu, w którym nastąpi ostateczne załatwienie sprawy.

3. Odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe rozpatrywanie skarg ponosi [ORGAN ZARZĄDZAJĄCY].

4. Standardowa treść odpowiedzi na skargę zawiera:

– uzasadnienie faktyczne i prawne (jeżeli wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów),

– wyczerpującą informację na temat zgłoszonego problemu (z odniesieniem do odpowiednich fragmentów dokumentów wewnętrznych ([DOKUMENTY WEWNĘTRZNE]) oraz stosownych przepisów prawa (jeżeli wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów),

– wskazanie [DANE OSOBY UDZIELAJĄCEJ ODPOWIEDZI] z podaniem jej stanowiska w [ORGANIZACJA].

5. W przypadku gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za bezzasadną (bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę), a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności, [ORGAN ZARZĄDZAJĄCY] może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko.

6. Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg dostępny jest dla wszystkich zainteresowanych w [MIEJSCE DOSTĘPNOŚCI REGULAMINU].

Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg w organizacji to kompleksowe narzędzie, które zapewnia sprawne i rzetelne rozpatrywanie zarzutów oraz żądań zgłaszanych przez skarżących. Dzięki transparentnym zasadom i określonym procedurom, każda skarga jest rozpatrywana terminowo i z należytą uwagą.