Instrukcja obiegu dokumentów
- Prawo
administracyjne
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy rozpocząć od uzupełnienia tytułu dokumentu, nazwy firmy oraz adresu firmy. W rozdziale pierwszym, postanowienia ogólne, należy określić rodzaj czynności, których dotyczy instrukcja, nazwę firmy oraz adres firmy. Następnie należy wymienić podstawowe czynności objęte instrukcją. Konieczne jest również wskazanie osób lub stanowisk odpowiedzialnych za wykonywanie tych czynności. W rozdziale drugim należy szczegółowo opisać każdą z czynności, w razie potrzeby dzieląc je na podczynności. W rozdziale trzecim należy określić, jakie dokumenty lub informacje przekazywane są pomiędzy stanowiskami. W rozdziale czwartym należy opisać czynności wykonywane przez poszczególne stanowiska oraz sposób podziału dokumentów lub informacji. W rozdziale piątym należy określić system obowiązujący w firmie, jego podstawę, opis elementu systemu, jego cechy oraz dodatkowe informacje. W rozdziale szóstym należy opisać formy i warianty czynności, kryteria ich wykonywania oraz wymagania dotyczące obiektów. W rozdziale siódmym należy określić formy przekazywania obiektu odbiorcy oraz wymagania dotyczące obiektów. W rozdziale ósmym należy wskazać miejsce przechowywania obiektu. W rozdziale dziewiątym należy opisać cel prowadzonych obiektów, podstawę czynności oraz jej definicję. W rozdziale dziesiątym należy określić stanowisko odpowiedzialne za daną czynność.
- Dane
adres, cecha, cel, czas, czynności, czynność 1, czynność 2, czynność 3, czynność 4, czynność 5, czynność 6, czynność 7, dokumenty/informacje, element systemu, firma, forma, forma a, forma b, forma c, forma d, forma e, forma f, forma g, forma h, forma i, forma j, informacja, kryterium, miejsce, nośnik, obiekt, odbiorca, opis, osoby/stanowiska, podczynność a, podczynność b, podstawa, podstawa systemu, punkt a, punkt b, punkt c, punkt d, punkt e, punkt f, sekcja 1, sekcja 2, sekcja 3, sekcja 4, sekcja 5, sekcja 6, sekcja 7, sekcja 8, sekcja 9, symbol, system, tytuł dokumentu, wariant a, wariant b, warunek, wymaganie
Instrukcja obiegu dokumentów określa zasady, procedury oraz podstawowe czynności wykonywane w firmie znajdującej się pod adresem. Dokument ten jest podzielony na kilka sekcji opisujących konkretne czynności oraz procedury obiegu dokumentów.
[TYTUŁ DOKUMENTU] W [FIRMA] W [ADRES]
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. [Dokument] określa zasady i tryb wykonywania czynności [CZYNNOŚCI] w [FIRMA] w [ADRES]
2. Do podstawowych czynności [CZYNNOŚCI] należy:
a) [CZYNNOŚĆ 1];
b) [CZYNNOŚĆ 2];
c) [CZYNNOŚĆ 3];
d) [CZYNNOŚĆ 4].
3. Czynności [CZYNNOŚCI] wykonują [OSOBY/STANOWISKA].
Rozdział II
[SEKCJA 1]
1. [CZYNNOŚĆ 1].
2. [CZYNNOŚĆ 2]:
a) [PODCZYNNOŚĆ A];
b) [PODCZYNNOŚĆ B].
3. Po [CZYNNOŚĆ 3]:
a) [PODCZYNNOŚĆ A];
b) [PODCZYNNOŚĆ B].
4. [CZYNNOŚĆ 4].
5. [CZYNNOŚĆ 5].
6. [CZYNNOŚĆ 6].
7. Po wykonaniu powyższych czynności [CZYNNOŚĆ 7].
Rozdział III
[SEKCJA 2]
1. [STANOWISKO] przekazuje się następującą [DOKUMENTY/INFORMACJE]:
a) [PUNKT A];
b) [PUNKT B];
c) [PUNKT C];
d) [PUNKT D];
e) [PUNKT E];
f) [PUNKT F].
2. [STANOWISKO] przekazuje [DOKUMENTY/INFORMACJE]:
a) [PUNKT A];
b) [PUNKT B];
c) [PUNKT C].
3. [STANOWISKO].
Rozdział IV
[SEKCJA 3]
1. [STANOWISKO] [CZYNNOŚĆ 1].
2. [DOKUMENTY/INFORMACJE] [STANOWISKO] dzieli na:
a) [PUNKT A];
b) [PUNKT B].
Rozdział V
[SEKCJA 4]
1. W [FIRMA] obowiązuje system [SYSTEM] oparty na [PODSTAWA SYSTEMU].
2. [PODSTAWA SYSTEMU] stanowi [OPIS].
3. [ELEMENT SYSTEMU] posiada [CECHA].
4. Oprócz [ELEMENT SYSTEMU] [PODSTAWA SYSTEMU] zawiera [INFORMACJA].
a) symbol „[SYMBOL]” – [OPIS];
b) symbol „[SYMBOL]” – [OPIS].
5. [ELEMENT SYSTEMU] jest [OPIS].
6. [ELEMENT SYSTEMU] zakłada się na [CZAS].
7. [ELEMENT SYSTEMU] prowadzi się na [NOŚNIK].
8. [ELEMENT SYSTEMU] jest [OPIS] i zawiera:
a) [PUNKT A];
b) [PUNKT B];
c) [PUNKT C].
9. Nie podlegają [CZYNNOŚĆ]:
a) [PUNKT A];
b) [PUNKT B];
c) [PUNKT C];
d) [PUNKT D];
e) [PUNKT E].
Rozdział VI
[SEKCJA 5]
1. Przy [CZYNNOŚĆ] stosuje się następujące formy:
a) [FORMA A];
b) [FORMA B].
2. [CZYNNOŚĆ] może być:
a) [WARIANT A];
b) [WARIANT B].
3. Przy [CZYNNOŚĆ] należy [CZYNNOŚĆ].
4. [CZYNNOŚĆ] według [KRYTERIUM].
5. [OBIEKT] powinno być [WYMAGANIE].
6. Jeżeli [WARUNEK], należy [CZYNNOŚĆ].
Rozdział VII
[SEKCJA 6]
1. [OBIEKT] może być przekazywana [ODBIORCA] w postaci [FORMA]:
a) [FORMA A];
b) [FORMA B];
c) [FORMA C];
d) [FORMA D];
e) [FORMA E];
f) [FORMA F];
g) [FORMA G];
h) [FORMA H];
i) [FORMA I];
j) [FORMA J].
2. [OBIEKT] powinny być [WYMAGANIE].
3. [CZYNNOŚĆ].
Rozdział VIII
[SEKCJA 7]
[OBIEKT] przechowuje się w [MIEJSCE].
Rozdział IX
[SEKCJA 8]
1. W celu [CEL] prowadzone są [OBIEKT].
2. [CZYNNOŚĆ] odbywa się na podstawie [PODSTAWA].
3. Przez [CZYNNOŚĆ] rozumie się:
a) [PUNKT A];
b) [PUNKT B].
4. W razie [WARUNEK] przekazuje się [OBIEKT].
Rozdział X
[SEKCJA 9]
[CZYNNOŚĆ] należy do obowiązków [STANOWISKO].
Dokument 'Instrukcja obiegu dokumentów' szczegółowo omawia procesy związane z obiegiem dokumentów w firmie. Zawiera opisy czynności, procedur oraz odpowiedzialności pracowników za przekazywanie i przechowywanie dokumentów.