Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Dokonanie wyboru, czy w organizacji będą rozpoznawane zgłoszenia anonimowe:

1. Będę rozpoznawał zgłoszenia anonimowe.

2. Nie będę rozpoznawał zgłoszeń anonimowych.

Ważne! Dokonaj tego wyboru na początku, gdyż dokonany wybór będzie miał decydujący wpływ na konstrukcję procedury zgłoszeń wewnętrznych. W przypadku rozpoznawania zgłoszeń anonimowych musisz zapewnić odpowiednie zasady i organizację rozpoznawania zgłoszeń.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie: 1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub 2) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Jeżeli wybrałeś odpowiedź 1 – Będziesz rozpoznawał zgłoszenia anonimowe:

Dokonaj sposobu przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego [ADRES] lub [ADRES], zwanymi dalej „adresem do kontaktu”.

Ważne! Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Wystarczy wybór kanału zgłoszeń zapewniającego tylko jedną z możliwych form ustną albo pisemną. Nie musisz zapewnić obu form zgłoszenia.

1.1) Wybieram kanał zgłoszeń wewnętrznych:

a) za pośrednictwem aplikacji lub innego dedykowanego rozwiązania elektronicznego (np. dedykowana strona www)

b) za pośrednictwem maila

c) za pośrednictwem telefonu (ten kanał zgłoszeń, jako anonimowy, może budzić wątpliwości)

Ważne! Tylko wybór takich kanałów zgłoszeń umożliwia przyjmowanie zgłoszeń anonimowych oraz, jednocześnie, możliwość komunikacji z sygnalistą, która jest konieczna na etapie wykonywania działań następczych.

Wskaż odpowiedni podmiot, który będzie przyjmował zgłoszenia wewnętrzne.

1.2) Wybieram podmiot do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych:

a) [PODMIOT] w ramach struktury organizacyjnej [FIRMA]

b) [IMIĘ] [NAZWISKO] w ramach struktury organizacyjnej [FIRMA]

c) [PODMIOT ZEWNĘTRZNY]

Ważne! Wybranie [PODMIOT ZEWNĘTRZNY] wymaga podpisania z nim umowy. Podpisanie takiej umowy nie zwalnia z odpowiedzialności za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych [FIRMA].

Wskaż odpowiedni podmiot, który będzie wykonywał działania następcze w ramach zgłoszeń wewnętrznych.

1.3) Wybieram podmiot upoważniony do rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych (prowadzenia działań następczych):

a) [PODMIOT] w ramach struktury organizacyjnej [FIRMA]

b) [IMIĘ] [NAZWISKO] w ramach struktury organizacyjnej [FIRMA]

Ważne! Do rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych nie można wybrać [PODMIOT]. Ważne! Funkcję tę może pełnić [PODMIOT] lub [IMIĘ] [NAZWISKO] do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, jeżeli zapewniają bezstronność.

Wskaż sposób potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego:

1.4) Wybieram sposób potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego:

a) za pośrednictwem aplikacji lub innego dedykowanego rozwiązania elektronicznego (np. dedykowana strona www)

b) za pośrednictwem maila

Ważne! Potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego dokonuje się w terminie [OKRES] od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Wskaż sposób przekazania sygnaliście informacji zwrotnej:

1.5) Wybieram sposób przekazania sygnaliście informacji zwrotnej:

a) za pośrednictwem aplikacji lub innego dedykowanego rozwiązania elektronicznego (np. dedykowana strona www)

b) za pośrednictwem maila

Ważne! Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej to termin nieprzekraczający [OKRES] od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, od upływu [OKRES] od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Wskaż informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (od dnia [DATA]).

1.6) Określam w sposób zrozumiały i łatwo dostępny informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do [INSTYTUCJA] albo [INSTYTUCJA] oraz – w stosownych przypadkach – do [INSTYTUCJA].

Wskaż odpowiedni podmiot, który będzie prowadził rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

1.7) Wybieram podmiot do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych:

a) [PODMIOT] w ramach struktury organizacyjnej [FIRMA]

b) [IMIĘ] [NAZWISKO] w ramach struktury organizacyjnej [FIRMA]

Wskaż, co obejmuje rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

1.8) Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje: 1) [DANE]; 2) [DANE]; 3) [DANE]; 4) [DANE]; 5) [DANE]; 6) [DANE]; 7) [DANE].

Wskaż, kto jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa.

1.9) Administratorem danych osobowych jest [FIRMA].

Wskaż, kto jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

1.10) Administratorem danych osobowych jest [FIRMA].

Ważne! Powyższe elementy są obowiązkowe w procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Dodatkowo procedura zgłoszeń wewnętrznych może obejmować:

1.11) Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć:

a) wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym [FIRMA] [DOKUMENT] lub [DOKUMENT], które zostały ustanowione przez [FIRMA] na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne, jeżeli [FIRMA] przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń

b) wskazanie [DANE] odpowiadających profilowi działalności [FIRMA], sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z [DANE]

c) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do [INSTYTUCJA] albo [INSTYTUCJA] z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych

d) określenie [SYSTEM] do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej [FIRMA], a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko [DZIAŁANIA]

Konsultacja wewnętrznej procedury zgłoszeń.

1.12) Konsultacje zostały przeprowadzone z:

a) [REPREZENTACJA PRACOWNIKÓW] , jeżeli w [FIRMA] działa więcej niż jedna [REPREZENTACJA PRACOWNIKÓW]

b) [OSOBY] świadczących pracę na rzecz [FIRMA], wyłonionymi w trybie przyjętym w [FIRMA], jeżeli nie działa w nim [REPREZENTACJA PRACOWNIKÓW].

Ważne! Konsultacje trwają [OKRES] i [OKRES] od dnia przedstawienia przez [FIRMA] projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Podanie do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.

1.13) Podanie procedury zgłoszeń wewnętrznych do wiadomości [OSOBY] wykonujących pracę w sposób przyjęty w [FIRMA].

Ważne! Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie [OKRES] od dnia podania jej do wiadomości [OSOBY] wykonujących pracę w sposób przyjęty w [FIRMA].

Udzielenie upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

1.14) [UPOWAŻNIENIE] do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

Udzielenie upoważnienia do prowadzenia działań następczych.

1.15) [UPOWAŻNIENIE] do prowadzenia działań następczych.

Udzielenie upoważnienia do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

1.16) [UPOWAŻNIENIE] do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Dokonanie zmian w polityce RODO.

1.17) [ZMIANY W POLITYCE RODO].

[OSOBY] ubiegającej się o pracę na podstawie [UMOWA] lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby [FIRMA] przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Jeżeli wybrałeś odpowiedź 2 – Nie będziesz rozpoznawał zgłoszeń anonimowych:

(Dalsza część szablonu jest analogiczna do punktów 1.1 - 1.17, z uwzględnieniem różnic w dostępnych kanałach zgłoszeń i sposobach komunikacji, opisanych w Dokumencie #2. Należy zastąpić numerację 2.1 - 2.17 na 1.1 - 1.17 i dostosować treść placeholderów do kontekstu braku anonimowości.)