Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Prawo

praca

Kategoria

lista

Instrukcja

Należy uzupełnić podmiot, który jest odpowiedzialny za procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Należy określić okres, od którego sygnalista jest objęty ochroną. Należy określić rodzaj zgłoszeń, których dotyczy procedura. Należy wskazać jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury podmiotu, albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń. Należy wymienić działania odwetowe, których podmiot nie będzie podejmował. Należy zdefiniować warunek, od którego uzależnione jest zaistnienie próby działania odwetowego. Należy zdefiniować warunek, od którego uzależnione jest zaistnienie groźby działania odwetowego. Należy określić roszczenie, do którego ma prawo sygnalista w przypadku działań odwetowych. Należy wskazać rodzaj odpowiedzialności, której dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy. Należy podać przepis prawa, zgodnie z którym zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa. Należy określić odpowiedzialność, której nie można się zrzec. Należy opisać postanowienia aktów prawnych, które nie obowiązują. Należy określić informacje, do których dostęp jest uniemożliwiony osobom nieupoważnionym. Należy określić dane osobowe, których poufność jest chroniona. Należy wskazać przepis, którego nie stosuje się do przetwarzania danych osobowych. Należy określić działanie, które nie jest konieczne w sytuacji otrzymania zgłoszenia. Należy wskazać karę za ujawnienie danych osobowych wbrew przepisom. Należy opisać działanie, za które grozi kara. Należy określić działanie podjęte przez podmiot. Należy określić cel działania podjętego przez podmiot. Należy podać informacje, które zostaną przekazane sygnaliście. Należy określić okres na przekazanie informacji sygnaliście. Należy określić datę, od której liczony jest okres na przekazanie informacji. Należy określić warunek, w przypadku którego okres na przekazanie informacji liczony jest od upływu innego okresu. Należy określić okres, który upływa od daty. Należy podać dane kontaktowe sygnalisty.

Dane

cel, dane kontaktowe, dane osobowe, data, działanie, działanie odwetowe 1, działanie odwetowe 2, działanie odwetowe 3, informacje, jednostka organizacyjna, kara, odpowiedzialność, okres, opis, opis działania, osoba, podmiot, podmiot zewnętrzny, przepis, rodzaj zgłoszeń, roszczenie, warunek

Procedura zgłoszeń wewnętrznych reguluje kwestie związane z ochroną sygnalistów oraz zasadami przyjmowania zgłoszeń od osób wewnętrznych i zewnętrznych. Dokument określa środki ochrony sygnalistów oraz procedury postępowania w przypadku zgłoszeń naruszeń prawa. Implementacja bezpiecznej procedury oraz zakaz działań odwetowych to kluczowe elementy tej procedury.

Ważne! W przypadku wystąpienia zgłoszenia naruszania prawa sygnalista (a także osoba pomagająca sygnaliście, osoba powiązana z sygnalistą) mają prawo do ochrony. [PODMIOT] jest zobowiązany zastosować tzw. środki ochrony. Sygnalista jest objęty ochroną od chwili dokonania zgłoszenia. [OKRES] wpływu zgłoszenia nie ma znaczenia w przyznaniu ochrony.

Implementacja bezpiecznej procedury zgłoszeń:

    1) Implementacja bezpiecznej procedury zgłoszeń [RODZAJ ZGŁOSZEŃ] zgodnie z przepisami, tj. takiej, która zapewnia ochronę danych osobowych i zapewnienie dostępu wyłącznie dla osób upoważnionych.

Zapewnienie przyjmowania zgłoszeń [RODZAJ ZGŁOSZEŃ]:

    2) [PODMIOT] zapewnia [JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA] lub [OSOBA] w ramach struktury organizacyjnej [PODMIOTU], lub [PODMIOT ZEWNĘTRZNY], upoważnione przez [PODMIOT] do przyjmowania zgłoszeń [RODZAJ ZGŁOSZEŃ].

Zakaz podejmowania działań odwetowych1 bezpośrednio2 lub pośrednio3:

    3) Niepodejmowanie działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby powiązanej z sygnalistą, tj.: 1) nie [DZIAŁANIE ODWETOWE 1]; 2) nie [DZIAŁANIE ODWETOWE 2]; 3) nie [DZIAŁANIE ODWETOWE 3]; [... lista działań odwetowych]

1 Wyliczenie rodzajów działań odwetowych ma charakter otwarty, tj. katalog tych działań nie jest zamknięty.

2 "[BEZPOŚREDNIO]" działaniem odwetowym będzie takie działanie lub zaniechanie, które bezpośrednio jest skierowano w stosunku do sygnalisty lub innej osoby, w stosunku do której działania odwetowe można stosować.

3 Przeciwstawiając pojęcie "[POŚREDNIO]" działaniom lub zaniechaniom "[BEZPOŚREDNIO]" należy przyjąć, że [POŚREDNIO] będzie działanie lub zaniechanie nie "dotyczące kogoś lub czegoś wprost".

Zakaz próby4 działań odwetowych bezpośrednio lub pośrednio:

    4) Brak próby działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby powiązanej z sygnalistą

Zakaz groźby5 działań odwetowych bezpośrednio lub pośrednio:

    5) Brak groźby działań odwetowych w stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby powiązanej z sygnalistą. Ważne! Na [PODMIOT] spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym. Ważne! Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do [ROSZCZENIE] lub prawo do [ROSZCZENIE].

Zakaz prowadzenie postępowań przeciwko sygnaliście:

    6) Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy [ODPOWIEDZIALNOŚĆ] pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z [PRZEPIS].

Zakaz zrzeczenia się praw lub zakaz przyjęcia odpowiedzialności:

    7) Nie można zrzec się praw związanych z ochroną ani przyjąć na [ODPOWIEDZIALNOŚĆ].

4 Z zakazaną próbą będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy występuje [WARUNEK].

5 Zaistnienie groźby jest uzależnione jest od [WARUNEK].

Zakaz stosowania postanowień aktów prawnych, które wyłączają lub ograniczają prawo sygnalisty:

    8) Nie obowiązują postanowienia aktów prawnych, [OPIS], w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych.

Ochrona danych osobowych i poufność związane z przyjmowaniem zgłoszeń [RODZAJ ZGŁOSZEŃ]:

    9) [PODMIOT] gwarantuje, że procedura zgłoszeń [RODZAJ ZGŁOSZEŃ] oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do [INFORMACJE] oraz zapewniają ochronę poufności [DANE OSOBOWE]. Ważne! Ochrona poufności dotyczy [INFORMACJE].

    10) Do przetwarzania danych osobowych nie stosuje się [PRZEPIS] – oznacza to, że w sytuacji otrzymania zgłoszenia nie jest konieczne [DZIAŁANIE]. Ważne! Kto wbrew przepisom [PRZEPIS] ujawnia [DANE OSOBOWE], podlega [KARA].

Zakaz podejmowania działań w celu uniemożliwienia lub utrudniania zgłoszeń:

    11) Kto, [OPIS DZIAŁANIA], podlega [KARA].

Rzetelne przeprowadzenie działań następczych:

    12) Zapewnienie, że [DZIAŁANIE] podjęte przez [PODMIOT] w celu [CEL] [INFORMACJE], będzie prowadzone przez [JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA] lub [OSOBA] w [PODMIOT], jeżeli zapewniają [WARUNEK].

Informacja zwrotna:

    13) Przekazanie [INFORMACJE] sygnaliście ([OKRES] na przekazanie [INFORMACJE], nieprzekraczający [OKRES] liczony jest od dnia [DATA] lub – w przypadku [WARUNEK], od upływu [OKRES] od dnia [DATA], chyba że sygnalista nie podał [DANE KONTAKTOWE]).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych zapewnia skuteczną ochronę sygnalistów i poufność zgłoszeń. Dokument określa konkretne działania zakazane wobec sygnalistów oraz procedury postępowania w sytuacjach potencjalnych naruszeń. Przestrzeganie postanowień tej procedury przyczynia się do zapewnienia bezpieczeństwa oraz uczciwości w środowisku pracy.