Zarządzenie w sprawie powołania Zespołu ds kontroli zarządczej

Zarządzenie Nr 12/2024

Kierownika jednostki

z dnia 24.05.2024 r.

w sprawie powołania Zespołu ds. kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdańsku

Na podstawie Statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdańsku, w związku z art. 68 ust. 1 i 2 i art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.) i Zarządzeniem Nr 10/2024 Kierownika jednostki z dnia 15.05.2024 r. w sprawie wprowadzenia kontroli zarządczej, zarządzam, co następuje:

§1

1. W celu zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdańsku powołuję na czas nieokreślony Zespół ds. kontroli zarządczej.

2. Podstawowym zadaniem Zespołu jest przedstawianie informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w zakresie kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdańsku, a także wspieranie Kierownika jednostki w sprawowaniu kontroli zarządczej.

§2

1. W skład Zespołu wchodzą:

1) Anna Kowalska

2) Jan Nowak

3) Maria Wiśniewska

4) Piotr Wójcik

5) Katarzyna Zielińska

6) Tomasz Malinowski

7) Agnieszka Kamińska

2. Na Przewodniczącego Zespołu wyznaczam Annę Kowalską.

3. Audytor wewnętrzny każdorazowo uczestniczy w pracach Zespołu jako osoba świadcząca usługi doradcze.

4. Przewodniczący Zespołu może zapraszać do prac Zespołu, na prawach członka Zespołu, inne osoby, niż wymienione w ust.1.

§3

1. Do zadań Zespołu w zakresie przedstawienia informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdańsku należy w szczególności:

1) dokonywanie przeglądu funkcjonujących regulacji wewnętrznych (procedur/instrukcji) w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdańsku w poszczególnych obszarach działalności pod kątem realizacji celów kontroli zarządczej;

2) przedstawienie propozycji usprawnień w określonych obszarach działalności Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdańsku, w tym informacji o konieczności zaktualizowania bądź udoskonalenia procedur, a także o potrzebie wprowadzenia innych mechanizmów kontroli;

3) określanie celów i zadań Urzędu;

4) tworzenie rocznego planu działalności (wraz ze wzorem planu pracy) oraz sprawozdania z jego wykonania;

5) ustalenia źródeł stanowiących informację o stanie kontroli zarządczej;

6) ustalenie zasad sprawowania kontroli zarządczej i zakresu odpowiedzialności;

7) usprawnianie systemu zarządzania ryzykiem oraz samooceny kontroli zarządczej;

8) sposobu monitorowania i udoskonalania systemu kontroli zarządczej.

2. Do zadań ciągłych Zespołu w zakresie kontroli zarządczej należy w szczególności:

1) współudział w przygotowywaniu propozycji rocznego planu działania w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Gdańsku;

2) przedkładanie Kierownikowi jednostki informacji z zakresu realizacji planu i wyników analizy ryzyka wraz z propozycją działań korygujących;

3) współudział przy opracowywaniu sprawozdania z wykonania rocznego planu działalności – w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego;

4) koordynacja procesu ustalania celów i zadań oraz określanie mierników;

5) koordynacja procesu analizy i oceny ryzyka w odniesieniu do przyjętych celów i zadań;

6) koordynacja procesu tworzenia rejestru ryzyka.

3. Zespół wspiera Kierownika jednostki w zakresie realizacji kontroli zarządczej, gromadzi niezbędne dane do oceny tego systemu oraz na żądanie Kierownika jednostki dostarcza mu wszelkich informacji w tym zakresie.

4. Wyniki prac Zespołu są przedstawiane i omawiane na naradach kadry kierowniczej.

5. Kierujący komórkami organizacyjnymi oraz pracownicy są zobowiązani na żądanie Przewodniczącego Zespołu przedłożyć informacje z zakresu realizacji kontroli zarządczej.

6. Przewodniczący Zespołu na bieżąco monitoruje skuteczność przyjętego systemu kontroli zarządczej oraz przedstawia Kierownikowi jednostki wyniki prac Zespołu oraz propozycje działań niezbędnych do wyeliminowania słabości systemu.

7. Audyt wewnętrzny w ramach realizowanych zadań audytowych oraz czynności doradczych wspiera Kierownika jednostki w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę funkcjonującego systemu kontroli zarządczej.

§4

1. Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący.

2. Członkowie Zespołu podpisują listę obecności.

3. Z posiedzenia Zespołu sporządzany jest protokół, który podpisują wszyscy członkowie Zespołu biorący udział w posiedzeniu.

4. Protokół przedkładany jest do akceptacji Kierownika jednostki.

5. Zespół, w celu prawidłowego i efektywnego wykonywania zadań, może wykorzystywać w szczególności:

1) wyniki kontroli zewnętrznych;

2) wyniki kontroli wewnętrznych;

3) wyniki audytów wewnętrznych;

4) wyniki samooceny;

5) wyniki analizy ryzyka;

6) inne źródła.

§5

Do podstawowych obowiązków i uprawnień Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:

1. Koordynacja zadań Zespołu określonych w § 3 ust. 1 i 2.

2. Określanie i przyporządkowywanie zadań poszczególnym członkom Zespołu.

3. Powoływanie podzespołów tematycznych odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań w trakcie prac Zespołu.

4. Akceptowanie wypracowanych informacji i dokumentacji w celu jej zatwierdzenia przed przedłożeniem Kierownikowi jednostki.

5. Wnioskowanie do kadry kierowniczej o udział w pracach Zespołu innych pracowników.

§6

Zobowiązuję kadrę kierowniczą Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdańsku oraz pracowników do udzielania Zespołowi wszelkiej pomocy w wykonywaniu zadań określonych niniejszym Zarządzeniem:

1. opracowywania na prośbę Przewodniczącego Zespołu, stosownej dokumentacji, niezbędnej do realizacji zadań Zespołu;

2. delegowania podległych pracowników, na wniosek Przewodniczącego Zespołu, do wzięcia udziału w posiedzeniach Zespołu.

§7

Zobowiązuję kadrę kierowniczą Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdańsku do zapoznania z treścią niniejszego Zarządzenia wszystkich podległych pracowników.

§8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.