Zarządzenie w sprawie powołania Zespołu ds kontroli zarządczej

Zarządzenie Nr Z/01/2024

Dyrektora Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II w Krakowie

z dnia 24.01.2024

w sprawie powołania Zespołu ds. kontroli zarządczej

w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie

Na podstawie art. 63, w związku z postanowieniami Rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) zarządza się, co następuje:

§1

1. W celu zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie powołuję Zespół ds. kontroli zarządczej w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie.

2. Podstawowym zadaniem Zespołu w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie jest przedstawienie informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w zakresie kontroli zarządczej w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie a także wspieranie Dyrektora w sprawowaniu kontroli zarządczej.

§2

1. W skład Zespołu wchodzą:

1) Anna Nowak

2) Jan Kowalski

2. Na Przewodniczącego Zespołu wyznaczam Annę Nowak.

3. Na Zastępcę Przewodniczącego wyznaczam Jana Kowalskiego.

4. Na Sekretarza zespołu wyznaczam Marię Wiśniewską.

5. Audytor wewnętrzny uczestniczy w pracach Zespołu jako osoba świadcząca usługi doradcze.

6. Przewodniczący Zespołu może zapraszać do prac Zespołu, na prawach członka Zespołu, inne osoby, niż wymienione w ust.1.

§3

1. Do zadań Zespołu w zakresie przedstawienia informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie należy w szczególności:

1) dokonanie przeglądu funkcjonujących regulacji wewnętrznych (procedur/instrukcji) w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie w poszczególnych obszarach działalności pod kątem realizacji celów kontroli zarządczej.

2) przedstawienie propozycji usprawnień w określonych obszarach działalności Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II w Krakowie, w tym informacji o konieczności zaktualizowania bądź udoskonalenia procedur, a także potrzebie wprowadzenia innych mechanizmów kontroli.

3) wypracowanie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie, w tym określenie:

3.1 zasad tworzenia rocznego planu działalności (wraz ze wzorem planu pracy) oraz sprawozdania z jego wykonania;

3.2 źródeł stanowiących informację o stanie kontroli zarządczej;

3.3 zasad sprawowania kontroli zarządczej, w tym funkcji kontroli zarządczej i zakresu odpowiedzialności;

3.4 systemu zarządzania ryzykiem oraz samooceny kontroli zarządczej jako narzędzi służących sprawowaniu kontroli zarządczej;

3.5 roli audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznej w systemie kontroli zarządczej;

3.6 sposobu monitorowania i udoskonalania systemu kontroli zarządczej.

2. Do zadań ciągłych Zespołu w zakresie kontroli zarządczej należy w szczególności:

1) współudział w przygotowywaniu propozycji rocznego planu działania Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II w Krakowie;

2) przedkładanie w okresach kwartalnych Dyrektorowi informacji z zakresu realizacji planu i wyników analizy ryzyka wraz z propozycją działań korygujących,

3) współudział przy opracowywaniu sprawozdania z wykonania rocznego planu działalności - w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego.

3. Zespół wspiera Dyrektora w zakresie realizacji kontroli zarządczej, gromadzi niezbędne dane do oceny tego systemu oraz na żądanie Dyrektora dostarcza mu wszelkich informacji w tym zakresie.

4. Wyniki prac Zespołu są przedstawiane i omawiane na naradach kadry kierowniczej.

5. Kierujący komórkami organizacyjnymi oraz pracownicy Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II w Krakowie są zobowiązani na żądanie Przewodniczącego Zespołu przedłożyć informacje z zakresu realizacji kontroli zarządczej.

6. Przewodniczący Zespołu na bieżąco monitoruje skuteczność przyjętego systemu kontroli zarządczej oraz przedstawia Dyrektorowi wyniki prac Zespołu oraz propozycje działań niezbędnych do wyeliminowania słabości systemu.

7. Audyt wewnętrzny w ramach realizowanych zadań audytowych oraz czynności doradczych wspiera Dyrektora w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę funkcjonującego systemu kontroli zarządczej.

§4

Zespół, w celu sprawowania kontroli zarządczej w Szpitalu Miejskim im. Jana Pawła II w Krakowie, może wykorzystywać w szczególności:

1. wyniki z:

1) kontroli zewnętrznych,

2) kontroli wewnętrznych,

3) audytów wewnętrznych,

4) innych źródeł.

2. inne narzędzia wspomagające sprawowanie kontroli zarządczej m.in. w postaci:

1) samooceny,

2) analizy ryzyka.

§5

1. Posiedzenia Zespołu zwołuje Przewodniczący.

2. W czasie nieobecności Przewodniczącego Zespołu jego zadania wykonuje Zastępca Przewodniczącego.

3. Informacje z realizacji zadań określonych w § 3 ust.1 niniejszego zarządzenia wraz z propozycjami dotyczącymi usprawnienia systemu kontroli zarządczej, Zespół przedstawi nie później niż do 31.03.2024.

§6

Do podstawowych obowiązków i uprawnień Przewodniczącego Zespołu należy w szczególności:

1. Koordynacja zadań Zespołu określonych w § 3 ust. 1 i 2;

2. Określanie i przyporządkowywanie zadań poszczególnym członkom Zespołu.

3. Powoływanie podzespołów tematycznych odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań w trakcie prac Zespołu.

4. Akceptowanie wypracowanych informacji i dokumentacji w celu jej zatwierdzenia przed przedłożeniem Dyrektorowi.

5. Wnioskowanie do kadry kierowniczej o udział w pracach Zespołu innych pracowników.

§7

Zobowiązuję kadrę kierowniczą Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II w Krakowie oraz pracowników do:

1. Udzielania Zespołowi wszelkiej pomocy w wykonywaniu zadań określonych niniejszym Zarządzeniem.

2. Opracowywania na prośbę Przewodniczącego Zespołu, stosownej dokumentacji, niezbędnej do realizacji zadań Zespołu.

3. Delegowania podległych pracowników, na wniosek Przewodniczącego Zespołu, do wzięcia udziału w posiedzeniach Zespołu.

§8

Zobowiązuję kadrę kierowniczą Szpitala Miejskiego im. Jana Pawła II w Krakowie do zapoznania z treścią niniejszego Zarządzenia wszystkich podległych pracowników.

§9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.