Zarządzenie w sprawie powołania zespołu ds kontroli zarządczej

Zarządzenie Nr 123/2021

z dnia 15 kwietnia 2021 r.

Wójta Gminy Jabłonna

w sprawie powołania zespołu ds. kontroli zarządczej

w Jabłonnie

Na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305 ze zm.) i Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,

§ 1

1. W celu zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Jabłonnie powołuję na czas nieokreślony zespół ds. kontroli zarządczej.

2. Podstawowym zadaniem zespołu jest przedstawienie informacji na temat stanu kontroli zarządczej, oraz propozycji usprawnień w zakresie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy, a także wspieranie kierownika jednostki w sprawowaniu kontroli zarządczej.

§ 2

1. W skład zespołu wchodzą:

1) Jan Kowalski – przewodniczący

2) Anna Nowak – sekretarz

3) Piotr Wiśniewski – członek

4) Maria Zielińska – członek

5) Tomasz Malinowski – członek

2. Na przewodniczącego zespołu wyznaczam Jana Kowalskiego.

3. Przewodniczący zespołu może zapraszać do prac zespołu, na prawach członka zespołu, inne osoby niż wymienione w ust. 1.

4. Na sekretarza zespołu wyznaczam Annę Nowak.

5. Członkowie zespołu zostali wybrani w oparciu o ich cechy indywidualne, kompetencje i umiejętności, oraz specjalizacje, które w efekcie działania zorganizowanego przyczynią się do zwiększenia jakości i efektywności pracy zespołu.

§ 3

1. Do zadań zespołu w zakresie przedstawienia informacji na temat stanu kontroli zarządczej oraz propozycji usprawnień w jednostce należy w szczególności:

1) dokonywanie przeglądu funkcjonujących regulacji wewnętrznych (procedur/instrukcji) w poszczególnych obszarach działalności pod kątem realizacji celów kontroli zarządczej;

2) przedstawianie propozycji usprawnień w określonych obszarach działalności kierownikowi jednostki, w tym informacji o konieczności zaktualizowania bądź udoskonalenia procedur, a także o potrzebie wprowadzenia innych mechanizmów kontroli;

3) współudział w przygotowywaniu propozycji rocznego planu działania jednostki;

4) przedkładanie kierownikowi jednostki informacji z zakresu realizacji planu i wyników analizy ryzyka wraz z propozycją działań korygujących;

5) współudział przy opracowywaniu sprawozdania z wykonania rocznego planu działalności – w terminie do końca pierwszego kwartału roku następnego.

2. Zespół wspiera kierownika jednostki w zakresie realizacji kontroli zarządczej, gromadzi niezbędne dane do oceny tego systemu oraz na żądanie kierownika jednostki dostarcza mu wszelkich informacji w tym zakresie.

3. Przewodniczący zespołu na bieżąco monitoruje skuteczność przyjętego systemu kontroli zarządczej oraz przedstawia kierownikowi jednostki wyniki prac zespołu oraz propozycje działań niezbędnych do wyeliminowania słabości systemu.

4. Członkowie zespołu zobowiązani są do udziału w jego pracach oraz do rzetelnego wykonywania powierzonych im zadań w terminach ustalonych na posiedzeniach zespołu.

5. Spotkania zespołu przewidziane są cyklicznie.

§ 4

1. Posiedzenia zespołu zwołuje przewodniczący.

2. Zespół, w celu realizacji kontroli zarządczej, może wykorzystywać w szczególności wyniki z:

1) kontroli zewnętrznych;

2) kontroli wewnętrznych;

3) audytów wewnętrznych;

4) analizy ryzyka;

5) samooceny;

6) innych źródeł.

§ 5

1. Posiedzenia zespołu są protokołowane. Protokół z posiedzenia powinien odzwierciedlać jego przebieg.

2. Protokół winien zawierać datę, miejsce posiedzenia, przyjęty porządek posiedzenia, przebieg posiedzenia, ustalenia i listę obecności.

3. Obecni na posiedzeniu członkowie zespołu podpisują listę obecności.

4. Protokół z posiedzenia zespołu podpisują wszyscy członkowie zespołu biorący udział w posiedzeniu.

5. Kopie protokołów z posiedzenia zespołu przekazywane są niezwłocznie przez sekretarza zespołu kierownikowi jednostki.

6. Zespół ds. kontroli zarządczej raz na kwartał przedstawia kierownikowi jednostki sprawozdanie ze swojej pracy.

§ 6

Do podstawowych obowiązków i uprawnień przewodniczącego zespołu należy w szczególności:

1) koordynacja zadań zespołu określonych w § 3 ust. 1;

2) określanie i przyporządkowywanie zadań poszczególnym członkom zespołu;

3) powoływanie podzespołów tematycznych odpowiedzialnych za wykonanie poszczególnych zadań w trakcie prac zespołu;

4) akceptowanie wypracowanych informacji i dokumentacji w celu jej zatwierdzenia przed przedłożeniem kierownikowi jednostki;

5) wnioskowanie do kadry kierowniczej o udział w pracach zespołu innych pracowników.

§ 7

1. Sekretarz zespołu odpowiada za całokształt obsługi technicznej zespołu, w tym za sporządzanie protokołów z posiedzeń zespołu.

2. Sekretarz Zespołu odpowiada za gromadzenie i przechowywanie danych.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.