Instrukcja kasowa

Instrukcja kasowa

w

Zakład Produkcyjny "Słonecznik"

§1

Podstawa prawna

Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Zakład Produkcyjny "Słonecznik" i została opracowana na podstawie:

1) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217),

2) ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1475 ze zm.),

3) ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 758 ze zm.) wraz z aktami wykonawczymi, tj. rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 września 2005 r. (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1465),

4) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.),

5) ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2022 r. poz. 593).

§2

Techniczna organizacja kasy

1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone, okna pomieszczenia kasy zabezpieczone kratą, drzwi wyjściowe obite blachą i zamykane na dwa zamki oraz wyposażone w urządzenia alarmowe. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia osobom postronnym swobodny dostęp do kasy.

2. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie kierownikowi jednostki.

3. Przyjmowanie gotówki i wypłacanie jej następuje w dni robocze w godzinach 8:00 - 16:00.

§3

Transport gotówki i jej przechowywanie

1. Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych:

1) transport wartości pieniężnych nieprzekraczających 5000 zł może być wykonywany pieszo, jeżeli użycie pojazdu mechanicznego nie jest uzasadnione. W przypadku gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 5000 zł, osoba transportująca powinna być chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony, który może być nieuzbrojony;

2) wartości pieniężne większe niż 20 000 zł transportuje się pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi;

3) transport wartości pieniężnych powyżej 50 000 zł wykonuje się przy użyciu pojazdów specjalnych.

2. Szczegółowe przepisy regulujące ochronę podczas transportu gotówki muszą odpowiadać wymogom rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 września 2005 r. (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1465 ze zm.).

3. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.

§4

Wymagania wobec kasjera i jego obowiązki

1. Kasjerem może być osoba:

1) posiadająca minimum średnie wykształcenie,

2) niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu,

3) posiadająca nienaganną opinię,

4) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie. Przejęcie/przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki.

3. Kasjer, przyjmując obowiązki, składa pisemną deklarację odpowiedzialności o następującej treści: „W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie”.

§5

Przepływ gotówki w kasie

1. W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające się z:

1) niezbędnego zapasu gotówki (pogotowie kasowe) na bieżące wydatki,

2) gotówki podjętej z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków,

3) gotówki pochodzącej z bieżących wpłat do kasy,

4) gotówki i papierów wartościowych przechowywanych w formie depozytu otrzymanego od osób prawnych i fizycznych,

5) innych wartości pieniężnych – za pisemną zgodą kierownika jednostki.

2. Wysokość pogotowia kasowego ustala prezes zarządu.

3. Niezbędny zapas gotówki w miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości co najmniej na koniec każdego tygodnia.

4. Gotówkę wpłaconą do kasy należy na bieżąco (nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia) odprowadzać na:

1) rachunek bieżący Nr 12345678901234567890123456 prowadzony w banku PKO BP – gotówka z tytułu sprzedaży gotówkowej, różnicy z rozliczenia pobranej zaliczki na zakupy, koszty delegacji itp.,

2) rachunek sum depozytowych prowadzony w banku PKO BP, Nr rachunku: 98765432109876543210987654, z tytułu sum obcych, np. kaucji od osób prawnych i fizycznych.

5. Stan gotówki w kasie nie może przekraczać 10 000 zł. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może – po zapewnieniu odpowiednich środków ochrony mienia – zezwolić na przechowywanie większego stanu środków pieniężnych.

6. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu – pogotowia kasowego. Niewypłacone kwoty kasjer odprowadza na rachunek bankowy nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia.

7. Gotówka podjęta w danym dniu z rachunku sum depozytowych podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, do której depozyt należy, i nie może być wykorzystana na pokrycie innych wydatków jednostki. Gotówka ta nie może zostać podjęta z konta bankowego wcześniej niż na koniec tygodnia poprzedzającego zaplanowaną wypłatę.

8. Kasa nie może przyjmować gotówki lub jej wypłacać, w przypadku gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

§6

Udokumentowanie operacji kasowych

1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi:

1) Kasa przyjmie (KP) oraz Kasa wypłaci (KW),

2) dokumentami źródłowymi, takimi jak: listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp.

2. Listę dokumentów, na podstawie których dokonywane są operacje kasowe, szczegółowe wymagania, jakie powinny one spełniać, oraz listę osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów określa instrukcja obiegu dokumentów kasowych.

3. Wpłat gotówkowych dokonuje się na podstawie dowodów kasowych KP. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę oraz zawierać: numer dowodu KP, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie.

4. Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera w trzech egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla księgowości, jedna kopia jest pokwitowaniem dla wpłacającego/odbierającego wypłatę, a druga pozostaje w bloczku.

5. Formularze dowodów kasowych połączone w bloczki powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane przed oddaniem do użytkowania kasjerowi. Ciągłość numeracji musi być zachowana w całym okresie danego roku sprawozdawczego.

6. Na okładce każdego bloczka dowodów kasowych należy zamieścić:

1) kolejny numer bloczka formularzy,

2) numery kolejne formularzy w danym bloczku (od Nr 0001 do Nr 1000),

3) datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia 01.01.2024, zwrócono dnia 31.12.2024),

4) podpis osoby wydającej druki.

7. Bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są kasjerowi wyłącznie na podstawie zapotrzebowania i za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania.

8. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Kopię anulowanego dowodu zachowuje kasjer, a oryginał jest dołączany do bloczku dowodów kasowych. Adnotacja o anulowaniu dowodu wraz z jego numerem jest umieszczana na bloczku dowodów kasowych.

§7

Obieg dokumentów kasowych

1. Wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, tj.:

1) faktur VAT wystawionych przez kontrahentów,

2) list płac dotyczących wynagrodzeń, innych wypłat pieniężnych, premii oraz nagród,

3) dowodów z dokonanych wpłat na własne rachunki bankowe, potwierdzonych stemplem bankowym,

4) własnych dowodów źródłowych realizowanych np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia oraz – w uzasadnionych przypadkach – dowodów wypłaty KW.

2. Dowody kasowe przed dokonaniem na ich podstawie wypłaty gotówki powinny zostać sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę.

3. Szczegóły obiegu dokumentów kasowych, na podstawie których dokonywane są wypłaty, oraz wykaz osób uprawnionych do kontroli tych dokumentów i ich zatwierdzania są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów kasowych.

4. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz zapisując datę otrzymania gotówki. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera.

5. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki.

6. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego.

§8

Raport kasowy

1. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieżąco w raporcie kasowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły przychód i rozchód.

2. Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane.

3. Raporty kasowe są sporządzane za każdy dzień roboczy.

4. Wypełnienie raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji.

5. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje za pokwitowaniem do działu Księgowości. Kopia raportu pozostaje w kasie.

6. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda poprawa wymaga podpisu osoby jej dokonującej, wpisania daty oraz godziny dokonania korekty.

§9

Inwentaryzacja kasy

1. Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na drodze spisu z natury metodą pełną.

2. Skład zespołu spisowego określa kierownik jednostki.

3. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej:

1) na dzień kończący rok obrotowy,

2) przy zmianie kasjera, a także

3) w innych przypadkach przewidzianych prawem.

4. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótko (np. z powodu choroby, urlopu), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji.

5. Inwentaryzacja może być przeprowadzona także w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w sytuacjach losowych.

6. Przed rozpoczęciem spisów z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a także uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością.

7. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, a także fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy, który obciąża kasjera.

8. Gotówka w kasie, nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi, stanowi nadwyżkę kasową.

§ 10

Obowiązki rejestracyjne w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

1. W przypadku przyjęcia gotówki o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro w drodze jednej operacji, lub w drodze więcej niż jednej operacji płatnej za określony towar Zakład Produkcyjny "Słonecznik" staje się instytucją obowiązaną i podlega obowiązkom wynikającym z przepisów ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

2. Po spełnieniu warunków pkt 1 § 10 przez Zakład Produkcyjny "Słonecznik" wprowadzona zostaje procedura dotycząca rejestracji i dokumentacji operacji gospodarczych zgodnie z rozdz. 2 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W szczególności trzeba:

1) rejestrować transakcje i zawiadamiać Jana Kowalskiego o transakcjach, których okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na ich wartość i charakter,

2) wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

3) wprowadzić wewnętrzną procedurę, o której mowa w art. 46 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

4) przechowywać przez wymagany okres rejestr transakcji oraz dokumenty ich dotyczące,

5) zapewniać pracownikom udział w programie szkoleniowym,

6) stosować środki bezpieczeństwa finansowego,

7) prowadzić analizy ryzyka w celu zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego,

8) prowadzić bieżącą i udokumentowaną analizę przeprowadzanych transakcji,

9) rejestrować transakcje i zawiadamiać Jana Kowalskiego o transakcjach, których równowartość przekracza 15 000 euro – również w przypadku, gdy są one przeprowadzane za pomocą więcej niż jednej operacji – których okoliczności wskazują, że są ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji.

3. Po spełnieniu warunków pkt 1 § 10 przez Zakład Produkcyjny "Słonecznik" przekazywanie informacji wynikających z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odbywa się na podstawie rozdz. 3 tej ustawy.

Anna Nowak