Instrukcja kasowa

Załącznik Nr 1

                                                                                           do zarządzenia Nr. 12/2024

Instrukcja kasowa

...................................................

(Zakład Usług Komunalnych "Czyścioch" Sp. z o.o.)

 

§1

Podstawa prawna

Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Zakładzie Usług Komunalnych "Czyścioch" Sp. z o.o. i została opracowana na podstawie:

1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.);

2) ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz.1475);

3) ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1989) wraz z aktami wykonawczymi, tj. rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 864 ze zm.);

4) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510);

5) ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 593 ze zm.);

6) standardów kontroli zarządczej.

 

§2

Objaśnienia

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

1) instytucji – oznacza to Zakład Usług Komunalnych "Czyścioch" Sp. z o.o., dalej: ZUK "Czyścioch";

2) kierowniku instytucji – oznacza to Dyrektora ZUK "Czyścioch";

3) głównym księgowym – oznacza to głównego księgowego ZUK "Czyścioch";

4) kasjerze – oznacza to kasjera obsługującego kasę główną w ZUK "Czyścioch";

5) wartościach pieniężnych – oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę;

6) jednostce obliczeniowej – oznacza to jednostkę pieniężną stanowiącą równowartość 12-⁠krotności przeciętnego wynagrodzenia w III kwartale 2024, ogłaszanego przez Dominik Nowak w Głównym Urzędzie Statystycznym „Monitor Polski”, na podstawie art. 24 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1590 ze zm.).

 

§3

Wymagania i obowiązki kasjera

1. Kasjerem może być osoba:

1) posiadająca wykształcenie minimum średnie;

2) niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu;

3) posiadająca nienaganną opinię;

4) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

2. Osoba pełniąca funkcję kasjera w ZUK "Czyścioch" (dalej zwana: kasjerem) oraz osoba zastępująca kasjera odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie.

3. Przejęcie – przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby wyznaczonej przez głównego księgowego lub kierownika instytucji.

4. Kasjer, przyjmując obowiązki, składa pisemną deklarację odpowiedzialności o następującej treści:

„W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera kasy głównej przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi środki pieniężne oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie.

15.10.2024 i Podpis”.

5. Kasjer powinien posiadać instrukcję w sprawie gospodarki kasowej, obowiązującą w instytucji, oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych, jak również wzory ich podpisów.

6. Funkcji kasjera nie powinno łączyć się z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym lub kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego. W szczególności nie powinno łączyć się tej funkcji z obowiązkami głównego księgowego i jego zastępcy.

 

§4

Techniczna organizacja kasy

1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone, okna pomieszczenia kasy są zabezpieczone kratą, drzwi wyjściowe są obite i zamykane na 2 zamki oraz wyposażone w urządzenia alarmowe. Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym.

2. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie kierownikowi instytucji.

3. Przyjmowanie i wypłacanie gotówki następuje w dni robocze tygodnia w godzinach urzędowania 8:00-16:00.

 

§5

Transport i przechowywanie gotówki

1. Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się przy użyciu odpowiednich zabezpieczeń technicznych:

1) transport wartości pieniężnych nieprzekraczających 2 jednostek obliczeniowych może być wykonywany pieszo, jeżeli użycie pojazdu mechanicznego nie jest uzasadnione. W przypadku gdy przenoszone wartości pieniężne przekraczają 2 jednostki obliczeniowej, osoba transportująca powinna być chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony, który może być nieuzbrojony;

2) wartości pieniężne większe niż 5 jednostek obliczeniowych transportuje się pojazdami specjalnymi lub przystosowanymi;

3) transport wartości pieniężnych powyżej 10 jednostek obliczeniowych wykonuje się przy użyciu pojazdów specjalnych.

2. Zasady regulujące ochronę podczas transportu gotówki muszą odpowiadać wymogom rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2019 r.

3. Kasjer jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji o ilości i wartości przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.

4. Wartości pieniężne powinny być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę.

5. Kasjer jest zobowiązany przechowywać wartości pieniężne ZUK "Czyścioch" np.:

1) w kasecie stalowej,

2) – w szafie stalowej, w której przechowywana jest kaseta po zamknięciu kasy lub gdy kasjer opuszcza pomieszczenie kasy w trakcie godzin pracy.

6. Do kasety stalowej i szafy stalowej są zabezpieczone 2 komplety kluczy: jeden komplet kluczy ma kasjer, drugi zdeponowany jest w sejfie w dyspozycji Anny Kowalskiej.

 

§6

Przepływ gotówki w kasie

1. W kasie głównej mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe, na które składają się:

1) niezbędny zapas gotówki (pogotowie kasowe) na bieżące wydatki;

2) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków;

3) gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy;

4) gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu, otrzymane od osób prawnych i fizycznych;

5) inne wartości pieniężne za pisemną zgodą kierownika instytucji.

2. Wysokość pogotowia kasowego ustala kierownik instytucji w oddzielnym zarządzeniu na każdy rok kalendarzowy, w wysokości 5000 zł.

3. Niezbędny zapas gotówki w kasie w miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości, co najmniej na koniec każdego tygodnia.

4. Gotówkę wpłaconą do kasy głównej należy na bieżąco (nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia) odprowadzać na:

1) rachunek bieżący prowadzony w banku PKO BP – gotówka z tytułu sprzedaży gotówkowej, różnica z rozliczenia pobranej zaliczki na zakupy, koszty delegacji itp.;

2) rachunek sum depozytowych prowadzony w banku PKO BP – z tytułu sum obcych, np. kaucji od osób prawnych i fizycznych.

5. Stan gotówki w kasie głównej nie może przekraczać sumy pogotowia kasowego. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu. W uzasadnionych przypadkach kierownik instytucji może – po zapewnieniu odpowiednich środków ochrony mienia – zezwolić na przechowywanie większego stanu środków pieniężnych.

6. Podjęta z rachunku bankowego gotówka na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu – pogotowia kasowego. Niewypłacone kwoty kasjer odprowadza na rachunek bankowy nie rzadziej niż na koniec każdego tygodnia.

7. Gotówka podjęta w danym dniu z rachunku sum depozytowych podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, do której depozyt należy, i nie może być wykorzystana na pokrycie innych wydatków instytucji. Gotówka ta nie może zostać podjęta z konta bankowego wcześniej niż na koniec tygodnia poprzedzającego zaplanowaną wypłatę.

8. Kasa główna nie może przyjmować lub wypłacać gotówki w przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. Tych płatności dokonuje się tylko w formie bezgotówkowej – przelewem.

 

§7

Udokumentowanie operacji kasowych

1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi:

1) „KP” (kasa przyjmie) oraz „KW” (kasa wyda),

2) dokumentami źródłowymi, takimi jak listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, rachunki zakupu, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp.

2. Listę dokumentów, na podstawie których dokonywane są operacje kasowe, szczegółowe wymagania, jakie powinny one spełniać, oraz listę osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów określa instrukcja obiegu dokumentów kasowych.

3. Wpłat gotówkowych dokonuje się na podstawie dowodów kasowych KP. Muszą one być podpisane przez kasjera lub osobę wyznaczoną przyjmującą gotówkę (Jan Kowalski) oraz zawierać: numer dowodu KP, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty, wypisaną cyframi i słownie.

4. Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera lub osobę wyznaczoną do przyjmowania gotówki (Jan Kowalski) w 2 egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla wpłacającego/odbierającego wypłatę, jedna kopia dla księgowości, a druga kopia pozostaje w bloczku.

5. Formularze dowodów kasowych połączone w bloczki powinny zostać oznaczone nazwą instytucji oraz ponumerowane przed oddaniem do użytkowania kasjerowi lub osobie wyznaczonej do przyjmowania gotówki (Jan Kowalski). Ciągłość numeracji musi być zachowana w całym okresie danego roku sprawozdawczego.

6. Na okładce każdego bloczka dowodów kasowych należy zamieścić:

1) kolejny numer bloczka formularzy;

2) numery kolejne formularzy w danym bloczku (od nr 1 do nr 50);

3) datę wydania do użytkowania oraz datę zwrotu (wydano dnia 01.01.2024, zwrócono dnia 31.12.2024);

4) podpis osoby wydającej druki.

7. Bloczki formularzy dowodów kasowych wydawane są kasjerowi lub osobie wyznaczonej do przyjmowania gotówki (Jan Kowalski) wyłącznie na podstawie zapotrzebowania i za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania.

8. W razie popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować, a następnie wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Kopie anulowanego dowodu zachowuje kasjer lub osoba wyznaczona do przyjmowania gotówki (Jan Kowalski), a oryginał jest dołączany do bloczku dowodów kasowych. Adnotacja o anulowaniu dowodu wraz z jego numerem jest umieszczana na bloczku dowodów.

 

§8

Obsługa transakcji płatniczych kartami płatniczymi

1. W związku z podpisaniem umowy z firmą PayU S.A. na zainstalowanie terminala zapłata może być dokonywana za pomocą kart płatniczych.

2. Kasjer lub sprzedawca obsługujący terminal powinien przestrzegać następujących zasad:

1) przyjmując zapłatę kartą, kasjer lub sprzedawca sprawdza, czy karta należy do systemu obsługiwanego przez firmę PayU S.A.;

2) kasjer lub sprzedawca może przyjąć do realizacji wyłącznie kartę z aktualną datą ważności;

3) kasjer lub sprzedawca sprawdza, czy karta nie została uszkodzona (przetarta, złamana). Nie wolno akceptować kart uszkodzonych;

4) kasjer po przyjęciu zapłaty drukuje potwierdzenie w 2 egzemplarzach – kopię przekazuje klientowi, a oryginał dołącza do kopii paragonu bądź faktury;

5) kasjer lub sprzedawca ustala zgodność podpisu na wydruku ze wzorem podpisu na karcie (w przypadku określonych kart);

6) po zakończeniu pracy kasjer lub sprzedawca drukuje „Raport z dnia ...........” – wydruk z wszystkich transakcji przeprowadzonych w trakcie pracy. Raport ten wraz z kopiami paragonu bądź faktury i potwierdzeniami dokonanych wpłat przekazuje w sposób wskazany w § 9 ust. 2 niniejszego zarządzenia;

7) kasjer lub sprzedawca odnotowuje łączną wartość sprzedaży w raporcie kasowym;

8) wysyłka transakcji z terminala do systemu rozliczeniowego odbywa się w instytucji o ustalonej godzinie przez osobę uprawnioną. Należy obowiązkowo porównać, czy łączna kwota jest zgodna z sumą przeprowadzonych transakcji, wyszczególnioną w raporcie wysyłki.

 

§9

Obieg dokumentów kasowych

1. Wypłata gotówki z kasy głównej może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, tj.:

1) faktur VAT wystawionych przez kontrahentów;

2) list płac dotyczących wynagrodzeń, innych wypłat pieniężnych, premii, nagród oraz dodatków;

3) dowodów z dokonanych wpłat na własne rachunki bankowe, potwierdzonych stemplem bankowym;

4) własnych dowodów źródłowych, realizowanych np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia, oraz – w uzasadnionych przypadkach – dowodów wypłaty gotówki.

2. Dowody kasowe powinny zostać sprawdzone przed dokonaniem wypłaty gotówki pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę.

3. Szczegóły obiegu dokumentów kasowych, na podstawie których dokonywane są wypłaty, oraz wykaz osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów kasowych.

4. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera.

5. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer jest zobowiązany zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki.

6. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie należy dołączyć do dowodu kasowego.

 

§ 10

Raport kasowy

1. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer ZUK "Czyścioch" wpisuje na bieżąco w raporcie kasowym. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły ich przychód i rozchód.

2. Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane.

3. Raporty kasowe są sporządzane za każdy dzień roboczy za jeden dzień (np. „Raport kasowy jest zbiorczym dowodem księgowym, który księguje się dziennie/na koniec miesiąca, ale dowody wpłat i wypłat są ujmowane w księdze głównej w dacie ich wystąpienia”).

4. Wypełnienie raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku. Wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji.

5. Raport kasowy zamyka się przez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego. Kasjer podpisuje oryginał raportu i wraz z dowodami kasowymi przekazuje za pokwitowaniem do księgowości. Kopia raportu pozostaje w kasie.

6. Niedopuszczalne jest dokonywanie przeróbek w raportach kasowych. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty i godziny dokonania korekty.

 

§ 11

Inwentaryzacja kasy

1. Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na drodze spisu z natury metodą pełną.

2. Skład zespołu spisowego ZUK "Czyścioch" określa kierownik instytucji.

3. Inwentaryzacja w kasie ZUK "Czyścioch" powinna być dokonywana co najmniej:

1) na dzień kończący rok obrotowy;

2) przy zmianie kasjera;

3) w innych przypadkach przewidzianych prawem.

4. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na dzień roboczy (np. poniedziałek, wtorek), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji.

5. Inwentaryzacja (kontrola kasy) może być przeprowadzona także w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika instytucji oraz w sytuacjach losowych.

6. Przed rozpoczęciem spisów z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a także o uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością.

7. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, a także fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy i obciążają kasjera.

8. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową.

 

§ 12

Inne obowiązki

1. W razie przedstawienia w kasie znaku pieniężnego sfałszowanego lub budzącego wątpliwości co do autentyczności kasjer obowiązany jest zatrzymać ten znak i wraz z osobą przedstawiającą ten znak sporządzić protokół o zatrzymaniu w 2 egzemplarzach.

2. Protokół powinien zawierać:

1) znak pieniężny, z zaznaczeniem imienia, nazwiska i adresu podmiotu przedstawiającego ten znak;

2) wartość nominalną i datę emisji zatrzymanego znaku pieniężnego, a ponadto serię i numer – jeżeli jest to banknot;

3) podpis osoby, która znak przedstawiła, i osoby zatrzymującej znak pieniężny.

3. W razie niemożności ustalenia, przez kogo znak został wpłacony, kasjer obowiązany jest zatrzymać znak i sporządzić protokół w 2 egzemplarzach. Zatrzymany znak pieniężny instytucja przesyła niezwłocznie wraz z oryginałem protokołu właściwej terytorialnie jednostce NBP.

4. Jeżeli zachodzi podejrzenie, że zatrzymany znak pieniężny został sfałszowany przez osobę przedstawiającą znak, lub jeżeli nasuwa się przypuszczenie, że osoba ta rozmyślnie wprowadziła w obieg sfałszowane znaki pieniężne, kasjer obowiązany jest zatrzymać znak pieniężny i niezwłocznie wezwać Policję.