Instrukcja Kasowa

INSTRUKCJA KASOWA

Ośrodka Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Kwiatowo

Instrukcja określa zasady i warunki, jakie powinny być spełnione przy prowadzeniu gospodarki kasowej w Ośrodku Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Kwiatowo oraz warunki zabezpieczenia i przechowywania wartości pieniężnych.

Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

– Jednostce – oznacza ona Ośrodek Pomocy Społecznej w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Kwiatowo;

– Kierowniku jednostki – oznacza on Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej;

– Wartościach pieniężnych – oznaczają one krajowe znaki pieniężne i czeki;

– Jednostce obliczeniowej – oznacza ona dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za IV kwartał 2022 roku, ogłaszanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej „Monitor Polski”;

– Kasjerze – oznacza on pracownika, który przyjął obowiązki kasjera i złożył w formie pisemnej zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie;

– Kasie – oznacza ona wyodrębniony punkt kasowy, prowadzony przez osobę, której powierzono funkcję kasjera, odrębnie rozliczaną i odpowiedzialną za gotówkę w kasie oraz dokonywanie operacji kasowych;

– Transporcie wartości pieniężnych – oznacza on przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza obrębem kasy jednostki.

Podstawowe zasady gotówkowych rozliczeń pieniężnych

§ 1.

1. Rozliczenia gotówkowe jednostki dokonywane są:

– za pośrednictwem kasy;

– za pośrednictwem banku – czekiem gotówkowym, tylko w sytuacji braku dostępu do elektronicznego systemu bankowego (np. awaria systemu, brak prądu).

2. Formę rozliczeń gotówkowych stosuje się w tych przypadkach, gdy nie jest możliwe rozliczenie w formie bezgotówkowej.

3. Jednostka jest obowiązana do posiadania rachunku bankowego i gromadzenia oraz wydatkowania środków pieniężnych za jego pośrednictwem w każdym przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote wg średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Ogólne zasady gospodarki kasowej

§ 2.

1. W obrocie kasowym występują krajowe znaki pieniężne i czeki. Obrót następuje przez wpłaty oraz wypłaty kasowe i realizowany jest przez kasjera jednostki.

2. Punkt kasowy znajduje się w pokoju nr: 105.

3. Osoby upoważnione do prowadzenia kasy:

– kasjer 1 (Anna Nowak);

– kasjer 2 (Jan Kowalski).

4. Osobami upoważnionymi do dysponowania środkami pieniężnymi w formie zaliczek stałych są:

– pracownik 1 (Maria Wiśniewska);

– pracownik 2 (Piotr Zieliński);

– pracownik 3 (Katarzyna Wójcik).

5. W przypadku nieobecności osoby upoważnionej do prowadzenia kasy, główny księgowy wyznacza osobę na zastępstwo.

6. Każdorazowe przekazanie kasy innej osobie przez kasjera następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w obecności głównego księgowego lub jego zastępcy.

7. Kierownik jednostki:

– określa czas pracy kasy;

– ustala liczbę stanowisk pracy w kasie;

– przygotowuje i przekazuje pracownikom w kasie instrukcje, zarządzenia, regulaminy, zakres czynności;

– ustala procedury czynnościowe i kolejność wykonywanych operacji w kasie;

– zabezpiecza gotówkę przed kradzieżą.

8. Główny księgowy jednostki sprawuje bezpośredni nadzór nad pracą kasy i może:

– wyrywkowo sprawdzać stan kasy i jej zgodność z raportem kasowym;

– sprawdzać, czy pomiędzy kolejnymi raportami kasowymi jest zachowana zasada ciągłości sald, czyli zgodność stanu początkowego kasy ze stanem końcowym z poprzedniego raportu kasowego;

– kontrolować, czy celowo nie zaniżono przychodów lub podwyższono rozchody przez wadliwe sumowanie;

– kontrolować, czy kwoty pobrane czekiem z banku są przyjmowane do kasy w tym samym dniu.

Kasjer

§ 3.

1. Kasjerem może być pracownik mający nienaganną opinię, niekarny za przestępstwo z winy umyślnej lub wykroczenia przeciwko mieniu albo za przestępstwo gospodarcze.

2. Kasjer musi posiadać kwalifikacje zawodowe zapewniające znajomość prawidłowego przechowywania oraz przyjmowania i wydawania wartości pieniężnych.

3. Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów.

4. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.

5. Kasjer zobowiązany jest także do:

– wydzielania stałych miejsc na druki, rejestry, dokumenty, akta własne kasy, materiały biurowe i sprzęt pomocniczy;

– utrzymania idealnego ładu i porządku na stanowisku pracy, w dokumentach, w pieniądzach i aktach kasy;

– wpisywania wpłat i wypłat niezwłocznie do raportu kasowego;

– codziennego sprawdzania stanu gotówki w kasie przed zakończeniem dnia pracy;

– współpracy z bankami i pozostałymi pracownikami działu księgowości, w tym w szczególności z głównym księgowym.

Ochrona wartości pieniężnych przechowywanych w kasie

§ 4.

1. Wartości pieniężne są przechowywane i transportowane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą, zagarnięciem.

2. Kasa znajduje się na parterze budynku jednostki w pomieszczeniu zapewniającym bezpieczne dokonywanie transakcji, w wydzielonym i przystosowanym na miarę posiadanych możliwości pomieszczeniu.

3. Pomieszczenie kasy jest wydzielone, a jego drzwi specjalnie wzmocnione i zabezpieczone systemem alarmowym. Okienko, przez które kasjer dokonuje wypłaty, jest zamykane i posiada szybę antywłamaniową.

4. Pomieszczenie kasy jest wyposażone w szafę stalową i sejf do przechowywania środków pieniężnych.

Ochrona wartości pieniężnych w transporcie

§ 5.

1. Jeżeli przenoszone wartości pieniężne przekraczają 75 000 jednostki obliczeniowej, osoba transportująca jest chroniona przez co najmniej jednego pracownika ochrony.

2. Zasady uzbrojenia konwojentów regulują odrębne przepisy.

Niezbędny zapas gotówki w kasie na bieżące wydatki (tzw. pogotowie kasowe)

§ 6.

1. Jednostka może posiadać w kasie:

– niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki o wartości 10 000 zł, ustalony przez kierownika jednostki;

– gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie rodzajowo określonych wydatków;

– gotówkę pochodzącą z bieżących wpływów do kasy;

– gotówkę przechowywaną w formie depozytu od osób prawnych i fizycznych.

2. Niezbędny zapas gotówki w kasie uwzględnia potrzeby jednostki w zakresie obrotu gotówkowego, warunki zabezpieczenia gotówki w kasie, możliwość jej bezpiecznego przekazywania do banku.

3. Niezbędny zapas gotówki w kasie jest uzupełniany, w razie potrzeby, środkami pieniężnymi pobranymi z rachunku bieżącego jednostki.

4. Niezbędny zapas gotówki w kasie nie może być uzupełniany bieżącymi wpływami z tytułu pobranych dochodów budżetowych.

Dokumentacja obrotu kasowego

§ 7.

1. Dokumenty kasowe stanowią podstawę zapisów księgowych i muszą spełniać wymogi dokumentów księgowych określone w ustawie o rachunkowości.

2. Wszelkie operacje kasowe muszą być udokumentowane:

– dokumentami kasowymi źródłowymi: listami płac, wnioskami o zaliczkę, poleceniami wyjazdu, rachunkami, fakturami VAT, bankowymi dowodami wpłaty i wypłaty itp.;

– zastępczymi dowodami kasowymi (asygnatami kasowymi), wystawianymi w przypadku braku dokumentu źródłowego; występują one jako dowody KP – „Kasa Przyjmie”, KW – „Kasa Wypłaci”.

3. Dowody kasowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

4. Zapisy w dowodach kasowych powinny być dokonywane w sposób trwały ręcznie lub maszynowo, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany.

5. Dowody źródłowe i zastępcze podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

6. Dowody źródłowe zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki lub jego zastępca, zastępcze dowody kasowe (KW) zatwierdza do wypłaty główny księgowy lub jego zastępca.

7. Wszystkie przychodowe i rozchodowe dowody kasowe muszą być ujęte w raporcie kasowym (RK) w tym dniu, w którym dokonano wpłaty lub wypłaty.

Szczegółowy opis dokumentów obrotu kasowego

§ 8.

1. Dowód wpłaty KP

1) Dowody wpłat KP muszą być podpisane przez kasjera, a ponadto zawierać:

– Numer dowodu KP;

– Datę wpływu;

– Tytuł dokonanej operacji;

– Kwotę wpłaty, wpisaną także słownie.

2) Bloczki KP, stanowiące druk ścisłego zarachowania, przed oddaniem do użytkowania kasjerowi powinny być ponumerowane w sposób trwały.

3) Dowody wpłat KP wystawiane są przez kasjera w 3 egzemplarzach, których oryginał dołączony jest do raportu kasowego RK, pierwsza kopia jest pokwitowaniem dla wpłacającego, druga kopia pozostaje w bloczku.

4) Należy zachować ciągłość numeracji dowodów kasowych wpłat w okresie roku obrotowego.

5) Bloczki KP wydawane są osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która umożliwia kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloczków formularzy.

2. Dowód wypłaty KW

1) Dokumenty zastępcze KW wystawiane są przez pracownika Działu Księgowości na podstawie wcześniej przygotowanego dowodu wypłaty podpisanego przez kierownika jednostki i głównego księgowego.

2) KW wystawiane jest w 3 egzemplarzach, oryginał dołączony jest do RK, pierwsza kopia jest pokwitowaniem dla pobierającego gotówkę, druga kopia pozostaje w bloczku.

3) Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym (źródłowym lub zastępczym) zawsze za pisemnym pokwitowaniem odbiorcy. Jeżeli dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki.

4) Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym, kasjer jest zobowiązany zażądać dowodu osobistego lub innego dowodu tożsamości odbiorcy gotówki i jednocześnie wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym PESEL dowodu tożsamości, datę wydania oraz imię i nazwisko osoby pobierającej gotówkę.

5) Jeżeli wypłata gotówki następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, należy na nim zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej.

6) Przy wypłacie gotówki osobie niemogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera, na rozchodowym dowodzie kasowym może być podpisana inna osoba z wyjątkiem kasjera, stwierdzająca jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dowodzie kasowym umieszcza się numer, datę i opis wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej się jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie niemogącej się podpisać.

7) Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji RK, pod którą wpłata została wpisana do RK.

3. Źródłowe dowody wypłaty to:

1) Dowody zakupu i sprzedaży – faktury VAT, rachunki.

2) Wnioski o zaliczkę.

3) Rozliczenie zaliczki.

4) Rozliczenie delegacji służbowych.

5) Listy wypłat zasiłków i innych świadczeń oraz stypendiów.

4. Czek gotówkowy jest formą realizowania obrotu gotówkowego, drukiem ścisłego zarachowania, dokumentem, w którym wystawca zawiera polecenie dla banku wypłacenia kwoty, na którą opiewa czek, osobie wskazanej na czeku. Czek gotówkowy jest wykorzystywany tylko w sytuacjach awarii elektronicznego dostępu do banku. Na co dzień używana jest elektroniczna forma czeku, udostępniona przez bank.

5. Bankowe dowody wpłaty i wypłaty są to dokumenty generowane w elektronicznym systemie bankowym udostępnionym przez bank.

6. Raport kasowy

1) Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje na bieżąco w prowadzonym do rachunku bankowego zestawieniu zbiorczym – raporcie kasowym RK.

2) Zapisy w RK dokonywane są w porządku chronologicznym, w dniu, w którym przychód lub rozchód gotówki miał miejsce.

3) RK jest zbiorczym urządzeniem księgowym i zarazem zbiorczym dowodem grupującym operacje gospodarcze za dany okres.

4) RK sporządza się za okres, co najwyżej jednego tygodnia, w ramach danego miesiąca.

5) RK zawiera pieczęć nagłówkową, oznaczenie okresu, za jaki został sporządzony, oraz kolejny nr oraz wskazanie, jakiego rachunku bankowego obroty gotówkowe dotyczą (np. RK depozyty – dotyczy wydzielonego rachunku bankowego depozytów).

6) Wpływy i wypłaty wpisywane są do RK chronologicznie z zachowaniem liczby porządkowej operacji, podaniem symbolu i numeru źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji. Liczba dowodów zastępczych KW i KP jest wyszczególniana w wydzielonych pozycjach RK.

7) RK zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczeniem stanu końcowego gotówki.

8) Podpisany przez kasjera oryginał RK wraz z załączonymi dokumentami kasjer przekazuje do głównego księgowego, celem sprawdzenia.

9) Oryginał RK jest włączany do zbioru dowodów księgowych, kopia pozostaje w kasie.

7. Należności niepodjęte w terminie

1) Gotówka znajdująca się w kasie po wypłacie list w ostatnim roboczym dniu miesiąca traktowana jest jako depozyt i jest odprowadzana do banku na rachunek depozytów.

2) Gotówka przekazywana na depozyty rozpisywana jest analitycznie na dokumencie „Zestawienie niepodjętych w terminie należności”.

3) Zestawienie sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w kasie, drugi zaś załączany jest do dowodów księgowych wydzielonego rejestru depozytów.

4) Zestawienie powinno zawierać co najmniej następujące dane: lp., imię i nazwisko wierzyciela, adres i numer dowodu tożsamości wierzyciela oraz kwotę należności. W wyodrębnionej kolumnie wpisuje się nr KW, na podstawie którego wypłacono daną należność.

Niedobory i nadwyżki w kasie

§ 9.

1. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowanymi rozchodowymi dowodami kasowymi stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.

2. Przypadki losowe, kradzież z włamaniem, wydanie gotówki pod przymusem utraty zdrowia lub życia, podstępne zagarnięcie gotówki nie obciążają kasjera i stanowią straty nadzwyczajne.

3. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową ewidencjonowaną w pozostałe przychody operacyjne.

Postanowienia końcowe

§ 10.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, jak też przy interpretacji jej postanowień wiążące decyzje podejmuje kierownik jednostki oraz osoba przez niego upoważniona.