Instrukcja postępowania kontrolnego

Instrukcja w sprawie organizacji postępowania kontrolnego w zakresie podatków i opłat lokalnych

 

Rozdział 1

Postanowienia ogólne i definicje

 

§1

Instrukcja określa zasady organizacji postępowania kontrolnego i reguluje kwestie planowania zadań związanych z weryfikacją rozliczeń w zakresie podatków i opłat lokalnych.

§2

Określenia zawarte w instrukcji oznaczają:

1) Ordynacja podatkowa – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.);

2) czynności sprawdzające – czynności, o których mowa w Dziale V Ordynacji podatkowej;

3) postępowanie podatkowe – postępowanie, o którym mowa w Dziale IV Ordynacji podatkowej;

4) kontrola podatkowa – kontrola, o której mowa w Dziale VI Ordynacji podatkowej;

5) postępowanie kontrolne – szereg czynności zmierzających do zapewnienia w pełni zgodnego z prawem, powszechnego opodatkowania, w szczególności w zakresie rzetelności deklarowanych podstaw opodatkowania (zgodności stanu faktycznego ze składanymi deklaracjami). Postępowanie kontrolne obejmuje czynności sprawdzające, kontrolę podatkową oraz postępowanie podatkowe w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej;

6) Prawo przedsiębiorców – ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1475 ze zm.);

7) kontrolujący – pracownicy lub pracownik uczestniczący w realizacji zadań kontroli w rozumieniu instrukcji;

8) deklaracja – deklaracja podatkowa w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej;

9) akta kontroli – akta postępowania kontrolnego;

10) plan – plan postępowań kontrolnych;

11) jednostki organizacyjne – rozumie się przez to:

a) wydziały i biura Urzędu Miasta Gdańsk

oraz

b) jednostki organizacyjne gminy Gdańsk utworzone w celu realizacji zadań miasta.

Rozdział 2

Planowanie postępowań kontrolnych

 

§3

Wydział Finansów Miasta sporządza roczny plan postępowań kontrolnych.

§4

Zalecenia, propozycje są materiałem pomocniczym dla sporządzających plan i (w miarę możliwości) zawierają:

1) zidentyfikowane obszary (rodzaje) nieprawidłowości i uzasadnienie konieczności postępowań kontrolnych;

2) liczbę i rodzaj postępowań kontrolnych niezbędnych w poszczególnych obszarach dla skuteczności poboru podatków i opłat;

3) ocenę ryzyka związanego z wejściem w spory prawne z kontrolowanymi (m.in. przez analizę orzecznictwa sądów administracyjnych);

4) listę podmiotów, wobec których niezbędne jest przeprowadzenie postępowań kontrolnych;

5) inne informacje istotne z punktu widzenia prowadzenia postępowań kontrolnych.

§5

Zalecenia może przekazać prezydent miasta lub skarbnik miasta.

§6

Propozycje przekazywane są do Wydziału Finansów Miasta przez jednostki organizacyjne w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok objęty planowaniem.

§7

Wydział Finansów Miasta przygotowuje plan postępowań kontrolnych w terminie do końca roku poprzedzającego rok objęty planowaniem.

§8

Plan jest przedstawiany do wiadomości prezydentowi miasta oraz skarbnikowi miasta.

Rozdział 3

Przygotowanie akt postępowania kontrolnego

 

§9

Postępowania kontrolne są podejmowane z urzędu na podstawie planu. W przypadkach uzasadnionych ze względu na ochronę interesów majątkowych gminy kontrole mogą zostać podjęte również poza planem, w szczególności w związku z zaleceniami prezydenta miasta lub skarbnika miasta.

§ 10

1. Decyzję o podjęciu postępowania kontrolnego w konkretnej sprawie podejmują kontrolujący przy uwzględnieniu:

1) konieczności realizacji planu;

2) okoliczności uzasadniających potrzebę postępowania kontrolnego poza planem.

2. Decyzja o podjęciu postępowania kontrolnego powinna być poprzedzona:

1) porównaniem ewidencji podatkowej z innymi źródłami informacji;

2) analizą akt podatkowych;

3) analizą innych dostępnych dokumentów.

§ 11

Decyzja o podjęciu postępowania kontrolnego wymaga założenia akt sprawy konkretnego postępowania kontrolnego, które zawierają:

1) materiały, na podstawie których przeprowadzono analizę, o której mowa w § 10;

2) akta związane z wymiarem daniny;

3) inne materiały pozostające w związku z zakresem tej kontroli.

§ 12

Na każdym etapie postępowania kontrolnego jednostki organizacyjne, na wniosek Wydziału Finansów Miasta, w terminie 14 dni od dnia przekazania wniosku:

1) udzielają informacji;

2) przekazują kopie dokumentów;

3) dokonują innych czynności

– niezbędnych dla prowadzenia postępowań kontrolnych.

Rozdział 4

Postępowanie kontrolne

 

§ 13

1. Kontrolujący wykonujący w postępowaniu kontrolnym czynności sprawdzające może wezwać kontrolowanego do:

1) złożenia wyjaśnień związanych z niezłożeniem deklaracji;

2) złożenia deklaracji;

3) skorygowania deklaracji;

4) złożenia wyjaśnień dotyczących złożonych deklaracji;

5) innych przewidzianych w Dziale V Ordynacji podatkowej czynności mogących przyczynić się do wyjaśnienia sprawy.

2. Kontrolujący odstępuje od wezwania, o którym mowa w ust. 1, jeżeli w okolicznościach sprawy uzna, że nie przyczyni się ono do wyjaśnienia kwestii mogących być jego treścią. Przyczyny odstąpienia od wezwania kontrolujący wskazuje w treści adnotacji.

3. Wezwanie lub adnotację dołącza się do akt kontroli.

§ 14

Kontrolujący, oprócz wezwania lub adnotacji, dołącza do akt kontroli:

1) deklarację (korektę deklaracji) złożoną w odpowiedzi na wezwanie;

2) pisemne wyjaśnienia kontrolowanego;

3) adnotacje dotyczące ustnie udzielonych przez kontrolowanego wyjaśnień;

4) inne materiały związane z zastosowaniem wezwania.

§ 15

Jeżeli w terminie wyznaczonym w wezwaniu kontrolowany złoży deklarację, korektę deklaracji, wyjaśnienia, które usuną wątpliwości będące przyczyną podjętego postępowania kontrolnego, kontrolujący zakończy postępowanie kontrolne, dołączając do akt kontroli adnotację zawierającą uzasadnienie zakończenia postępowania kontrolnego.

§ 16

Kontrolujący przekazuje akta postępowania kontrolnego zakończonego w sposób określony w § 15 dyrektorowi wydziału odpowiedzialnego za wymiar zobowiązania objętego zakresem czynności sprawdzających.

§ 17

Kontrolujący podejmuje czynności zmierzające do wzruszenia decyzji ostatecznej, jeżeli w wyniku czynności sprawdzających ujawni, że decyzja została wydana na podstawie nierzetelnej deklaracji.

§ 18

Kontrolujący wszczyna postępowanie podatkowe, gdy:

1) kontrolowany w wyznaczonym terminie nie odpowiedział na wezwanie, o którym mowa w § 13 ust. 1, lub

2) deklaracja, korektę deklaracji lub wyjaśnienia złożone przez kontrolowanego nie usuwają wątpliwości co do prawidłowości opodatkowania, lub

3) kontrolujący odstąpił od wezwania, o którym mowa w § 13 ust. 1.

§ 19

Wszczęcie postępowania podatkowego jest poprzedzone analizą dotychczasowych akt kontroli w celu ustalenia, czy istnieje konieczność przeprowadzenia kontroli podatkowej.

§ 20

Kontrolujący przekazuje akta postępowania kontrolnego zakończonego ostateczną decyzją wymiarową dyrektorowi wydziału odpowiedzialnego za wymiar zobowiązania będącego przedmiotem postępowania podatkowego.

§ 21

1. Jeżeli w ramach postępowania kontrolnego zachodzi konieczność przeprowadzenia kontroli podatkowej, kontrolujący przygotowuje imienne upoważnienie do jego przeprowadzenia.

2. Upoważnienie otrzymuje co najmniej dwóch pracowników Wydziału Finansów Miasta.

§ 22

1. Kontrola podatkowa jest poprzedzona czynnościami przygotowawczymi.

2. Kontrolujący na podstawie dostępnych materiałów, w tym akt postępowania kontrolnego, przeprowadza analizę zmierzająca do ustalenia:

1) czy do kontroli podatkowej będą miały zastosowanie przepisy rozdziału 5 Prawa przedsiębiorców (Ograniczenia kontroli działalności gospodarczej);

2) jakie czynności powinny być podjęte w trakcie kontroli podatkowej;

3) czy zachodzą przesłanki uzasadniające zwrócenie się o asystę straży miejskiej.

§ 23

1. W przypadku konieczności asysty straży miejskiej Dyrektor Wydziału Finansów Miasta wnioskuje do straży miejskiej o asystę.

2. Wniosek powinien zostać złożony do straży miejskiej co najmniej na 7 dni przed datą planowanego wszczęcia kontroli podatkowej.

§ 24

1. Jeżeli po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli podatkowej, kontrolowany złoży deklarację, korektę deklaracji, wyjaśnienia, które usuną wątpliwości co do prawidłowości opodatkowania, kontrolujący kończy postępowanie kontrolne, dołączając do akt postępowania kontrolnego adnotację zawierającą uzasadnienie odstąpienia od kontroli podatkowej.

2. Jeżeli po doręczeniu zawiadomienia o zamiarze przeprowadzenia kontroli podatkowej, kontrolowany złoży deklarację lub ujawni okoliczności dające podstawę do zastosowania jednej z procedur przewidzianych w Dziale IV Ordynacji podatkowej, kontrolujący może odstąpić od wszczęcia kontroli podatkowej i podjąć czynności zmierzające do wydania decyzji wymiarowej lub wzruszenia decyzji ostatecznej w sprawie zobowiązania objętego przedmiotem postępowania kontrolnego.

§ 25

Kontrola podatkowa prowadzona jest zgodnie z przepisami zawartymi w Dziale VI Ordynacji podatkowej. W przypadku kontroli podatkowej dotyczącej działalności gospodarczej kontrolujący uwzględnia zasady kontroli określone w rozdziale 5 Prawa przedsiębiorców.

§ 26

1. Jeżeli kontrola podatkowa zakończona doręczeniem protokołu nie stwierdzi nieprawidłowości, postępowanie kontrolne uznaje się za zakończone.

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontrolujący odpowiednio:

1) wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie określenia właściwej kwoty zobowiązania będącego przedmiotem kontroli podatkowej, lub

2) podejmuje czynności zmierzające do wzruszenia decyzji ostatecznej związanej z wymiarem podatku objętego zakresem kontroli podatkowej, lub

3) prowadzi postępowanie podatkowe, wszczęte na podstawie złożonej deklaracji osoby fizycznej w podatku od nieruchomości, podatku leśnym, podatku rolnym.

§ 27

Akta postępowania kontrolnego zakończonego ostateczną decyzją wymiarową po przeprowadzeniu kontroli podatkowej kontrolujący przekazuje dyrektorowi wydziału odpowiedzialnego za wymiar zobowiązania objętego zakresem kontroli podatkowej.

Rozdział 5

Zabezpieczenie wykonania zobowiązania

 

§ 28

Ujawnione w toku postępowania kontrolnego okoliczności, uzasadniające potrzebę zabezpieczenia wykonania zobowiązania będącego jego przedmiotem, mogą stanowić podstawę podjęcia czynności zmierzających do zastosowania uregulowań przewidzianych w przepisach Działu III Rozdział 8 Ordynacji podatkowej.

§ 29

1. Czynności zmierzające do zabezpieczenia wykonania zobowiązania będącego przedmiotem kontroli podatkowej powinny uwzględniać możliwość współdziałania z innymi jednostkami organizacyjnymi oraz wykorzystywać dostępne bazy danych o majątku kontrolowanego.

2. Współdziałanie, o którym mowa w ust. 1, może być podejmowane również na etapie planowania postępowań kontrolnych.

Rozdział 6

Sprawozdanie z wykonania planu postępowań kontrolnych

 

§ 30

Wydział Finansów Miasta sporządza roczne sprawozdanie z wykonania planu postępowań kontrolnych w terminie do 31 marca roku następującego po roku objętym planem.

§ 31

Sprawozdanie z wykonania planu zawiera w szczególności:

1) skutki budżetowe przeprowadzonych postępowań kontrolnych;

2) uwagi istotne z punktu widzenia przyszłych planów postępowań kontrolnych;

3) inne uwagi.

§ 32

Wydział Finansów Miasta w uzasadnionych przypadkach sporządza sprawozdania kwartalne lub półroczne.

Podstawa prawna:

• art. 224, art. 225 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 40 ze zm.),

• art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1475 ze zm.),

• Dział III Rozdział 8, Dział IV, Dział V, Dział VI ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.).