Instrukcja wystawiania faktur VAT

Instrukcja wystawiania faktur

 

I. Informacje zawarte w fakturach VAT

 

1. Firma "Słoneczne Okna" wystawia faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT” w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:

1. oryginał dla nabywcy;

2. jedna kopia dla księgowości;

3. druga kopia dla jednostki organizacyjnej wystawiającej dokument.

2. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury powinna zawierać wyraz „KOPIA”. W przypadku, gdy druk faktury zawiera jednocześnie napisy ORYGINAŁ/KOPIA należy odpowiednio skreślić na jednym egzemplarzu wyraz kopia, a na dwu egzemplarzach wyraz oryginał.

3. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej następujące elementy:

1. Jan Kowalski lub "Kowalski Sp. z o.o." bądź nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adres (ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa),

2. "Słoneczne Okna" i adres sprzedawcy (ul. Słoneczna 2, 80-001 Gdańsk) a ponadto, w celu zidentyfikowania jednostki dokonującej sprzedaży, dodatkowo powinna być opatrzona pieczątką danej jednostki organizacyjnej,

3. "Nowoczesne Drzwi",

4. "Firma Handlowa" lub nazwa nabywcy – "Drewex",

5. Anna Nowak w przypadku osób fizycznych, dodatkowo wskazane jest umieszczenie na fakturze nazwy firmy "Kwiaciarnia Róża", w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,

6. Adres nabywcy (80-123, Gdańsk, ul. Morska 4),

7. w przypadku przedsiębiorców – adres siedziby przedsiębiorcy (ul. Polna 5, 20-001 Lublin),

8. w przypadku osób fizycznych – adres zamieszkania (ul. Leśna 7, 30-001 Kraków),

9. w innych przypadkach adres siedziby nabywcy (al. Lipowa 9, 40-001 Katowice),

10. NIP sprzedawcy i nabywcy:

1. 123-456-78-90

2. w rozliczeniach krajowych: 987-654-32-10

3. w rozliczeniach z zagranicą: PL9876543210

11. NIP nabywcy:

1. w przypadku wystawienia faktury VAT osobie fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej umieszczanie numeru NIP nie jest obligatoryjne.

12. Numer faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT” (FV/2023/001),

13. Data wystawienia:

1. 01, listopad, 2023;

2. w przypadku faktury zaliczkowej – 15, październik, 2023 wpływu zaliczki na konto "Słoneczne Okna";

14. Data sprzedaży:

1. 30, październik, 2023 tylko w przypadku, gdy data ta różni się od daty wystawienia faktury;

2. można podać na fakturze tylko październik i 2023 dokonania sprzedaży wyłącznie w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym tj. sprzedaży i refakturowania mediów, usług najmu i dzierżawy, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury.

15. sposób numerowania faktur VAT:

1. faktury numerowane są w kolejności chronologicznej, odrębnie dla każdego roku kalendarzowego wg schematu: SO/ 001/2023;

2. faktury VAT „zaliczka” dodatkowo winny być oznaczone w ostatnim segmencie literą „Z”.

16. Nazwa lub rodzaj towaru lub usługi:

1. należy wpisać w treści faktury nazwę określającą w sposób jednoznaczny sprzedawany towar bądź rodzaj wykonanej usługi tj. umożliwiającą właściwe przyporządkowanie i ustalenie stawki podatku VAT;

2. dodatkowe informacje będące uzupełnieniem treści faktury: np. numer umowy lub zamówienia (123/2023), nazwa i numer kursu ("Podstawy marketingu", 101), okres świadczenia usług najmu lub innych usług rozliczanych cyklicznie (odbieranych częściowo) (od 01.01.2023 do 31.12.2023), czy data protokołu odbioru wykonanych prac (15.11.2023), nazwa towaru ("Okna PCV").

17. Sztuki i 10 sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług (montaż okien);

18. Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto) (500 zł);

19. Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku tzw. wartość sprzedaży netto (5000 zł);

20. Stawka podatku VAT - ustaloną zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwą dla poszczególnych pozycji wykazanych na fakturze (23%);

21. Suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu (5000 zł);

22. Kwota podatku VAT od sumy wartości sprzedaży netto towarów lub usług, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku (1150 zł);

23. Kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto) (6150 zł).

4. Ponadto faktury VAT powinny zawierać:

1. Symbol lub podstawa prawna, na podstawie której stosuje się zwolnienie od podatku dla towaru lub usługi (art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT),

2. w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych z podatku VAT należy podać symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej lub podać przepis, na podstawie którego stosuje się zwolnienie od podatku lub przepis dyrektywy, który zwalnia od podatku dostawę lub świadczenie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT).

3. obowiązek prawidłowego sklasyfikowania czynności wykonywanych w ramach świadczonych usług ciąży na jednostce organizacyjnej, która dokonuje klasyfikacji i w przypadku trudności w ustaleniu właściwego grupowania wyrobu lub usługi według symbolu jednostka organizacyjna może zwrócić się o udzielenie informacji w tym zakresie do Urzędu Skarbowego.

5. Termin płatności winien być zgodny z zawartych przez strony: umowie, zleceniu, zamówieniu lub ustaleniu, przy czym:

1. preferowany jest termin 14 dni od daty otrzymania faktury przez odbiorcę towaru lub usługi czyli 21 dni od daty wystawienia, jednakże każdorazowo należy wskazać konkretną datę płatności – 15, grudzień, 2023;

2. w przypadku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż, dla której określony jest szczególny moment obowiązku w podatku VAT i podatku dochodowego np. w przypadku faktur za najem lub media – wskazane jest, o ile jest to możliwe, aby termin płatności faktury przypadał w tym samym miesiącu co miesiąc wystawienia faktury (listopad);

3. w szczególnych przypadkach terminy ustalane są indywidualnie z kierownikami jednostek organizacyjnych.

6. W przypadku faktur VAT „zaliczka” – faktury powinny zawierać w treści (w polu „nazwa”) informację o dacie wpływu na numer bankowy "Słoneczne Okna" (12 3456 7890 1234 5678 9012 3456) kwoty zaliczki, przedpłaty, zadatku, raty (15.10.2023).

7. Faktury powinny też zawierać:

1. podpis oraz pieczątkę osoby upoważnionej do wystawiania faktury. Osoby upoważnione do wystawiania faktur VAT winny być wskazane przez kierownika jednostki organizacyjnej.

2. podpis odbiorcy faktury w przypadku, gdy termin płatności jest odroczony. W innych przypadkach potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę na fakturze nie jest obligatoryjne, nie ma jednak przeszkód do uzyskania go, o ile nabywca wyrazi na to zgodę.

8. Kwota podatku VAT wykazuje się na fakturze zawsze w PLN bez względu na to, w jakiej walucie jest określona kwota należności.

9. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się stosownie do obowiązujących przepisów.

10. W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych, zarejestrowanej jako wpłata gotówkowa w kasie, do kopii faktury jednostka obowiązana jest dołączyć dowód (KP) dokumentujące tę wpłatę.

11. Jednostka po wystawieniu faktury powinna zarejestrować dokument w rejestrze sprzedaży niezwłocznie po wystawieniu, a najpóźniej w dniu następnym przed wystawieniem kolejnej faktury. Rejestr sprzedaży winien być podpisany przez osobę sporządzającą oraz przez kierownika jednostki organizacyjnej.

12. Faktura powinna zawierać dane wymagane przepisami.

 

II. Faktury VAT korygujące

 

1. Wystawienie faktury VAT korygującej jest obowiązkiem sprzedawcy towarów lub usług w przypadku, gdy po wystawieniu faktury VAT pierwotnej:

1. udzielono rabatu (bonifikaty, upustu z konta, uznano reklamację);

2. zwrócono towar;

3. nabywca otrzymał zwrot kwoty nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach;

4. zwrócono nabywcy zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę podlegające opodatkowaniu;

5. podwyższono cenę;

6. stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku.

2. Faktury korygujące winny być oznaczone obowiązkowo wyrazami „FAKTURA VAT KOREKTA” lub „FAKTURA VAT KORYGUJĄCA”. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury powinna zawierać wyraz „KOPIA”.

3. Jednostki wystawiają faktury VAT korygujące w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:

1. oryginał dla nabywcy;

2. jedna kopia dla księgowości;

3. druga kopia przechowywana jest w jednostce organizacyjnej wystawiającej dokument.

4. Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

1. numer kolejny (FK/2023/001) oraz datę jej wystawienia (05.12.2023);

2. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca tj.:

1. Jan Kowalski lub "Kowalski Sp. z o.o." bądź nazwa sprzedawcy i nabywcy oraz ich adres (ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa),

2. NIP sprzedawcy i nabywcy (123-45-67-89, 987-65-43-21),

3. 01, listopad i 2023 lub listopad i 2023 dokonania sprzedaży oraz data wystawienia (01.11.2023) i numer faktury pierwotnej (FV/2023/001),

4. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi podlegających korekcie lub objętych rabatem ("Okna PCV").

5. W przypadku pomyłek w cenie, stawce bądź kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury korekta powinna zawierać również:

1. kwotę w wysokości omyłkowej z faktury pierwotnej (6000 zł) i kwotę w wysokości prawidłowej (6150 zł),

2. kwotę zmniejszenia lub zwiększenia ceny bez podatku (wartość netto) (100 zł),

3. kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podatku należnego VAT (23 zł),

4. kwotę zmniejszenia lub zwiększenia ceny faktury z podatkiem (wartość brutto) (123 zł),

5. kwotę i rodzaj udzielonego rabatu (5%, rabat za ilość),

6. kwotę do zapłaty bądź zwrotu (123 zł).

6. Ponadto faktura VAT korygująca powinna zawierać:

1. podpis wystawcy faktury,

2. informację o przyczynie dokonania korekty (pomyłka w cenie),

3. potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę (data 06.12.2023 i podpis).

7. Jednostka organizacyjna wystawiająca fakturę VAT korygującą jest obowiązana uzyskać potwierdzenie odbioru faktury VAT korygującej przez nabywcę na pierwszej kopii faktury (podpis czytelny, ewentualnie pieczątka imienna). Potwierdzenie odbioru może mieć m.in. formę:

1. własnoręcznego podpisu odbiorcy faktury korygującej dokonanego na kopii faktury korygującej w momencie jej przekazania,

2. wysyłki pocztą oryginału faktury korygującej wraz z kopią oraz z dołączoną informacją, iż po podpisaniu na kopii należy ją zwrócić wystawcy noty.

8. Jeżeli faktura VAT pierwotna korygowana jest kilkakrotnie, należy w kolejnej fakturze korygującej powołać się nie tylko na dane z faktury pierwotnej, ale również na podstawowe dane, takie jak numer faktury i data wystawienia wcześniejszej (czy wcześniejszych) faktur korygujących.

 

III. Duplikaty faktur VAT

 

1. W przypadku kiedy nabywca nie posiada oryginału faktury VAT lub faktury VAT korygującej, np. faktura zaginęła w trakcie wysyłki, uległa uszkodzeniu itp., może zwrócić się (najlepiej w formie pisemnej) do "Słoneczne Okna", o wystawienie jej duplikatu. Wystawienie duplikatu faktury jest ponownym wystawieniem faktury VAT, zgodnie z danymi zawartymi na kopii tej faktury lub faktury korygującej.

2. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać oznaczenie „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia (10.12.2023). Oznacza to, iż duplikat faktury winien wskazywać dwie daty wystawienia: datę wystawienia oryginału faktury (01.11.2023) oraz datę wystawienia duplikatu.

3. Duplikat faktury wystawia się w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem jak faktury pierwotne.

4. Duplikaty faktur nie są uwzględniane w rejestrze Sprzedaży VAT, dołączane są jedynie do kopii faktur, których dotyczą.

 

IV. Anulowanie faktur VAT

 

1. W przypadku, gdy sporządzona przez jednostkę faktura dokumentuje czynności niezrealizowane, np. usługa nie została wykonana lub też faktura została wystawiona na podmiot, który nie był nabywcą towaru lub usługi i nie odebrał faktury, dopuszcza się możliwość anulowania faktury VAT.

2. Jednostka organizacyjna może anulować fakturę VAT tylko, gdy:

1. nie została ona przyjęta przez nabywcę;

2. pod warunkiem posiadania przez jednostkę oryginału i dwóch kopii faktury.

3. Anulowanie faktury winno być dokonane poprzez przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacją "anulowano", datą anulowania (12.12.2023) i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur, co uniemożliwi jej powtórne wydanie i wykorzystanie.

4. Anulowane faktury wraz z wyjaśnieniem przyczyny ich anulowania (usługa nie została wykonana) należy dołączyć do rejestru Sprzedaży VAT. W rejestrze należy nanieść informację o anulowaniu faktury.

5. Anulowanie faktur VAT powinno być traktowane przez jednostkę wystawiającą faktury wyjątkowo, tylko w razie konieczności.

 

V. Faktury wewnętrzne VAT

 

1. Jednostki organizacyjne zobowiązane są do wystawiania faktur wewnętrznych dokumentujących:

1. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i usług;

2. dostawę towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca;

3. import usług.

2. Zasady wystawiania faktur wewnętrznych:

1. Faktury wewnętrzne jednostki wystawiają na formularzach faktur VAT z zachowaniem wyróżniającego oznaczenia „Faktura wewnętrzna VAT”;

2. Faktury wewnętrzne wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy z odpowiednimi załącznikami przekazywany jest do działu księgowości, a drugi zostaje w jednostce wystawiającej;

3. Faktury wewnętrzne wystawia się za dany okres rozliczeniowy (miesiąc kalendarzowy - grudzień) dokumentując dokonane w tym czasie czynności (do ostatniego dnia miesiąca);

4. Faktury wewnętrzne rejestrowane są w rejestrze Sprzedaży VAT sporządzanych przez jednostki "Słoneczne Okna".

3. Faktury wewnętrzne mogą być korygowane w przypadku stwierdzenia przez jednostkę pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Faktury korygujące wewnętrzne wystawia się na takich samych zasadach jak faktury korygujące VAT.

4. Termin wystawienia faktury wewnętrznej korygującej: wskazane jest, aby faktury korygujące wewnętrzne były wystawione przed końcem miesiąca, w którym nastąpiły zdarzenia powodujące obowiązek korekty.

5. Faktura wewnętrzna korygująca powinna zawierać następujące elementy:

1. oznaczenie „Faktura wewnętrzna korygująca”,

2. podstawowe informacje dotyczące wystawcy, dostawcy towaru i usługi lub odbiorcy (w przypadku przekazania towarów lub usług),

3. pozycję korygowaną przed jej dokonaniem i w brzmieniu po korekcie oraz kwotę podane omyłkowej i prawidłowej wartości,

4. kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po korekcie,

5. ilość zwróconych towarów – jeżeli korekta spowodowana jest zwrotem towaru.