Regulamin monitoringu

Regulamin monitoringu w Komendzie Miejskiej Policji w Warszawie

(zapisy przykładowe)

 

§ 1 Podstawa prawna

    1. Na podstawie art. 15 ustawy z dnia 24 maja 2018 r. o Policji, oraz na podstawie art. 22² oraz art. 22³ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy wprowadza się w Komendzie Miejskiej Policji w Warszawie ul. Żeromskiego 7: • techniczne środki bezpieczeństwa umożliwiające rejestrację obrazu na terenie zakładu pracy i terenie wokół zakładu pracy (monitoring wizyjny); • monitoring poczty elektronicznej; • monitoring GPS w samochodach służbowych; • monitoring GPS w służbowych urządzeniach przenośnych.

    2. Regulamin monitoringu wprowadzony jest Regulaminem pracy.

    3. Przez pracodawcę rozumie się w niniejszym Regulaminie Komendanta Miejskiej Policji w Warszawie ul. Żeromskiego 7.

 

§ 2 Cel zastosowania monitoringu

   Zastosowane formy monitoringu są niezbędne:

1. do zapewnienia bezpieczeństwa osób oraz ochrony obiektów i mienia Komendy Policji;

2. do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę;

3. do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy;

4. obserwowania i rejestrowania przy użyciu środków technicznych obrazu z pomieszczeń przeznaczonych dla osób zatrzymanych lub doprowadzonych w celu wytrzeźwienia, policyjnych izb dziecka, pokoi przejściowych oraz tymczasowych pomieszczeń przejściowych.

 

§ 3 Zakres monitoringu

1. Monitoring wizyjny. Obserwowanie osób i obiektów wraz z rejestrowaniem obrazu z wykorzystaniem kamery i innych podobnych urządzeń obejmuje pomieszczenia holu głównego, wejścia do budynku, parkingu, korytarzy, pomieszczeń biurowych (z wyłączeniem pomieszczeń socjalnych), pomieszczeń dla osób zatrzymanych, izby dziecka, pokoi przejściowych oraz tymczasowych pomieszczeń przejściowych, pomieszczeń magazynowych. Kamery na zewnątrz budynku obejmują częściowo chodnik i ulicę Żeromskiego oraz plac przed budynkiem. Monitoring pomieszczeń jest prowadzony całodobowo.

2. Monitoring GPS pojazdów służbowych. W samochodach służbowych oddanych do używania pracownikom i funkcjonariuszom wprowadzony został monitoring GPS, umożliwiający dokonywanie kontroli w zakresie prawidłowości wykorzystywania samochodów służbowych. Monitoring obejmuje położenie pojazdu, jego prędkość i fakt włączenia lub wyłączenia silnika. Informacje zgromadzone w wyniku działania monitoringu mają na celu wyłącznie zwiększenie bezpieczeństwa pracy i nie zostaną wykorzystane w żadnym innym celu.

3. Monitoring GPS służbowych urządzeń przenośnych. Na służbowych urządzeniach przenośnych, jak telefony, laptopy, tablety została zainstalowana aplikacja służąca do zdalnego zarządzania bezpieczeństwem urządzenia na wypadek jego zagubienia lub kradzieży. Aplikacja umożliwia zdalne zablokowanie urządzenia, wykasowanie przechowywanych na nim danych, a także ustalenie jego lokalizacji na podstawie sygnału GPS.

 

§ 4 Zakazy związane z monitoringiem

1. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni.

2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

3. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych osoby monitorowanej.

 

§ 5 Czas przechowywania informacji z monitoringu

1. Dane z monitoringu są przechowywane zgodnie z poniższymi zasadami: • nagrania z monitoringu wizyjnego przechowuje się przez okres nieprzekraczający 30 dni od dnia nagrania; • dane z monitoringu poczty elektronicznej przechowuje się przez okres nieprzekraczający 6 miesięcy od dnia zebrania; • dane z monitoringu GPS służbowych samochodów przechowuje się przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia zebrania; • dane z monitoringu GPS służbowych urządzeń przenośnych przechowuje się przez okres nieprzekraczający 1 rok od dnia zebrania.

2. W przypadku, w którym dane z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub powzięto wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

3. Po upływie okresu przechowywania, uzyskane w wyniku monitoringu dane podlegają usunięciu/zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

4. Dopuszcza się zachowanie danych statystycznych uzyskanych z monitoringu, o ile nie będą umożliwiały w sposób bezpośredni lub pośredni identyfikacji osób, których dotyczą.

 

§ 6 Dostęp do danych z monitoringu

1. Do udostępniania danych z monitoringu jest uprawniony jedynie Komendant oraz formalnie upoważnione przez niego do tych czynności osoby.

2. Urządzenia rejestrujące obraz znajdują się w wyłącznej dyspozycji pracodawcy.

3. Dostęp do danych zgromadzonych z wykorzystaniem monitoringu mogą mieć wyłącznie osoby działające na podstawie imiennego upoważnienia do czynności związanych ze wskazaną w upoważnieniu formą monitoringu, w szczególności w celu nadzoru nad prawidłowym działaniem urządzeń i systemów służących do gromadzenia danych.

4. Każdy nowy pracownik przed dopuszczeniem do pracy otrzymuje pisemną informację o monitoringu wykorzystywanym u pracodawcy ze wskazaniem, które pomieszczenia, urządzenia i systemy są objęte monitoringiem i w jakim czasie.

5. Wejścia do budynków oraz pomieszczenia objęte monitoringiem są oznakowane tablicami z rysunkiem kamery i napisem "Teren monitorowany" lub "Pomieszczenie monitorowane". Tablica może znajdować się nad drzwiami wejściowymi do określonych pomieszczeń. Wzór tablicy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

 

§ 7 Prawa osób objętych monitoringiem

1. Dane zarejestrowane przez monitoring mogą być udostępniane wyłącznie upoważnionym instytucjom w zakresie prowadzonych przez nie spraw czy postępowań (np. Sądom, Prokuraturom oraz innym podmiotom prowadzącym czynności dochodzeniowo-śledcze) na podstawie pisemnego wniosku skierowanego do Komendanta.

2. Osoby biorące udział w zdarzeniach zarejestrowanych w systemie monitoringu wizyjnego mogą wnioskować o zabezpieczenie nagrania w celu przekazania uprawnionym organom na ich wniosek. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Załącznik nr 1 do Regulaminu funkcjonowania monitoringu

Warszawa, dnia 2023-10-27

Jan Kowalski

Jan Kowalski wnioskodawcy

ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa

123456789

555-123-456

Do: Komendanta Miejskiej Policji w Warszawie ul. Żeromskiego 7

    Wniosek o zabezpieczenie danych z monitoringu wizyjnego obiekt "Parking" w Warszawie przy ul. Żeromskiego 7

   Zwracam się z prośbą o zabezpieczenie nagrania z monitoringu wizyjnego obejmującego parking przed budynkiem, z dnia 2023-10-26 w godzinach 12:00-13:00 opis zdarzenia objętego nagraniem kolizja parkingowa cel zabezpieczenia nagrania dochodzenie roszczeń.

   Ja, niżej podpisana/y oświadczam, że celem niniejszego wniosku jest dochodzenie przysługujących mi praw w związku z zaistnieniem wskazanych wyżej zdarzeń.

2023-10-27

podpis

Klauzula informacyjna z art. 13 ust. 1 i 2 RODO: Administratorem Pani/a danych jest Miejska Policja w Warszawie z siedzibą w Warszawie ul. Żeromskiego 7 adres e-mail: [email protected], tel. 22 123 45 67 W sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych, e-mail: [email protected] Pani/a dane przetwarzane będą w celu zrealizowania niniejszego wniosku na podstawie Pani/a zgody, jaką jest przekazanie tego wniosku (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Podanie danych jest dobrowolne, jednakże w przypadku ich nie podania nie będzie możliwa realizacja wniosku. Dane w zakresie nr telefonu nie są niezbędne, ale ich niepodanie uniemożliwi poinformowanie o rozpatrzeniu wniosku tą drogą. Odbiorcami Pani/a danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Ponadto Pani/a dane mogą być udostępnione kurierom i operatorom pocztowym. Pani/a dane osobowe przechowywane będą przez okres realizacji wniosku, w przypadku udostępnienia nagrania do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Posiada Pan/i prawo żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania. Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. Wyrażoną zgodę może Pan/i wycofać w dowolnym momencie, przy czym nie będzie to miało wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce przed wycofaniem zgody. Posiada Pan/i także prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie Pani/a danych do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

Wzór tabliczki informującej o monitoringu:

OBSZAR MONITOROWANY

 

Administratorem danych przetwarzanych w systemie monitoringu jest Komendant Miejskiej Policji w Warszawie ul. Żeromskiego 7 Dane są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji, osób oraz mienia administratora zgodnie z przepisami kodeksu pracy i ustawy o policji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane będą przechowywane przez okres 30 dni. Więcej informacji na stronie internetowej komendy.